Vì sao kế toán giỏi nghiệp vụ chưa chắc làm việc hiệu quả ?
Biết định khoản, hiểu chứng từ và nắm được các nguyên tắc kế toán là nền tảng quan trọng đối với bất kỳ ai theo nghề này. Nhưng khi bước vào môi trường doanh nghiệp, nhiều người mới nhận ra rằng làm kế toán thực tế không đơn giản như giải một bài tập nghiệp vụ. Có những trường hợp kế toán xử lý đúng nghiệp vụ nhưng vẫn mất nhiều thời gian, bỏ sót vấn đề hoặc gặp khó khăn khi phối hợp với các bộ phận khác.
Lý do nằm ở chỗ công việc kế toán không chỉ yêu cầu kiến thức chuyên môn. Người làm kế toán còn phải biết kiểm tra thông tin, phân tích số liệu, quản lý thời gian, sử dụng công cụ, giải quyết vấn đề và giao tiếp với những người liên quan. Nói cách khác, giỏi nghiệp vụ là nền tảng, nhưng khả năng vận dụng kiến thức vào công việc mới quyết định một kế toán có làm việc hiệu quả hay không.
Tuy nhiên, môi trường doanh nghiệp không giống một bài tập kế toán. Khi làm bài tập, dữ liệu thường được cung cấp tương đối đầy đủ và người làm chỉ cần xác định cách xử lý. Trong thực tế, chứng từ có thể thiếu, thông tin giữa các bộ phận có thể không thống nhất, hợp đồng có thể khác với hóa đơn hoặc số liệu trên hệ thống có thể chưa phản ánh đầy đủ giao dịch đã phát sinh.
Lúc đó, câu hỏi không còn đơn giản là “hạch toán vào tài khoản nào?”. Kế toán cần biết giao dịch thực tế là gì, vì sao số liệu lại như vậy, chứng từ nào cần bổ sung và cần trao đổi với ai để xác minh.
Chẳng hạn, một hóa đơn mua hàng được chuyển đến phòng kế toán với đầy đủ thông tin về nhà cung cấp và giá trị hàng hóa. Về mặt nghiệp vụ, kế toán có thể nhanh chóng xác định cách ghi nhận. Nhưng nếu số lượng trên hóa đơn không khớp với phiếu nhập kho thì việc định khoản đúng cũng chưa giải quyết được vấn đề. Kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch trước khi hoàn tất việc ghi nhận.
Đây là điểm khác nhau giữa biết cách xử lý một nghiệp vụ và biết cách xử lý một vấn đề phát sinh trong công việc.
Một kế toán có chuyên môn tốt nhưng chỉ tập trung vào việc nhập liệu có thể hoàn thành phần việc trước mắt. Trong khi đó, người có khả năng nhìn rộng hơn sẽ quan tâm đến cả quá trình: giao dịch phát sinh như thế nào, chứng từ có đầy đủ không, số liệu có hợp lý không và sau khi ghi nhận thì khoản mục nào khác có thể bị ảnh hưởng.
Vì vậy, kiến thức nghiệp vụ nên được xem là điểm bắt đầu. Khi đã có nền tảng chuyên môn, kế toán cần phát triển thêm những năng lực giúp mình sử dụng kiến thức đó hiệu quả hơn.
Một con số có thể được nhập chính xác nhưng vẫn sai về bản chất. Một hóa đơn có thể đúng về số tiền nhưng chưa chắc đã phản ánh đúng giao dịch. Một khoản công nợ có thể khớp với sổ kế toán nhưng vẫn cần xem xét nếu đã quá hạn trong thời gian dài.
Chẳng hạn, khi kiểm tra công nợ phải thu, kế toán không nên chỉ nhìn tổng số dư cuối kỳ. Nếu một khách hàng đang có số dư phải thu lớn, điều cần quan tâm còn là khoản nợ đó phát sinh từ khi nào, đã đến hạn thanh toán chưa, có khoản nào đang tranh chấp hay không và lịch sử thanh toán của khách hàng như thế nào.
Tương tự, khi kiểm tra hàng tồn kho, việc đối chiếu số lượng trên sổ với số lượng thực tế chỉ là một bước. Kế toán còn cần quan tâm đến những mặt hàng tồn lâu, hàng chậm luân chuyển hoặc những trường hợp số lượng không thay đổi trong thời gian dài.
