Kế toán doanh nghiệp: Tiền trong công ty đang đi đâu ?

Chẳng hạn, thông qua số liệu kế toán, chủ doanh nghiệp có thể biết: 

• Doanh thu trong tháng tăng hay giảm?
• Chi phí nào đang chiếm tỷ trọng lớn?
• Khách hàng đang nợ bao nhiêu tiền?
• Doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp bao nhiêu?
• Hàng tồn kho có đang tăng quá mức không?
• Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng còn bao nhiêu?
• Doanh nghiệp có đủ tiền để thanh toán các khoản sắp đến hạn?

Đặc biệt, cần phân biệt rõ doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền. Đây là ba khái niệm có liên quan nhưng không đồng nghĩa với nhau.
Doanh thu phản ánh giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ được ghi nhận. Lợi nhuận được xác định sau khi lấy doanh thu trừ các khoản chi phí liên quan.

Trong khi đó, dòng tiền phản ánh sự vận động thực tế của tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể có doanh thu cao, thậm chí có lợi nhuận nhưng vẫn gặp khó khăn về tiền mặt.

2. Vì sao doanh thu cao nhưng doanh nghiệp vẫn thiếu tiền?

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là doanh nghiệp bán được hàng nhưng chưa thu được tiền.

Ví dụ: Một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ký hợp đồng trị giá 500 triệu đồng. Khách hàng thanh toán 30% khi ký hợp đồng và phần còn lại thanh toán sau 60 hoặc 90 ngày.

Doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu theo điều kiện áp dụng, nhưng tại thời điểm hiện tại chưa nhận đủ 500 triệu đồng tiền mặt. Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền lương, tiền thuê mặt bằng, chi phí vận hành, nhà cung cấp và các khoản nghĩa vụ tài chính khác.

2.1. Khách hàng thanh toán chậm

Công nợ phải thu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Nếu doanh nghiệp bán hàng theo hình thức trả chậm, số tiền chưa thu được sẽ trở thành khoản phải thu.

Khi khoản phải thu tăng nhanh hơn tốc độ thu tiền, doanh nghiệp có thể thiếu nguồn tiền để thanh toán các chi phí ngắn hạn.

Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi: 

• Tổng số tiền khách hàng đang nợ.
• Ngày phát sinh công nợ.
• Thời hạn thanh toán.
• Các khoản đã quá hạn.
• Khách hàng thường xuyên thanh toán chậm.

2.2. Hàng tồn kho quá lớn

Tiền của doanh nghiệp cũng có thể đang nằm trong hàng hóa và nguyên vật liệu. Nếu doanh nghiệp nhập hàng nhưng sản phẩm bán chậm, một lượng vốn lớn sẽ bị giữ lại trong kho.

Trong thời gian đó, doanh nghiệp vẫn cần tiền để trả lương, thanh toán nhà cung cấp và duy trì hoạt động. Hàng tồn kho quá lớn còn có thể phát sinh thêm chi phí lưu trữ, bảo quản và nguy cơ giảm giá trị hàng hóa.

2.3. Chi phí tăng nhanh

Khi doanh thu tăng, doanh nghiệp thường phải tăng thêm chi phí để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp có thể thuê thêm nhân viên, mở rộng văn phòng, tăng ngân sách marketing hoặc đầu tư thêm thiết bị.

Nếu chi phí tăng nhanh hơn doanh thu, dòng tiền sẽ chịu áp lực. Vì vậy, tăng trưởng doanh thu cần đi cùng với việc kiểm soát chi phí.

2.4. Đầu tư quá nhanh

Mở thêm chi nhánh, mua máy móc hoặc đầu tư công nghệ có thể tạo nền tảng cho tăng trưởng dài hạn. Tuy nhiên, những khoản đầu tư lớn cũng làm giảm lượng tiền doanh nghiệp có thể sử dụng trong ngắn hạn.

Nếu không dự báo dòng tiền trước khi đầu tư, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì vốn lưu động.

3. Tiền trong doanh nghiệp thường đi đâu?

Để kiểm soát dòng tiền, doanh nghiệp trước tiên cần xác định tiền đang được sử dụng cho những hoạt động nào.

3.1. Chi phí vận hành

Các khoản như tiền thuê văn phòng, điện nước, internet, phần mềm, vận chuyển, marketing và văn phòng phẩm đều làm giảm dòng tiền.

Từng khoản chi riêng lẻ có thể không quá lớn nhưng khi cộng dồn trong nhiều tháng, tổng chi phí có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách doanh nghiệp. Do đó, cần phân loại và rà soát chi phí định kỳ để xác định khoản nào thực sự cần thiết và khoản nào có thể tối ưu.

3.2. Chi phí nhân sự

Lương và các khoản liên quan đến nhân sự thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong chi phí hoạt động.
Ngoài tiền lương, doanh nghiệp còn có thể phát sinh chi phí tuyển dụng, đào tạo, thưởng và các khoản phúc lợi.

Kế toán có thể hỗ trợ theo dõi tổng chi phí nhân sự và mức biến động qua từng tháng, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng cân đối nguồn lực.

