ĐÓNG CỬA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN – Tổng quan, bối cảnh, hồ sơ trình tự và các thủ tục sau khi giải quyết thuế

AGS JP Hoai Phuc

1 thg 12, 2023

1. VPĐD của doanh nghiệp là gì?

Khái niệm: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở.

Chức năng: Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

(Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020)

2. Những trường hợp nào chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện?

* Căn cứ Pháp lý:

Nghị định 07/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/03/2016.

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.

* Căn cứ theo quy định tại Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, cụ thể như sau:

- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.

- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.

- Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.

- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định tại Điều 44 Nghị định này.

- Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định này.

3. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cụ thể như sau:

- Hồ sơ 01 bộ, bao gồm:

+ Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định này:

+ Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh (đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định này) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định này);

+ Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội:

+ Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động:

+ Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

4. Trình tự nộp hồ sơ xin chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện:

(Căn cứ Pháp lý: Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đóng cửa văn phòng đại diện (các hồ sơ đã được nêu trên).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KHĐT).

Có thể nộp hồ sơ theo 2 cách sau:

- Cách 1: Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện trực tiếp tại Bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KHĐT tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.
- Cách 2: Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 3: Sở KHĐT xử lý hồ sơ và trả kết quả:

Sau khi nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc doanh nghiệp yêu cầu văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 4: Hoàn trả dấu doanh nghiệp lại cho Cơ quan Công an:

Đối với văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, thì khi giải thể doanh nghiệp cần phải trả lại con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an đã cấp mẫu dấu trước đó.

4. Các thủ tục sau khi giải quyết thuế

Bước 1: Đóng tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện

Sau khi Cơ quan thuế quyết toán và ra văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện, Văn phòng đại diện thực hiện đóng tài khoản ngân hàng đã mở.

Bước 2: Thực hiện trả dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố

Hồ sơ trả dấu văn phòng đại diện bao gồm:Công văn trả dấu của Văn phòng đại diện;

Con dấu của Văn phòng đại diện;

Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;

Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện;

Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;

Bản sao Văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cơ quan thuế;

Thời gian thực hiện thủ tục trả dấu:Cơ quan công an tiếp nhận hồ sơ trả dấu và ra Thông báo hủy dấu của Văn phòng đại diện trong thời gian 3 -5 ngày làm việc.

Bước 3: Thanh lý tài sản (nếu có)

- Các bước tiến hành việc thanh lý tài sản diễn ra như sau:

Thứ nhất: Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản.

Hội đồng thanh lý tài sản có nhiệm vụ thống kê, phân loại, số lượng, thu nhập hồ sơ kỹ thuật, các giấy tờ liên quan đến tài sản. Hội đồng thanh lý tài sản cũng đồng thời kiểm tra, đánh giá chất lượng tài sản và xác định tài sản tương xứng là bao nhiêu. Tổ chức, thực hiện việc thanh lý tài sản và lựa chọn đối tác thanh lý tài sản.

Thứ hai: Kiểm tra, đánh giá chất lượng tài sản và giá trị tài sản tương ứng.

Hội đồng thanh lý tài sản sẽ đánh giá chất lượng còn lại của tài sản dựa trên các yếu tố thực tế như: sổ bảo hành, vận hành thực tế, số lần sửa chữa, hao tốn nguyên liệu, mức độ cần thiết của tài sản... Dựa trên những đánh giá chất lượng đó mà Hội đồng thanh lý tài sản cũng xác định được giá trị còn lại của tài sản để có thể đưa ra hình thức thanh lý đối vời từng loại tài sản.

Thứ ba: Bán tài sản

Tài sản sau khi được kiểm tra, đánh giá sẽ được bán dưới các hình thức như: bán chỉ định hoặc thông báo bán công khai; bán đấu giá. Sau khi hoàn tất việc bán tài sản, khoản thu được sẽ được dùng để thực hiện thanh toán khoản nợ và nghĩa vụ còn lại của công ty giải thể (nếu có). Phần còn lại sau khi thực hiện xong nghĩa vụ và hoàn tất thanh toán các khoản nợ sẽ được chia cho các thành viên công ty theo tỷ lệ góp vốn (đối với Công ty TNHH một thành viên thì khoản thu còn lại sẽ được Chủ sở hữu công ty thu hồi lại).