Những công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ nhưng đồng thời cũng cần tư duy kiểm soát. Người làm kế toán phải biết đặt câu hỏi khi thấy một số liệu bất thường thay vì mặc nhiên cho rằng dữ liệu trên hệ thống là đúng.
Đây là lý do một kế toán làm việc hiệu quả thường có thói quen kiểm tra theo mối liên hệ. Doanh thu có thể được đối chiếu với công nợ và dòng tiền. Chi phí có thể được xem cùng doanh thu hoặc ngân sách. Công nợ phải trả có thể được đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng và lịch thanh toán.
Khi đã hình thành cách kiểm tra này, kế toán không chỉ phát hiện lỗi nhập liệu mà còn có khả năng nhận ra những vấn đề nằm phía sau số liệu.
Một bảng cân đối có thể khớp. Tổng doanh thu có thể đúng. Tổng chi phí cũng có thể không có sai sót. Nhưng nếu chỉ dừng ở việc kiểm tra tính chính xác, kế toán có thể bỏ qua những biến động đáng chú ý.
Ví dụ, doanh thu của doanh nghiệp tăng 20% nhưng công nợ phải thu tăng 50%. Hai số liệu đều có thể chính xác, nhưng tốc độ tăng khác nhau là điều đáng để xem xét.
Hoặc doanh nghiệp có doanh thu ổn định nhưng hàng tồn kho tăng liên tục. Nếu chỉ nhìn vào giá trị hàng tồn kho, rất khó kết luận tình hình tốt hay xấu. Nhưng khi đặt cạnh doanh thu, giá vốn và tốc độ luân chuyển hàng hóa, kế toán có thể nhận ra nguy cơ vốn bị giữ lại trong kho.
Khả năng phân tích vì vậy không nhất thiết phải bắt đầu bằng những báo cáo tài chính phức tạp. Nó có thể bắt đầu từ những câu hỏi rất đơn giản:
Số liệu này tăng hay giảm so với kỳ trước?
Mức tăng có tương ứng với hoạt động kinh doanh không?
Có khoản mục nào biến động bất thường không?
Nếu số liệu này tiếp tục thay đổi, doanh nghiệp có thể gặp vấn đề gì?
Những câu hỏi như vậy giúp kế toán nhìn số liệu trong bối cảnh thay vì xem từng con số như một phần độc lập.
Một kế toán có khả năng phân tích cũng sẽ dễ dàng hơn khi giải thích số liệu cho cấp quản lý. Thay vì chỉ báo cáo “công nợ phải thu cuối tháng là 5 tỷ đồng”, có thể chỉ ra rằng công nợ tăng chủ yếu do một nhóm khách hàng lớn chưa thanh toán và một phần đáng kể đã đến hạn.
Thông tin thứ hai có giá trị sử dụng cao hơn vì nó giúp người quản lý hiểu tình hình và quyết định hành động.
Đây cũng là lý do khả năng phân tích ngày càng quan trọng khi công việc kế toán không còn chỉ xoay quanh việc nhập liệu và lập báo cáo. Khi dữ liệu được xử lý nhanh hơn nhờ phần mềm, giá trị của người làm kế toán càng nằm nhiều hơn ở khả năng đọc, kiểm tra và giải thích dữ liệu.
Nếu không biết tổ chức công việc, ngay cả một kế toán có chuyên môn tốt cũng dễ rơi vào tình trạng xử lý việc trước mắt mà quên những việc quan trọng hơn.
Ví dụ, một kế toán có thể dành cả buổi để xử lý những chứng từ nhỏ phát sinh trong ngày nhưng lại chưa đối chiếu ngân hàng hoặc công nợ đến hạn. Đến khi gần chốt kỳ mới bắt đầu thực hiện, thời gian kiểm tra không còn nhiều.
Quản lý thời gian vì vậy không chỉ là lập danh sách việc cần làm. Quan trọng hơn là biết việc nào cần làm trước, việc nào có thể xử lý sau và việc nào nếu chậm sẽ gây ảnh hưởng đến các công việc khác.