3.3. Công nợ phải thu

Tiền bán hàng chưa thu được từ khách hàng chính là một phần dòng tiền đang nằm ngoài doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên theo dõi công nợ riêng cho từng khách hàng, bao gồm số tiền phải thu, thời hạn thanh toán và số tiền đã quá hạn.

Việc này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thu hồi công nợ và hạn chế tình trạng vốn bị chiếm dụng quá lâu.

3.4. Hàng tồn kho

Hàng tồn kho là tài sản nhưng đồng thời cũng là nơi vốn của doanh nghiệp đang được sử dụng.
Nếu hàng quay vòng nhanh, tiền có thể trở lại doanh nghiệp thông qua hoạt động bán hàng.

Ngược lại, hàng tồn kho lâu ngày sẽ khiến vốn bị giữ lại. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi lượng nhập – xuất – tồn và tốc độ luân chuyển của từng nhóm hàng.

3.5. Tài sản và các khoản đầu tư

Máy móc, thiết bị, phương tiện, nội thất hoặc hệ thống công nghệ đều có thể sử dụng một lượng tiền đáng kể. Những khoản đầu tư này có thể phục vụ hoạt động lâu dài nhưng cần được cân đối với khả năng tài chính hiện tại.

Trước khi đầu tư, doanh nghiệp nên đánh giá số tiền cần sử dụng và ảnh hưởng của khoản chi đó đến dòng tiền trong những tháng tiếp theo.

4. Kế toán doanh nghiệp giúp kiểm soát dòng tiền như thế nào?

Một hệ thống kế toán doanh nghiệp hiệu quả giúp doanh nghiệp nhìn thấy tình hình tài chính thông qua dữ liệu thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.

4.1. Theo dõi doanh thu và chi phí

Kế toán tổng hợp doanh thu, chi phí theo từng kỳ và cung cấp số liệu để doanh nghiệp đánh giá kết quả kinh doanh.
Khi so sánh số liệu giữa các tháng, doanh nghiệp có thể nhận biết xu hướng tăng giảm và phát hiện những khoản chi phí bất thường.

4.2. Theo dõi công nợ

Kế toán giúp cập nhật số dư công nợ phải thu và phải trả.
Thông qua dữ liệu này, doanh nghiệp có thể biết số tiền dự kiến thu về và những khoản cần thanh toán trong thời gian tới.

Nếu số tiền phải trả lớn hơn đáng kể so với số tiền dự kiến thu, doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị phương án tài chính.

4.3. Đối chiếu tiền mặt và ngân hàng

Số liệu trên sổ sách cần được đối chiếu với thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ: 

• Số dư tiền mặt.
• Số dư tài khoản ngân hàng.
• Các khoản tiền đã thu nhưng chưa cập nhật.
• Các khoản chi chưa ghi nhận.
• Những giao dịch có chênh lệch.

Việc đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện sai lệch sớm và hạn chế ảnh hưởng đến báo cáo.

4.4. Phân tích dòng tiền

Dữ liệu kế toán không nên chỉ được sử dụng để lập báo cáo mà còn cần phục vụ quá trình ra quyết định.
Doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền theo tháng để nhận biết thời điểm thường phát sinh nhu cầu tiền lớn.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thường phải thanh toán nhà cung cấp vào đầu tháng nhưng khách hàng thường thanh toán vào cuối tháng, doanh nghiệp cần có kế hoạch cân đối nguồn tiền giữa hai thời điểm này.

4.5. Hỗ trợ dự báo tài chính

Dựa trên số liệu thực tế và kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp có thể lập bảng dự báo dòng tiền.
Bảng dự báo đơn giản nhưng giúp doanh nghiệp hình dung trước khả năng tài chính và chủ động hơn khi có khoản chi lớn.

5. Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang gặp vấn đề về dòng tiền

Doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến khi tài khoản gần hết tiền mới nhận ra vấn đề. Nếu theo dõi số liệu kế toán thường xuyên, nhiều dấu hiệu cảnh báo có thể được phát hiện sớm.

5.1. Doanh thu tăng nhưng tiền mặt giảm

Đây có thể là dấu hiệu doanh nghiệp bán hàng tốt nhưng thu tiền chậm.
Khi gặp tình trạng này, cần kiểm tra lại công nợ phải thu và thời hạn thanh toán của khách hàng.

5.2. Công nợ phải thu tăng nhanh

Công nợ tăng chưa chắc là vấn đề nếu khách hàng vẫn thanh toán đúng hạn. Tuy nhiên, nếu khoản phải thu tăng liên tục và thời gian thu tiền kéo dài, doanh nghiệp có thể gặp áp lực về dòng tiền.

5.3. Hàng tồn kho tăng trong thời gian dài

Nếu hàng tồn kho tăng nhưng doanh thu không tăng tương ứng, một lượng vốn lớn có thể đang bị giữ trong hàng hóa.
Doanh nghiệp nên phân tích tốc độ bán hàng và xác định những mặt hàng có nguy cơ tồn kho lâu.

5.4. Thường xuyên phải vay để duy trì hoạt động

Vay vốn có thể là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp phát triển. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thường xuyên phải vay để thanh toán các khoản chi phí vận hành cơ bản, đây có thể là dấu hiệu cần xem xét lại khả năng cân đối dòng tiền.

5.5. Không biết tháng tới cần bao nhiêu tiền

Nếu doanh nghiệp không thể xác định những khoản cần thanh toán trong thời gian tới, việc quản lý tài chính sẽ dễ rơi vào trạng thái bị động.
Một kế hoạch dòng tiền đơn giản có thể giúp doanh nghiệp dự kiến trước các khoản thu – chi và chuẩn bị nguồn tiền phù hợp.

6. Làm thế nào để quản lý dòng tiền hiệu quả?

Kiểm soát dòng tiền không có nghĩa là cắt giảm mọi khoản chi. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp sử dụng tiền đúng mục đích, đúng thời điểm và hạn chế vốn bị tồn đọng.

6.1. Lập kế hoạch dòng tiền

Doanh nghiệp nên lập kế hoạch dòng tiền theo tuần hoặc tháng tùy vào quy mô hoạt động.
Bảng kế hoạch có thể gồm số dư đầu kỳ, các khoản tiền dự kiến thu, các khoản tiền dự kiến chi và số dư cuối kỳ.

Khi biết trước thời điểm có khả năng thiếu tiền, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc điều chỉnh kế hoạch mua hàng, đầu tư hoặc thanh toán.

6.2. Quản lý công nợ chặt chẽ

Doanh nghiệp nên quy định rõ thời hạn thanh toán ngay từ khi ký hợp đồng.
Sau khi phát sinh công nợ, cần theo dõi thường xuyên và chủ động nhắc khách hàng trước ngày đến hạn.
Đối với những khoản đã quá hạn, cần có kế hoạch thu hồi cụ thể để hạn chế tình trạng vốn bị chiếm dụng.

6.3. Kiểm soát chi phí

Thay vì cắt giảm tất cả, doanh nghiệp nên phân loại chi phí thành các nhóm cần thiết, có thể tối ưu và chưa thực sự cần thiết.
Việc so sánh chi phí thực tế với ngân sách cũng giúp phát hiện những khoản tăng bất thường.

6.4. Tối ưu hàng tồn kho

Doanh nghiệp nên theo dõi tốc độ luân chuyển hàng hóa và hạn chế nhập quá nhiều những sản phẩm bán chậm.
Đối với hàng tồn lâu ngày, doanh nghiệp có thể xem xét các phương án xử lý phù hợp để thu hồi vốn.

6.5. Đối chiếu số liệu kế toán định kỳ

Doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu: 

• Tiền mặt với sổ quỹ.
• Tiền gửi với sao kê ngân hàng.
• Công nợ với dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp.
• Hàng tồn kho với số liệu thực tế.
• Doanh thu với hóa đơn và chứng từ.
• Chi phí với chứng từ liên quan.

Việc đối chiếu định kỳ giúp phát hiện sai lệch sớm và đảm bảo dữ liệu kế toán phản ánh sát tình hình thực tế.

6.6. Checklist kiểm soát dòng tiền hàng tháng

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist đơn giản sau: 

• Đối chiếu tiền mặt.
• Đối chiếu số dư ngân hàng.
• Kiểm tra doanh thu và chi phí.
• Kiểm tra công nợ phải thu.
• Kiểm tra công nợ phải trả.
• Rà soát hàng tồn kho.
• Kiểm tra các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính.
• Xác định các khoản thanh toán sắp đến hạn.
• Dự kiến các khoản tiền sẽ thu trong tháng tiếp theo.
• Lập kế hoạch dòng tiền cho kỳ tiếp theo.

Thực hiện checklist đều đặn giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản lý tài chính bị động sang chủ động.

Kết luận

Tiền trong doanh nghiệp có thể đang nằm ở nhiều nơi: công nợ khách hàng, hàng tồn kho, chi phí vận hành, tài sản hoặc các khoản đầu tư. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào doanh thu để đánh giá tình hình tài chính.

Điều quan trọng là phải biết tiền đang ở đâu, khi nào tiền quay trở lại và doanh nghiệp thực sự có thể sử dụng bao nhiêu. Một hệ thống kế toán doanh nghiệp được tổ chức tốt sẽ giúp chủ doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền dựa trên số liệu thực tế. Doanh nghiệp có doanh thu cao chưa chắc đã có tài chính khỏe mạnh.

Ngược lại, doanh nghiệp biết kiểm soát công nợ, chi phí, hàng tồn kho và lập kế hoạch dòng tiền sẽ chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.
Bởi vậy, thay vì chỉ hỏi “Tháng này doanh nghiệp kiếm được bao nhiêu?”, hãy đặt thêm những câu hỏi quan trọng hơn: “Tiền đang ở đâu?”, “Khi nào tiền quay trở lại?” và “Doanh nghiệp còn bao nhiêu tiền có thể sử dụng?”

Khi trả lời được những câu hỏi này bằng dữ liệu kế toán chính xác, doanh nghiệp sẽ có nền tảng tốt hơn để kiểm soát tài chính, hạn chế rủi ro và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Nguồn: Tổng hợp

Thông tin khác