Kế toán cần làm gì khi công nợ phải thu tăng cao?

Công nợ phải thu tăng không đồng nghĩa doanh nghiệp đang gặp vấn đề, nhưng nếu khoản phải thu tăng nhanh hơn doanh thu hoặc kéo dài qua nhiều kỳ thì đây là dấu hiệu kế toán cần kiểm tra. Thay vì chỉ theo dõi số dư cuối kỳ, kế toán cần xác định nguyên nhân, phân loại tuổi nợ, đối chiếu từng khách hàng và đánh giá khả năng thu hồi để kịp thời cảnh báo rủi ro dòng tiền.

Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh công nợ phải thu là điều khá bình thường. Doanh nghiệp có thể bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trước, sau đó khách hàng mới thanh toán theo thời hạn đã thỏa thuận. Vì vậy, chỉ nhìn vào việc số dư công nợ phải thu tăng rồi kết luận doanh nghiệp đang gặp vấn đề là chưa đủ.

Điều quan trọng hơn là công nợ tăng vì lý do gì và doanh nghiệp có thu được tiền theo đúng kế hoạch hay không.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp có doanh thu tăng mạnh trong kỳ và chính sách bán hàng vẫn cho phép khách hàng thanh toán sau 30 hoặc 60 ngày. Khi đó, công nợ phải thu tăng theo doanh thu có thể là diễn biến bình thường. Ngược lại, nếu doanh thu chỉ tăng nhẹ nhưng khoản phải thu tăng rất nhanh, nhiều khách hàng liên tục chậm thanh toán thì tình hình lại đáng chú ý hơn.

Công nợ phải thu về bản chất là khoản tiền doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng hoặc các đối tượng khác trong tương lai. Khoản tiền này chưa thực sự nằm trong tài khoản ngân hàng hay quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Vì vậy, số dư phải thu càng lớn thì một phần vốn của doanh nghiệp càng đang nằm ở bên ngoài và chưa được chuyển thành tiền. MISA AMIS cũng lưu ý rằng quản lý tốt khoản phải thu giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng bị chiếm dụng vốn, cải thiện khả năng thanh khoản và chủ động hơn trong việc thu hồi nợ.

Với kế toán, vì thế không nên chỉ đặt câu hỏi “Công nợ đang là bao nhiêu?”, mà cần đặt thêm những câu hỏi như: khoản nào chưa đến hạn, khoản nào đã đến hạn, khoản nào quá hạn, khách hàng nào đang nợ nhiều nhất và thời gian thu tiền thực tế có thay đổi so với thỏa thuận ban đầu hay không.

Đây mới là cơ sở để xác định công nợ tăng là một diễn biến bình thường hay đang trở thành rủi ro.

Khi phát hiện số dư phải thu tăng đáng kể, việc đầu tiên kế toán nên làm không phải là lập ngay danh sách khách hàng để nhắc nợ. Trước đó, cần tìm hiểu vì sao số dư lại tăng.

Một trong những nguyên nhân phổ biến là doanh nghiệp đang tăng doanh số. Nếu doanh thu tăng và phần lớn doanh thu được bán chịu, khoản phải thu tăng theo là điều dễ hiểu. Trong trường hợp này, kế toán cần xem tốc độ tăng của hai khoản có tương đối phù hợp hay không, đồng thời kiểm tra thời hạn thanh toán của khách hàng.

Ví dụ, doanh thu tháng này tăng 20% trong khi công nợ phải thu tăng khoảng 18% thì chưa chắc đã có vấn đề. Nhưng nếu doanh thu tăng 20% mà công nợ tăng 60%, kế toán nên kiểm tra sâu hơn. Có thể doanh nghiệp đang kéo dài thời gian cho khách hàng thanh toán, một số khoản đến hạn chưa thu được hoặc chính sách bán chịu đã được nới lỏng.

