Văn hóa 5S của người Nhật tại AGS

Khi vào làm cho một công ty nào đó, chắc hẳn các bạn phải tuân theo những quy định mà nội bộ công ty đặt ra. Ở AGS cũng thế, tuy nhiên, bên cạnh những quy định thường thấy như không đến trễ, không sử dụng điện thoại trong giờ làm việc thì tại AGS còn có một quy định có phần đặc biệt hơn đôi chút. Đó là quy định về 5S.
Vậy 5S là gì và được thực hiện tại công ty kế toán AGS thế nào, chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu nhé!
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

1. Seiri (Sàng lọc)

Seiri có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Khi làm việc tại AGS, các bạn sẽ được hướng dẫn cách sàng lọc tài liệu. Ví dụ như khi hoàn thành một nghiệp vụ cho khách hàng, các bạn cần sắp xếp những giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ đấy vào file riêng, và lưu trữ cùng hồ sơ của khách hàng đó. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, giấy tờ được chuẩn bị đôi khi sẽ có sai sót, do đó các bạn cần sắp xếp những tài liệu này ở một nơi riêng, tránh nhầm lẫn với những tài liệu khác

2. Seiton (Sắp xếp)

Tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Nhân viên tại AGS luôn phải sắp xếp bàn làm việc của mình cho thật ngăn nắp và trật tự. Những vật dụng thường sử dụng sẽ được đặt ngay ngắn trên bàn, những vật dụng cá nhân và những giấy tờ ít sử dụng sẽ được xếp vào tủ riêng của mỗi người. Hồ sơ, giấy tờ cũng sẽ được sắp xếp theo thứ tự thời gian trên kệ tài liệu, và các bạn phải trả lại đúng vị trí ban đầu nếu có việc cần sử dụng chúng.

3. Seiso (Sạch sẽ)

Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ. Mỗi sáng, nhân viên tại AGS sẽ được sử dụng khoảng 15 phút để vệ sinh nơi làm việc của mình và các khu vực công cộng như kệ tài liệu, hành lang. Lau bàn, hút bụi là công việc quen thuộc mỗi sáng của nhân viên AGS đấy!

4. Seiketsu (Săn sóc)

Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bước thứ 4 trong phương pháp 5S của người Nhật là Seiketsu. Sẽ thật vô nghĩa nếu bạn phân loại, sắp xếp và vệ sinh mọi thứ thật ngăn nắp, sạch sẽ nhưng lại không duy trì được điều đó nhỉ!? Trong suốt thời gian làm việc, nhân viên sẽ luôn duy trì sự ngăn nắp, sạch sẽ và đến cuối tuần sẽ lại tổng sắp xếp, vệ sinh lại lần nữa. Giữ gìn nơi làm việc là một cách để chúng ta làm việc năng suất, hiệu quả hơn đấy!

5. Shitsuke (Sẵn sàng)

Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S. Cho dù là nhân viên mới hay nhân viên cũ, mọi người ở AGS luôn nhắc nhở nhau thực hiện và giữ gìn phương pháp 5S, cũng như tuân thủ các bước của 5S một cách chính xác và cẩn thận nhất. Đồng thời, cũng luôn trong tâm thế sẵn sàng làm việc và nhận chỉ thị từ cấp trên.