Một cách đơn giản là phân loại công việc theo mức độ ảnh hưởng. Những việc liên quan đến thời hạn báo cáo, dữ liệu cần đối chiếu hoặc vấn đề có thể ảnh hưởng đến nhiều phần khác nên được ưu tiên. Những công việc lặp lại hoặc ít ảnh hưởng hơn có thể bố trí vào khoảng thời gian phù hợp.
Việc xử lý công việc theo từng ngày cũng giúp giảm áp lực vào cuối kỳ. Nếu công nợ được đối chiếu thường xuyên, ngân hàng được kiểm tra định kỳ và chứng từ được rà soát ngay khi phát sinh, đến thời điểm chốt sổ kế toán sẽ không phải xử lý một khối lượng tồn đọng quá lớn.
Một điểm quan trọng khác là dành thời gian cho bước kiểm tra cuối cùng. Một công việc được hoàn thành nhanh nhưng không có thời gian rà soát chưa chắc đã hiệu quả.
Làm nhanh không đồng nghĩa với làm hiệu quả.
Làm hiệu quả là hoàn thành đúng công việc, đúng thời hạn và vẫn kiểm soát được chất lượng của kết quả.
Thông tin về doanh thu có thể đến từ bộ phận kinh doanh. Dữ liệu hàng hóa liên quan đến kho. Hồ sơ mua hàng cần phối hợp với bộ phận mua hàng. Thông tin về nhân sự và tiền lương liên quan đến phòng nhân sự. Việc thu hồi công nợ lại cần phối hợp với kinh doanh hoặc người phụ trách khách hàng.
Điều đó có nghĩa là kỹ năng giao tiếp ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc kế toán.
Một kế toán có thể phát hiện công nợ khách hàng đang quá hạn nhưng nếu chỉ gửi một thông báo ngắn mà không cung cấp thông tin cần thiết, việc xử lý có thể vẫn bị chậm. Ngược lại, nếu kế toán đưa ra số dư, thời gian quá hạn, các lần thanh toán gần nhất và vấn đề cần xác nhận, người phụ trách sẽ dễ dàng hiểu tình hình hơn.
Giao tiếp trong công việc kế toán vì vậy không nhất thiết là nói chuyện nhiều. Đó là khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, đúng trọng tâm và phù hợp với người nhận.
Đặc biệt, kế toán thường phải giải thích những vấn đề chuyên môn cho người không làm kế toán. Khi đó, việc sử dụng quá nhiều thuật ngữ có thể khiến thông tin trở nên khó hiểu.
Một người quản lý có thể không cần biết chi tiết từng bước định khoản. Điều họ cần biết có thể là khoản mục nào đang biến động, nguyên nhân có thể là gì, ảnh hưởng đến doanh nghiệp ra sao và cần xử lý thế nào.
Khi kế toán biết chuyển thông tin chuyên môn thành cách diễn đạt dễ hiểu, công việc phối hợp giữa các bộ phận cũng trở nên thuận lợi hơn.
Đây là một trong những lý do năng lực giao tiếp không phải yếu tố “bổ sung” bên ngoài nghề kế toán. Nó hỗ trợ trực tiếp cho việc thu thập chứng từ, xác minh thông tin, xử lý sai lệch và cung cấp báo cáo.
Thay vì gặp một nghiệp vụ và lập tức nghĩ đến việc định khoản, hãy tập đặt câu hỏi về bản chất giao dịch. Thay vì thấy số liệu khớp rồi kết thúc kiểm tra, hãy xem nó có hợp lý khi đặt cạnh những số liệu liên quan hay không. Thay vì chờ đến cuối tháng mới rà soát, hãy xử lý những khoản cần đối chiếu ngay trong kỳ.
Một thói quen rất hữu ích là không chỉ tìm lỗi mà tìm nguyên nhân của lỗi.
Nếu phát hiện công nợ không khớp, việc sửa lại số liệu là chưa đủ. Cần tìm hiểu vì sao chênh lệch xuất hiện: do nhập thiếu hóa đơn, thanh toán chưa được cập nhật, khách hàng ghi nhận khác thời điểm hay do một giao dịch chưa được đối chiếu.
Nếu chỉ sửa số liệu mà không tìm nguyên nhân, cùng một lỗi có thể tiếp tục xuất hiện vào kỳ sau.