Một nguyên nhân khác là khách hàng thực tế thanh toán chậm hơn so với thỏa thuận. Trên hợp đồng, khách hàng có thể được thanh toán trong 30 ngày nhưng thực tế thường mất 60–90 ngày mới chuyển tiền. Khi tình trạng này lặp lại ở nhiều khách hàng, số dư phải thu sẽ ngày càng lớn dù doanh thu vẫn duy trì.

Ngoài ra, công nợ tăng còn có thể xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa kiểm soát tốt các khoản phải thu phát sinh. Có những khoản đã thanh toán nhưng chưa được đối chiếu hoặc cập nhật kịp thời, khoản giảm trừ chưa được xử lý, chứng từ thanh toán chưa đầy đủ hoặc công nợ giữa hai bên chưa được xác nhận chính xác.

Vì vậy, trước khi đánh giá chất lượng công nợ, kế toán cần phân biệt rõ công nợ thực tế chưa thu được với công nợ đang chờ xử lý hoặc chưa được đối chiếu.

Một cách đơn giản là so sánh công nợ qua nhiều kỳ, đồng thời đặt cạnh doanh thu và số tiền thực tế thu được từ khách hàng. Khi nhìn ba nhóm số liệu này cùng lúc, kế toán sẽ dễ nhận ra sự thay đổi bất thường hơn.

Sau khi xác định nguyên nhân tổng quát, bước tiếp theo là đi từ số liệu tổng hợp xuống từng khoản nợ cụ thể. Đây là phần công việc rất quan trọng vì một con số tổng công nợ lớn chưa cho biết doanh nghiệp đang gặp rủi ro ở đâu.

Kế toán nên bắt đầu bằng việc đối chiếu số dư công nợ theo từng khách hàng. Số liệu trên sổ kế toán cần được kiểm tra với hóa đơn, hợp đồng, biên bản đối chiếu, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan. Mục tiêu không chỉ là xác nhận số tiền khách hàng còn nợ mà còn phải xác định khoản nợ đó phát sinh từ giao dịch nào và thời hạn thanh toán đã đến hay chưa.

Kiểm tra hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán, đối chiếu với hợp đồng và quy định của doanh nghiệp, đồng thời chủ động thực hiện các biện pháp nhắc nợ, thu nợ.

Sau đó, công nợ nên được chia thành các nhóm để dễ theo dõi. Chẳng hạn, nhóm chưa đến hạn có thể tiếp tục theo dõi theo lịch thanh toán; nhóm sắp đến hạn cần chủ động nhắc khách hàng; nhóm đã quá hạn cần xác định nguyên nhân và kế hoạch thu hồi; còn những khoản có dấu hiệu khó thu hồi cần được đưa vào diện theo dõi riêng.

Cách phân loại này có ý nghĩa hơn việc chỉ nhìn một bảng danh sách khách hàng với số tiền nợ.

Ví dụ, hai khách hàng cùng đang nợ 500 triệu đồng nhưng tình trạng hoàn toàn khác nhau. Khách hàng A vừa phát sinh khoản nợ và thời hạn thanh toán còn 20 ngày. Khách hàng B đã quá hạn 120 ngày và nhiều lần trì hoãn thanh toán. Nếu chỉ nhìn số dư, hai khoản nợ giống nhau. Nhưng nếu nhìn theo tuổi nợ và khả năng thu hồi, mức độ rủi ro của chúng hoàn toàn khác nhau.

Một điểm kế toán dễ bỏ qua là cho rằng đối chiếu công nợ chỉ nhằm phát hiện chênh lệch giữa sổ kế toán và số liệu của khách hàng.

Thực tế, đối chiếu còn giúp doanh nghiệp phát hiện những vấn đề sâu hơn. Chẳng hạn, khách hàng cho rằng đã thanh toán nhưng kế toán chưa nhận được chứng từ; hai bên ghi nhận thời điểm thanh toán khác nhau; một khoản giảm giá hoặc hàng trả lại chưa được xử lý; hoặc một hóa đơn đã phát sinh nhưng chưa được xác nhận đầy đủ.

