Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trước khi hạch toán
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhiều loại hóa đơn điện tử liên quan đến việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Việc kiểm tra hóa đơn trước khi hạch toán là bước quan trọng giúp kế toán hạn chế sai sót về thông tin, thuế và chứng từ, đồng thời đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác. Vậy làm thế nào để kiểm tra một hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không? Kế toán cần lưu ý những thông tin nào và thực hiện tra cứu hóa đơn như thế nào? Cùng AGS tìm hiểu cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ và những nội dung cần lưu ý trong quá trình xử lý hóa đơn qua bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Hóa đơn điện tử được sử dụng trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và cần được lập, quản lý, sử dụng theo đúng quy định. Để có thể sử dụng hóa đơn làm căn cứ cho việc ghi nhận nghiệp vụ kế toán và thực hiện các nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Theo hướng dẫn được cập nhật trong năm 2026, hóa đơn cần đáp ứng các yêu cầu liên quan đến nguyên tắc lập hóa đơn, thời điểm lập, nội dung bắt buộc, định dạng dữ liệu và việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn phải được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết như tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán, thông tin người mua trong trường hợp thuộc diện phải thể hiện, hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT nếu có.
Ngoài ra, hóa đơn cần thể hiện thời điểm lập và đáp ứng các yêu cầu về chữ ký điện tử theo từng trường hợp. Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, thông tin về mã của cơ quan thuế cũng là một nội dung cần được kiểm tra.
Do đó, khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán không nên chỉ kiểm tra tổng tiền mà cần xem xét toàn bộ thông tin trên hóa đơn và đối chiếu với chứng từ liên quan.
2. Vì sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử trước khi hạch toán?
Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nếu thông tin trên hóa đơn bị sai hoặc hóa đơn có vấn đề về tình trạng sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình hạch toán, kê khai và giải trình khi cần thiết.
Việc kiểm tra hóa đơn trước khi hạch toán giúp kế toán phát hiện sớm các sai sót như sai tên doanh nghiệp, sai mã số thuế, sai địa chỉ, sai số tiền, sai thuế suất hoặc thông tin hàng hóa, dịch vụ không phù hợp với giao dịch thực tế.
Bên cạnh đó, kế toán cũng cần xác định hóa đơn có tồn tại trên hệ thống của cơ quan thuế hay không và kiểm tra trạng thái của hóa đơn. Đây là bước quan trọng để hạn chế trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc hóa đơn có thông tin không phù hợp.
Đặc biệt đối với hóa đơn đầu vào, việc kiểm tra càng cần được thực hiện cẩn thận. Đây là cơ sở để doanh nghiệp ghi nhận chi phí, hàng hóa, dịch vụ và kê khai thuế GTGT đầu vào theo quy định.
Vì vậy, thay vì nhập hóa đơn ngay khi nhận được chứng từ, kế toán nên hình thành quy trình kiểm tra trước, sau đó mới thực hiện hạch toán và lưu trữ chứng từ.
3. Các bước kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Bước 1: Kiểm tra thông tin người bán
Trước tiên, kế toán cần kiểm tra thông tin của đơn vị phát hành hóa đơn.
Một số thông tin cần đối chiếu gồm:
- Tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
- Địa chỉ.
- Mã số thuế.
- Thông tin đăng ký của người bán.
Thông tin trên hóa đơn nên được đối chiếu với dữ liệu đăng ký của doanh nghiệp và thông tin được cung cấp trên hệ thống tra cứu của cơ quan thuế.
Đối với hóa đơn mua vào, bước này giúp kế toán xác định đúng nhà cung cấp và hạn chế tình trạng nhập sai thông tin đơn vị bán hàng vào phần mềm kế toán.
Bước 2: Kiểm tra các nội dung trên hóa đơn
Sau khi xác nhận thông tin người bán, kế toán cần kiểm tra các nội dung được thể hiện trên hóa đơn.
Các thông tin quan trọng cần kiểm tra gồm tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người mua, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.