Tương tự, khi phát hiện một khoản chi phí tăng bất thường, kế toán không nên chỉ điều chỉnh nếu phát hiện sai. Nếu số liệu đúng, cần tìm hiểu lý do tăng là gì. Có thể doanh nghiệp phát sinh một khoản chi đặc biệt, có thể hoạt động kinh doanh thay đổi hoặc cũng có thể có vấn đề cần được người quản lý chú ý.
Cách suy nghĩ này giúp kế toán chuyển từ trạng thái “xử lý sai sót” sang “phòng ngừa sai sót”.
Bên cạnh đó, công cụ cũng có thể hỗ trợ rất nhiều cho công việc. Excel, phần mềm kế toán và các công cụ xử lý dữ liệu không thay thế kiến thức chuyên môn, nhưng có thể giúp giảm thời gian dành cho những thao tác thủ công. Khi sử dụng tốt công cụ, kế toán có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc kiểm tra, phân tích và xử lý những vấn đề thực sự cần con người đưa ra.
Cuối cùng, khả năng giải quyết vấn đề là yếu tố giúp một kế toán tiến xa hơn. Trong công việc thực tế, sẽ luôn có những trường hợp không nằm đúng trong quy trình quen thuộc. Chứng từ thiếu, số liệu lệch, khách hàng phản hồi khác với sổ sách hoặc một giao dịch phát sinh chưa có cách xử lý rõ ràng đều đòi hỏi kế toán phải biết phân tích tình huống.
Một kế toán có kinh nghiệm không phải là người không bao giờ gặp vấn đề. Họ thường là người biết bắt đầu từ đâu khi vấn đề xuất hiện.
Có thể bắt đầu bằng việc xác định sai lệch nằm ở đâu, thu thập dữ liệu liên quan, kiểm tra chứng từ, trao đổi với bộ phận liên quan, đánh giá ảnh hưởng rồi mới lựa chọn cách xử lý. Khi làm được điều này, kiến thức nghiệp vụ mới thực sự phát huy giá trị.
Khoảng cách giữa một người “biết làm kế toán” và một người “làm nghề kế toán tốt” thường nằm ở cách họ vận dụng kiến thức chuyên môn vào những tình huống thực tế. Một người có thể định khoản chính xác, nhưng nếu không nhận ra số liệu bất thường thì vẫn có thể bỏ sót vấn đề. Một người có thể lập báo cáo đúng, nhưng nếu không biết giải thích những biến động quan trọng thì giá trị của báo cáo cũng bị hạn chế.
Vì vậy, thay vì chỉ đặt mục tiêu ngày càng giỏi nghiệp vụ, kế toán có thể phát triển theo hướng rộng hơn: hiểu bản chất giao dịch, kiểm soát được số liệu, nhìn ra vấn đề, tổ chức công việc tốt và truyền đạt thông tin rõ ràng.
Khi những năng lực này được kết hợp với kiến thức chuyên môn, công việc kế toán sẽ không còn đơn thuần là ghi nhận những gì đã xảy ra. Người kế toán có thể chủ động phát hiện vấn đề, hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình tài chính và từng bước tạo ra nhiều giá trị hơn từ chính những con số mình quản lý.
Lý do nằm ở chỗ công việc kế toán không chỉ yêu cầu kiến thức chuyên môn. Người làm kế toán còn phải biết kiểm tra thông tin, phân tích số liệu, quản lý thời gian, sử dụng công cụ, giải quyết vấn đề và giao tiếp với những người liên quan. Nói cách khác, giỏi nghiệp vụ là nền tảng, nhưng khả năng vận dụng kiến thức vào công việc mới quyết định một kế toán có làm việc hiệu quả hay không.
1. Giỏi nghiệp vụ mới chỉ là nền tảng của nghề kế toán
Kế toán là công việc gắn chặt với số liệu và quy trình. Một nghiệp vụ phát sinh cần được xác định đúng bản chất, có chứng từ phù hợp và được phản ánh đúng trên hệ thống sổ sách. Nếu không có kiến thức chuyên môn, kế toán rất khó hoàn thành những công việc cơ bản này.Tuy nhiên, môi trường doanh nghiệp không giống một bài tập kế toán. Khi làm bài tập, dữ liệu thường được cung cấp tương đối đầy đủ và người làm chỉ cần xác định cách xử lý. Trong thực tế, chứng từ có thể thiếu, thông tin giữa các bộ phận có thể không thống nhất, hợp đồng có thể khác với hóa đơn hoặc số liệu trên hệ thống có thể chưa phản ánh đầy đủ giao dịch đã phát sinh.