Nếu những chênh lệch này không được xử lý, số dư công nợ có thể tiếp tục bị treo qua nhiều kỳ và khiến báo cáo không phản ánh đúng tình trạng phải thu thực tế.

Do đó, khi công nợ tăng cao, việc đối chiếu càng cần được thực hiện có trọng tâm, đặc biệt với các khách hàng có số dư lớn hoặc các khoản nợ đã kéo dài.

Không phải cứ công nợ lớn là nguy hiểm. Dấu hiệu đáng quan tâm hơn là khả năng chuyển khoản phải thu thành tiền đang chậm lại.

Một trong những trường hợp cần chú ý là công nợ tăng nhanh hơn doanh thu trong thời gian dài. Nếu doanh nghiệp bán được nhiều hàng hơn nhưng tiền thu về không tăng tương ứng, một phần vốn có thể đang bị giữ lại ở khách hàng.

Các khoản phải thu tăng nhanh hơn doanh thu có thể là dấu hiệu của rủi ro tín dụng thương mại hoặc chính sách bán hàng quá mở. Một chỉ tiêu thường được sử dụng để đánh giá khả năng thu hồi là vòng quay khoản phải thu.

Ví dụ, doanh nghiệp A có doanh thu tăng 10% nhưng công nợ phải thu tăng 40%. Chỉ riêng con số này chưa đủ để kết luận có vấn đề, nhưng rõ ràng đây là tín hiệu đáng để kế toán phân tích thêm.

Một dấu hiệu khác là thời gian thu tiền kéo dài. Nếu trước đây khách hàng thường thanh toán trong khoảng 30 ngày nhưng hiện tại nhiều khoản phải chờ 60–90 ngày, doanh nghiệp đang phải tài trợ vốn cho khách hàng lâu hơn. Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục bán chịu trong khi các khoản cũ chưa thu được, áp lực dòng tiền sẽ ngày càng lớn.

Các khoản nợ quá hạn kéo dài cũng cần được tách riêng. Không nên để khoản nợ đã quá hạn nhiều tháng nằm chung với những khoản chưa đến hạn, bởi cách trình bày đó khiến người quản lý khó nhận biết khoản nào thực sự cần xử lý trước.

Ngoài ra, kế toán nên chú ý đến những khách hàng có một hoặc nhiều dấu hiệu như thường xuyên xin gia hạn thanh toán, liên tục thay đổi lịch trả tiền, phát sinh tranh chấp về hàng hóa hoặc dịch vụ, giảm đáng kể lượng mua hàng nhưng vẫn còn khoản nợ lớn.

Trong những trường hợp như vậy, vấn đề không còn đơn thuần là “khách hàng chưa trả tiền”, mà đã liên quan đến khả năng thu hồi công nợ.

Sau khi phân tích, kế toán cần chuyển kết quả từ việc “theo dõi số liệu” sang hành động cụ thể. Tuy nhiên, kế toán không phải lúc nào cũng là người trực tiếp đi thu tiền. Vai trò quan trọng hơn là cung cấp thông tin đủ rõ để doanh nghiệp biết khoản nào cần ưu tiên xử lý.

Trước hết, kế toán nên lập danh sách các khoản phải thu theo mức độ cần theo dõi. Những khoản chưa đến hạn có thể tiếp tục kiểm soát theo lịch. Các khoản sắp đến hạn nên được chủ động nhắc để khách hàng chuẩn bị thanh toán. Với khoản đã quá hạn, cần xác định nguyên nhân cụ thể thay vì chỉ ghi chú “chưa thu được”.

Nếu khách hàng chưa thanh toán vì đang chờ hoàn tất hồ sơ hoặc đối chiếu số liệu, bộ phận liên quan có thể xử lý nguyên nhân đó. Nếu khách hàng đang gặp khó khăn về dòng tiền, doanh nghiệp cần đánh giá lại khả năng thu hồi và phương án làm việc. Nếu nguyên nhân đến từ tranh chấp hợp đồng, kế toán cần phối hợp với bộ phận kinh doanh hoặc pháp chế để xử lý.