Đối với doanh nghiệp, thông tin người mua như tên công ty và mã số thuế cần đặc biệt chú ý. Chỉ một sai sót nhỏ trong mã số thuế hoặc tên doanh nghiệp cũng có thể khiến kế toán phải liên hệ với nhà cung cấp để xử lý.
Bên cạnh đó, kế toán nên đối chiếu số tiền trên hóa đơn với hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho hoặc các chứng từ liên quan nếu có.
Việc đối chiếu này giúp xác định hóa đơn có phản ánh đúng giao dịch thực tế hay không.
Bước 3: Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là một nội dung quan trọng khi kiểm tra hóa đơn điện tử.
Kế toán cần đối chiếu ngày lập hóa đơn với thời điểm phát sinh giao dịch và quy định áp dụng cho từng loại hoạt động. Tùy vào giao dịch cụ thể như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, lắp đặt, xuất khẩu hoặc các hoạt động đặc thù, thời điểm lập hóa đơn có thể được quy định khác nhau.
Do đó, không nên mặc định rằng ngày trên hóa đơn luôn trùng với ngày thanh toán hoặc ngày ký hợp đồng.
Đối với các hóa đơn có thời điểm lập bất thường, kế toán nên kiểm tra thêm chứng từ liên quan và trao đổi với bộ phận phụ trách hoặc nhà cung cấp nếu cần thiết.
Bước 4: Kiểm tra chữ ký điện tử và mã của cơ quan thuế
Đối với hóa đơn điện tử, chữ ký điện tử là một trong những nội dung kế toán cần quan tâm.
Kế toán cần kiểm tra tình trạng chữ ký điện tử của người bán theo quy định áp dụng đối với loại hóa đơn đó. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cần kiểm tra thông tin mã của cơ quan thuế trên hóa đơn.
Việc kiểm tra này giúp xác định hóa đơn có đáp ứng các yêu cầu về mặt điện tử hay không, thay vì chỉ dựa vào nội dung hiển thị trên file PDF.
Bước 5: Tra cứu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế
Sau khi kiểm tra các thông tin cơ bản, kế toán có thể thực hiện tra cứu hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Khi tra cứu, kế toán có thể kiểm tra các thông tin như hóa đơn có tồn tại trên hệ thống hay không, mã số thuế của người bán, thông tin người bán và trạng thái của hóa đơn.
Đây là một bước quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp mới hoặc đối với những hóa đơn có giá trị lớn.
Nếu thông tin trên hóa đơn không trùng khớp với kết quả tra cứu, kế toán nên tạm thời chưa sử dụng hóa đơn để hạch toán và liên hệ với nhà cung cấp để xác minh nguyên nhân.
4. Cách kiểm tra hóa đơn mua vào và bán ra
Doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử mua vào và bán ra trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Đối với hóa đơn mua vào, kế toán có thể sử dụng thông tin trên hóa đơn như mã số thuế người bán, số hóa đơn, ký hiệu và các thông tin liên quan để kiểm tra dữ liệu.
Sau khi đăng nhập hệ thống, kế toán thực hiện tìm kiếm hóa đơn theo các tiêu chí phù hợp và đối chiếu kết quả với hóa đơn mà doanh nghiệp đang lưu trữ.
Đối với hóa đơn bán ra, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên kiểm tra dữ liệu để bảo đảm các hóa đơn đã phát hành được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống.
Việc đối chiếu định kỳ giữa dữ liệu hóa đơn và dữ liệu trên phần mềm kế toán còn giúp doanh nghiệp phát hiện trường hợp bỏ sót hóa đơn, nhập trùng hóa đơn hoặc nhập sai thông tin.
Theo hướng dẫn được MISA cập nhật, hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế có thể được sử dụng để kiểm tra sự tồn tại và trạng thái của hóa đơn điện tử.
5. Những lỗi kế toán thường gặp khi kiểm tra hóa đơn
Trong thực tế, việc kiểm tra hóa đơn có thể phát sinh nhiều sai sót nếu kế toán chỉ tập trung vào số tiền và thuế GTGT.
Một lỗi thường gặp là nhập sai thông tin nhà cung cấp. Tên doanh nghiệp, mã số thuế hoặc địa chỉ có thể bị nhập sai so với thông tin trên hóa đơn.
Một trường hợp khác là không đối chiếu nội dung hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn có thể ghi đúng thông tin doanh nghiệp nhưng nội dung hàng hóa, dịch vụ lại không phù hợp với hợp đồng hoặc giao dịch thực tế.
Kế toán cũng có thể bỏ qua việc kiểm tra ngày lập hóa đơn. Điều này đặc biệt cần lưu ý khi hóa đơn được lập vào thời điểm khác với thời điểm giao hàng, nghiệm thu hoặc hoàn thành dịch vụ.
Ngoài ra, việc chỉ lưu file PDF mà không kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử cũng là một điểm cần lưu ý. File thể hiện hóa đơn giúp người sử dụng dễ đọc và lưu trữ, nhưng kế toán vẫn cần kiểm tra thông tin hóa đơn trên hệ thống phù hợp.
Một lỗi khác là hạch toán ngay khi nhận hóa đơn mà chưa kiểm tra tình trạng hóa đơn. Quy trình này có thể khiến kế toán mất thêm thời gian điều chỉnh nếu sau đó phát hiện hóa đơn có sai sót.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình kiểm tra thống nhất trước khi đưa hóa đơn vào phần mềm kế toán.
6. Kế toán cần làm gì khi phát hiện hóa đơn có sai sót?
Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện thông tin trên hóa đơn không phù hợp, kế toán không nên tự ý chỉnh sửa nội dung trên file hóa đơn.
Trước tiên, cần xác định chính xác nội dung sai sót và mức độ ảnh hưởng. Sau đó, kế toán nên trao đổi với nhà cung cấp để xác nhận nguyên nhân và thực hiện xử lý hóa đơn theo quy định hiện hành.
Một số thông tin cần kiểm tra kỹ gồm tên và mã số thuế người mua, thông tin hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế.
Đối với hóa đơn có dấu hiệu bất thường về tình trạng hoặc không tìm thấy dữ liệu tương ứng khi tra cứu, doanh nghiệp nên tạm thời chưa sử dụng hóa đơn cho việc hạch toán hoặc kê khai cho đến khi xác minh được nguyên nhân.
Bên cạnh đó, kế toán nên lưu lại các chứng từ liên quan đến quá trình xử lý như hóa đơn điện tử, thông báo hoặc văn bản điều chỉnh, thay thế nếu có, cùng các tài liệu trao đổi với nhà cung cấp.
Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp có cơ sở giải trình khi cần và hỗ trợ quá trình kiểm tra chứng từ sau này.
Kết luận
Kiểm tra hóa đơn điện tử là một bước quan trọng trong quy trình xử lý chứng từ kế toán. Một hóa đơn hợp lệ không chỉ cần có đầy đủ thông tin hiển thị mà còn phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung, thời điểm lập, chữ ký điện tử, mã của cơ quan thuế và tình trạng trên hệ thống theo quy định.
Đối với kế toán, việc hình thành thói quen kiểm tra hóa đơn trước khi hạch toán sẽ giúp hạn chế sai sót ngay từ khâu nhập liệu, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hồ sơ kế toán và thuế. Đặc biệt, khi số lượng hóa đơn phát sinh ngày càng lớn, doanh nghiệp nên kết hợp giữa kiểm tra thủ công và các phần mềm quản lý hóa đơn, kế toán để giảm thời gian xử lý và hạn chế nguy cơ bỏ sót chứng từ.
Có thể thấy, kiểm tra hóa đơn trước khi hạch toán không chỉ là một bước kiểm soát chứng từ mà còn là một phần quan trọng trong quy trình quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Khi thực hiện kiểm tra một cách có hệ thống, kế toán sẽ chủ động hơn trong việc phát hiện sai sót, xử lý kịp thời và bảo đảm dữ liệu kế toán được ghi nhận chính xác.
Công ty AGS Accounting cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé!
Nguồn: https://amis.misa.vn/52370/cach-kiem-tra-hoa-don-dien-tu-hop-le/