Lúc đó, câu hỏi không còn đơn giản là “hạch toán vào tài khoản nào?”. Kế toán cần biết giao dịch thực tế là gì, vì sao số liệu lại như vậy, chứng từ nào cần bổ sung và cần trao đổi với ai để xác minh.
Chẳng hạn, một hóa đơn mua hàng được chuyển đến phòng kế toán với đầy đủ thông tin về nhà cung cấp và giá trị hàng hóa. Về mặt nghiệp vụ, kế toán có thể nhanh chóng xác định cách ghi nhận. Nhưng nếu số lượng trên hóa đơn không khớp với phiếu nhập kho thì việc định khoản đúng cũng chưa giải quyết được vấn đề. Kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch trước khi hoàn tất việc ghi nhận.
Đây là điểm khác nhau giữa biết cách xử lý một nghiệp vụ và biết cách xử lý một vấn đề phát sinh trong công việc.
Một kế toán có chuyên môn tốt nhưng chỉ tập trung vào việc nhập liệu có thể hoàn thành phần việc trước mắt. Trong khi đó, người có khả năng nhìn rộng hơn sẽ quan tâm đến cả quá trình: giao dịch phát sinh như thế nào, chứng từ có đầy đủ không, số liệu có hợp lý không và sau khi ghi nhận thì khoản mục nào khác có thể bị ảnh hưởng.
Vì vậy, kiến thức nghiệp vụ nên được xem là điểm bắt đầu. Khi đã có nền tảng chuyên môn, kế toán cần phát triển thêm những năng lực giúp mình sử dụng kiến thức đó hiệu quả hơn.
2. Làm đúng chưa đủ, kế toán còn phải biết kiểm tra và kiểm soát
Trong công việc kế toán, sự cẩn thận thường được nhắc đến rất nhiều. Tuy nhiên, cẩn thận không có nghĩa là dành thời gian kiểm tra mọi thứ theo cùng một cách. Quan trọng hơn là biết kiểm tra đúng chỗ và hiểu mình đang kiểm tra điều gì.Một con số có thể được nhập chính xác nhưng vẫn sai về bản chất. Một hóa đơn có thể đúng về số tiền nhưng chưa chắc đã phản ánh đúng giao dịch. Một khoản công nợ có thể khớp với sổ kế toán nhưng vẫn cần xem xét nếu đã quá hạn trong thời gian dài.
Chẳng hạn, khi kiểm tra công nợ phải thu, kế toán không nên chỉ nhìn tổng số dư cuối kỳ. Nếu một khách hàng đang có số dư phải thu lớn, điều cần quan tâm còn là khoản nợ đó phát sinh từ khi nào, đã đến hạn thanh toán chưa, có khoản nào đang tranh chấp hay không và lịch sử thanh toán của khách hàng như thế nào.
Tương tự, khi kiểm tra hàng tồn kho, việc đối chiếu số lượng trên sổ với số lượng thực tế chỉ là một bước. Kế toán còn cần quan tâm đến những mặt hàng tồn lâu, hàng chậm luân chuyển hoặc những trường hợp số lượng không thay đổi trong thời gian dài.
Những công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ nhưng đồng thời cũng cần tư duy kiểm soát. Người làm kế toán phải biết đặt câu hỏi khi thấy một số liệu bất thường thay vì mặc nhiên cho rằng dữ liệu trên hệ thống là đúng.
Đây là lý do một kế toán làm việc hiệu quả thường có thói quen kiểm tra theo mối liên hệ. Doanh thu có thể được đối chiếu với công nợ và dòng tiền. Chi phí có thể được xem cùng doanh thu hoặc ngân sách. Công nợ phải trả có thể được đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng và lịch thanh toán.
Khi đã hình thành cách kiểm tra này, kế toán không chỉ phát hiện lỗi nhập liệu mà còn có khả năng nhận ra những vấn đề nằm phía sau số liệu.
3. Khả năng phân tích giúp kế toán nhìn thấy điều mà bảng số liệu chưa nói ra
Một trong những bước phát triển quan trọng của nghề kế toán là chuyển từ việc ghi nhận số liệu sang hiểu ý nghĩa của số liệu.Một bảng cân đối có thể khớp. Tổng doanh thu có thể đúng. Tổng chi phí cũng có thể không có sai sót. Nhưng nếu chỉ dừng ở việc kiểm tra tính chính xác, kế toán có thể bỏ qua những biến động đáng chú ý.
Ví dụ, doanh thu của doanh nghiệp tăng 20% nhưng công nợ phải thu tăng 50%. Hai số liệu đều có thể chính xác, nhưng tốc độ tăng khác nhau là điều đáng để xem xét.
Hoặc doanh nghiệp có doanh thu ổn định nhưng hàng tồn kho tăng liên tục. Nếu chỉ nhìn vào giá trị hàng tồn kho, rất khó kết luận tình hình tốt hay xấu. Nhưng khi đặt cạnh doanh thu, giá vốn và tốc độ luân chuyển hàng hóa, kế toán có thể nhận ra nguy cơ vốn bị giữ lại trong kho.
Khả năng phân tích vì vậy không nhất thiết phải bắt đầu bằng những báo cáo tài chính phức tạp. Nó có thể bắt đầu từ những câu hỏi rất đơn giản:
Số liệu này tăng hay giảm so với kỳ trước?
Mức tăng có tương ứng với hoạt động kinh doanh không?
Có khoản mục nào biến động bất thường không?
Nếu số liệu này tiếp tục thay đổi, doanh nghiệp có thể gặp vấn đề gì?
Những câu hỏi như vậy giúp kế toán nhìn số liệu trong bối cảnh thay vì xem từng con số như một phần độc lập.
Một kế toán có khả năng phân tích cũng sẽ dễ dàng hơn khi giải thích số liệu cho cấp quản lý. Thay vì chỉ báo cáo “công nợ phải thu cuối tháng là 5 tỷ đồng”, có thể chỉ ra rằng công nợ tăng chủ yếu do một nhóm khách hàng lớn chưa thanh toán và một phần đáng kể đã đến hạn.
Thông tin thứ hai có giá trị sử dụng cao hơn vì nó giúp người quản lý hiểu tình hình và quyết định hành động.
Đây cũng là lý do khả năng phân tích ngày càng quan trọng khi công việc kế toán không còn chỉ xoay quanh việc nhập liệu và lập báo cáo. Khi dữ liệu được xử lý nhanh hơn nhờ phần mềm, giá trị của người làm kế toán càng nằm nhiều hơn ở khả năng đọc, kiểm tra và giải thích dữ liệu.
4. Kế toán giỏi nghiệp vụ nhưng quản lý công việc kém vẫn dễ bị quá tải
Một vấn đề khác khá phổ biến trong nghề kế toán là công việc không thiếu nhưng thời gian luôn có hạn. Đặc biệt vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, nhiều đầu việc có thể xuất hiện cùng lúc.Nếu không biết tổ chức công việc, ngay cả một kế toán có chuyên môn tốt cũng dễ rơi vào tình trạng xử lý việc trước mắt mà quên những việc quan trọng hơn.
Ví dụ, một kế toán có thể dành cả buổi để xử lý những chứng từ nhỏ phát sinh trong ngày nhưng lại chưa đối chiếu ngân hàng hoặc công nợ đến hạn. Đến khi gần chốt kỳ mới bắt đầu thực hiện, thời gian kiểm tra không còn nhiều.
Quản lý thời gian vì vậy không chỉ là lập danh sách việc cần làm. Quan trọng hơn là biết việc nào cần làm trước, việc nào có thể xử lý sau và việc nào nếu chậm sẽ gây ảnh hưởng đến các công việc khác.
Một cách đơn giản là phân loại công việc theo mức độ ảnh hưởng. Những việc liên quan đến thời hạn báo cáo, dữ liệu cần đối chiếu hoặc vấn đề có thể ảnh hưởng đến nhiều phần khác nên được ưu tiên. Những công việc lặp lại hoặc ít ảnh hưởng hơn có thể bố trí vào khoảng thời gian phù hợp.
Việc xử lý công việc theo từng ngày cũng giúp giảm áp lực vào cuối kỳ. Nếu công nợ được đối chiếu thường xuyên, ngân hàng được kiểm tra định kỳ và chứng từ được rà soát ngay khi phát sinh, đến thời điểm chốt sổ kế toán sẽ không phải xử lý một khối lượng tồn đọng quá lớn.
Một điểm quan trọng khác là dành thời gian cho bước kiểm tra cuối cùng. Một công việc được hoàn thành nhanh nhưng không có thời gian rà soát chưa chắc đã hiệu quả.
Làm nhanh không đồng nghĩa với làm hiệu quả.
Làm hiệu quả là hoàn thành đúng công việc, đúng thời hạn và vẫn kiểm soát được chất lượng của kết quả.
5. Kế toán làm việc với rất nhiều người, không chỉ với những con số
Có một thực tế là kế toán thường được hình dung như công việc chủ yếu làm với số liệu. Nhưng trong doanh nghiệp, để có được một con số hoàn chỉnh, kế toán thường phải làm việc với rất nhiều người.Thông tin về doanh thu có thể đến từ bộ phận kinh doanh. Dữ liệu hàng hóa liên quan đến kho. Hồ sơ mua hàng cần phối hợp với bộ phận mua hàng. Thông tin về nhân sự và tiền lương liên quan đến phòng nhân sự. Việc thu hồi công nợ lại cần phối hợp với kinh doanh hoặc người phụ trách khách hàng.
Điều đó có nghĩa là kỹ năng giao tiếp ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc kế toán.
Một kế toán có thể phát hiện công nợ khách hàng đang quá hạn nhưng nếu chỉ gửi một thông báo ngắn mà không cung cấp thông tin cần thiết, việc xử lý có thể vẫn bị chậm. Ngược lại, nếu kế toán đưa ra số dư, thời gian quá hạn, các lần thanh toán gần nhất và vấn đề cần xác nhận, người phụ trách sẽ dễ dàng hiểu tình hình hơn.
Giao tiếp trong công việc kế toán vì vậy không nhất thiết là nói chuyện nhiều. Đó là khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, đúng trọng tâm và phù hợp với người nhận.
Đặc biệt, kế toán thường phải giải thích những vấn đề chuyên môn cho người không làm kế toán. Khi đó, việc sử dụng quá nhiều thuật ngữ có thể khiến thông tin trở nên khó hiểu.
Một người quản lý có thể không cần biết chi tiết từng bước định khoản. Điều họ cần biết có thể là khoản mục nào đang biến động, nguyên nhân có thể là gì, ảnh hưởng đến doanh nghiệp ra sao và cần xử lý thế nào.
Khi kế toán biết chuyển thông tin chuyên môn thành cách diễn đạt dễ hiểu, công việc phối hợp giữa các bộ phận cũng trở nên thuận lợi hơn.
Đây là một trong những lý do năng lực giao tiếp không phải yếu tố “bổ sung” bên ngoài nghề kế toán. Nó hỗ trợ trực tiếp cho việc thu thập chứng từ, xác minh thông tin, xử lý sai lệch và cung cấp báo cáo.
6. Từ biết nghiệp vụ đến làm nghề tốt cần thay đổi cách làm việc
Không phải cứ muốn trở thành một kế toán làm việc hiệu quả là phải học thêm thật nhiều kiến thức mới. Trong nhiều trường hợp, sự thay đổi bắt đầu từ chính cách xử lý những công việc quen thuộc mỗi ngày.Thay vì gặp một nghiệp vụ và lập tức nghĩ đến việc định khoản, hãy tập đặt câu hỏi về bản chất giao dịch. Thay vì thấy số liệu khớp rồi kết thúc kiểm tra, hãy xem nó có hợp lý khi đặt cạnh những số liệu liên quan hay không. Thay vì chờ đến cuối tháng mới rà soát, hãy xử lý những khoản cần đối chiếu ngay trong kỳ.
Một thói quen rất hữu ích là không chỉ tìm lỗi mà tìm nguyên nhân của lỗi.
Nếu phát hiện công nợ không khớp, việc sửa lại số liệu là chưa đủ. Cần tìm hiểu vì sao chênh lệch xuất hiện: do nhập thiếu hóa đơn, thanh toán chưa được cập nhật, khách hàng ghi nhận khác thời điểm hay do một giao dịch chưa được đối chiếu.
Nếu chỉ sửa số liệu mà không tìm nguyên nhân, cùng một lỗi có thể tiếp tục xuất hiện vào kỳ sau.
Tương tự, khi phát hiện một khoản chi phí tăng bất thường, kế toán không nên chỉ điều chỉnh nếu phát hiện sai. Nếu số liệu đúng, cần tìm hiểu lý do tăng là gì. Có thể doanh nghiệp phát sinh một khoản chi đặc biệt, có thể hoạt động kinh doanh thay đổi hoặc cũng có thể có vấn đề cần được người quản lý chú ý.
Cách suy nghĩ này giúp kế toán chuyển từ trạng thái “xử lý sai sót” sang “phòng ngừa sai sót”.
Bên cạnh đó, công cụ cũng có thể hỗ trợ rất nhiều cho công việc. Excel, phần mềm kế toán và các công cụ xử lý dữ liệu không thay thế kiến thức chuyên môn, nhưng có thể giúp giảm thời gian dành cho những thao tác thủ công. Khi sử dụng tốt công cụ, kế toán có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc kiểm tra, phân tích và xử lý những vấn đề thực sự cần con người đưa ra.
Cuối cùng, khả năng giải quyết vấn đề là yếu tố giúp một kế toán tiến xa hơn. Trong công việc thực tế, sẽ luôn có những trường hợp không nằm đúng trong quy trình quen thuộc. Chứng từ thiếu, số liệu lệch, khách hàng phản hồi khác với sổ sách hoặc một giao dịch phát sinh chưa có cách xử lý rõ ràng đều đòi hỏi kế toán phải biết phân tích tình huống.
Một kế toán có kinh nghiệm không phải là người không bao giờ gặp vấn đề. Họ thường là người biết bắt đầu từ đâu khi vấn đề xuất hiện.
Có thể bắt đầu bằng việc xác định sai lệch nằm ở đâu, thu thập dữ liệu liên quan, kiểm tra chứng từ, trao đổi với bộ phận liên quan, đánh giá ảnh hưởng rồi mới lựa chọn cách xử lý. Khi làm được điều này, kiến thức nghiệp vụ mới thực sự phát huy giá trị.
Kết luận
Giỏi nghiệp vụ là nền tảng không thể thiếu đối với người làm kế toán, nhưng đó chưa phải toàn bộ năng lực quyết định hiệu quả công việc. Trong môi trường doanh nghiệp, kế toán còn phải biết kiểm tra, phân tích số liệu, tổ chức công việc, sử dụng công cụ, giao tiếp và xử lý những vấn đề phát sinh.Khoảng cách giữa một người “biết làm kế toán” và một người “làm nghề kế toán tốt” thường nằm ở cách họ vận dụng kiến thức chuyên môn vào những tình huống thực tế. Một người có thể định khoản chính xác, nhưng nếu không nhận ra số liệu bất thường thì vẫn có thể bỏ sót vấn đề. Một người có thể lập báo cáo đúng, nhưng nếu không biết giải thích những biến động quan trọng thì giá trị của báo cáo cũng bị hạn chế.
Vì vậy, thay vì chỉ đặt mục tiêu ngày càng giỏi nghiệp vụ, kế toán có thể phát triển theo hướng rộng hơn: hiểu bản chất giao dịch, kiểm soát được số liệu, nhìn ra vấn đề, tổ chức công việc tốt và truyền đạt thông tin rõ ràng.
Khi những năng lực này được kết hợp với kiến thức chuyên môn, công việc kế toán sẽ không còn đơn thuần là ghi nhận những gì đã xảy ra. Người kế toán có thể chủ động phát hiện vấn đề, hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình tài chính và từng bước tạo ra nhiều giá trị hơn từ chính những con số mình quản lý.
Nguồn: 12 Kỹ năng kế toán quan trọng mà nhà tuyển dụng tìm kiếm - PACEhttps://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/ky-nang-ke-toan