Điểm quan trọng là kế toán không nên chỉ báo cáo một con số như “công nợ phải thu cuối tháng là 10 tỷ đồng”. Con số này sẽ hữu ích hơn nếu đi kèm những thông tin như bao nhiêu tiền chưa đến hạn, bao nhiêu đã quá hạn, khách hàng lớn nhất đang nợ bao nhiêu, khoản nào có nguy cơ khó thu hồi và dự kiến thời điểm thu tiền.

Khi đó, báo cáo công nợ mới thực sự hỗ trợ việc ra quyết định.

Công nợ phải thu tăng thường khiến một vấn đề khác xuất hiện: doanh nghiệp có doanh thu nhưng lại thiếu tiền để thanh toán các khoản chi phí đến hạn.

Điều này xảy ra vì doanh thu được ghi nhận không đồng nghĩa với tiền đã thu về. Khi doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng và cho phép thanh toán sau, doanh thu có thể được ghi nhận trong khi tiền vẫn nằm ở khoản phải thu.

Vì vậy, khi công nợ tăng cao, kế toán nên đặt số liệu phải thu trong mối quan hệ với dòng tiền. Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu nhưng đồng thời phải thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, tiền lương, thuế, chi phí vận hành và các khoản vay, việc thu tiền chậm có thể tạo áp lực thanh khoản.

Đây là lý do quản lý công nợ không chỉ là công việc của riêng kế toán công nợ. Số liệu kế toán cần trở thành thông tin để doanh nghiệp điều chỉnh chính sách bán hàng, hạn mức tín dụng và kế hoạch dòng tiền khi cần thiết.

Nếu chỉ theo dõi số dư công nợ cuối tháng, kế toán sẽ khó đánh giá được tốc độ thu hồi đang tốt lên hay xấu đi. Vì vậy, có thể kết hợp thêm một số chỉ tiêu để nhìn tình hình rõ hơn.

Một trong những chỉ tiêu phổ biến là vòng quay khoản phải thu. Chỉ tiêu này phản ánh số lần các khoản phải thu được chuyển đổi thành tiền trong một kỳ. Theo MISA AMIS, vòng quay khoản phải thu có thể được tính dựa trên doanh thu bán chịu ròng và giá trị khoản phải thu bình quân. Khi vòng quay giảm, tốc độ thu hồi công nợ có xu hướng chậm hơn và doanh nghiệp cần xem xét lại tình trạng nợ cũng như chính sách tín dụng.

Công thức có thể trình bày đơn giản như sau:

Trong đó, khoản phải thu bình quân thường được xác định bằng số dư đầu kỳ cộng số dư cuối kỳ rồi chia hai.

Tuy nhiên, kế toán không nên nhìn chỉ tiêu này một cách máy móc. Vòng quay cao chưa chắc lúc nào cũng tốt và vòng quay thấp cũng không tự động đồng nghĩa doanh nghiệp hoạt động kém. Chính sách thanh toán, đặc điểm ngành, mùa vụ và nhóm khách hàng đều có thể ảnh hưởng đến kết quả. 

Bên cạnh vòng quay, doanh nghiệp có thể theo dõi kỳ thu tiền bình quân để hình dung thời gian trung bình cần thiết để thu tiền từ khách hàng. Nếu thời gian thu tiền có xu hướng kéo dài qua các kỳ, đây là tín hiệu đáng để kiểm tra chính sách bán chịu và chất lượng công nợ.

Quan trọng hơn, các chỉ tiêu này nên được theo dõi theo thời gian. Ví dụ, nếu vòng quay khoản phải thu giảm liên tục trong ba quý và kỳ thu tiền bình quân tăng dần, đó sẽ là thông tin có giá trị hơn rất nhiều so với việc chỉ nhìn số dư công nợ tại một thời điểm.

Khi công nợ phải thu tăng cao, có một số cách xử lý tưởng như đơn giản nhưng lại dễ khiến doanh nghiệp bỏ sót rủi ro.

Sai sót đầu tiên là chỉ quan tâm đến tổng số dư công nợ. Một khoản phải thu 5 tỷ đồng không nói lên nhiều điều nếu không biết khoản đó thuộc về ai, phát sinh từ khi nào và thời hạn thanh toán ra sao.

Sai sót thứ hai là đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới kiểm tra công nợ. Nếu doanh nghiệp có nhiều khách hàng, việc chờ đến cuối kỳ mới rà soát có thể khiến những khoản quá hạn không được xử lý kịp thời. Theo dõi thường xuyên giúp kế toán phát hiện sự thay đổi sớm hơn.

Sai sót thứ ba là chỉ nhắc nợ nhưng không tìm nguyên nhân khách hàng chưa thanh toán. Một email nhắc nợ có thể cần thiết, nhưng nếu khách hàng chưa trả vì còn tranh chấp về hóa đơn, chất lượng hàng hóa hoặc hồ sơ nghiệm thu thì việc nhắc nhiều lần cũng không giải quyết được vấn đề.

Sai sót tiếp theo là không phân biệt nợ chưa đến hạn với nợ đã quá hạn. Hai nhóm này cần cách theo dõi khác nhau. Nếu tất cả đều được đưa vào một bảng tổng hợp chung, người quản lý sẽ khó biết khoản nào cần ưu tiên.

Cuối cùng, kế toán cũng không nên xem việc quản lý công nợ chỉ là công việc nhập liệu và đối chiếu số dư. Khi công nợ tăng mạnh, dữ liệu kế toán có thể cho thấy một vấn đề ở chính sách bán hàng, điều khoản thanh toán hoặc chất lượng khách hàng. Đây là lúc vai trò của kế toán chuyển từ ghi nhận sang phân tích và cảnh báo.

Công nợ phải thu tăng cao chưa chắc là dấu hiệu xấu, nhưng chắc chắn là một tín hiệu cần được kế toán phân tích. Nếu doanh thu tăng tương ứng và khách hàng vẫn thanh toán đúng hạn, khoản phải thu tăng có thể chỉ phản ánh quy mô kinh doanh đang mở rộng. Ngược lại, nếu công nợ tăng nhanh hơn doanh thu, thời gian thu tiền kéo dài và nhiều khoản bắt đầu quá hạn, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến dòng tiền và khả năng thu hồi.

Vì vậy, thay vì chỉ theo dõi số dư TK 131 hoặc lập bảng tổng hợp công nợ, kế toán nên đi sâu vào từng khoản nợ, đối chiếu với khách hàng, phân loại theo thời hạn, theo dõi vòng quay và kỳ thu tiền, đồng thời phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý những khoản có rủi ro. Cách làm này giúp công nợ không chỉ được ghi nhận đúng trên sổ sách mà còn trở thành nguồn thông tin hữu ích cho việc quản lý dòng tiền và hoạt động kinh doanh.

Liên Hệ AGS – Dịch Vụ Kế Toán, Kiểm Toán & Thuế cho DN Nhật Bản

Doanh nghiệp Nhật Bản đang gặp khó khăn về thuế và kế toán tại Việt Nam? Khám phá các hướng dẫn thực tiễn và cách xử lý rủi ro hiệu quả từ chuyên gia.

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam

Cơ hội nghề nghiệp tại AGS：Chính sách, phúc lợi và những câu hỏi thường gặp về tuyển dụng

Khám phá chính sách tuyển dụng, phúc lợi và cơ hội việc làm tại AGS – công ty kế toán kiểm toán hàng đầu, đồng hành cùng doanh nghiệp Nhật Bản tại Việ

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam