Tìm hiểu “Kỹ thuật ghi chép” từ 2 cựu nhân viên của McKinsey (Phần 1)

[Mỗi ngày đều bận rộn, tăng ca liên tục, đầy rẫy stress]

[Thấy mọi người xung quanh đều sử dụng sổ tay nên cũng mua thử nhưng không thể sử dụng một cách hiệu quả…]

Trong bài này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến những bạn như thế một số kỹ thuật ghi sổ được các doanh nhân hàng đầu thực hiện. Chúng tôi sẽ tập trung vào 2 nhà quản lý đến từ công ty tư vấn lớn McKinsey & Company. Nếu bạn sử dụng sổ tay giỏi như họ, chắc chắn bạn cũng có thể nâng cao hiệu quả công việc của mình.

1. Chia lịch trình của bạn theo “chủ đề” và phân bổ nó theo ngày

Những doanh nhân bận rộn họ có rất nhiều công việc khác nhau, như là họp hành, chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin,...có rất nhiều nhiệm vụ phát sinh. Mỗi lần như vậy, nhiều người lại ghi hết chúng vào lịch trong sổ tay. Tuy nhiên, đó không phải là cách giúp làm việc hiệu quả nhất.

Chúng tôi khuyên bạn hãy thử phân chia các nhiệm vụ theo chủ đề. Sau đó, hãy sắp xếp ngày hoàn thành nhiệm vụ vào từng chủ đề. Ví dụ như thế này.

• Lịch trình “họp hành” như là họp với công ty A, họp nội bộ công ty, sắp xếp vào ngày 3/10.
• Lịch trình “chuẩn bị tài liệu” như là chuẩn bị tài liệu cuộc họp, chuẩn bị báo cáo, xếp vào ngày 4/10
• Lịch trình liên quan đến “thu thập thông tin” như thu thập tài liệu, nghiên cứu đánh giá, sắp xếp vào ngày 5/10

Người thực hiện phương pháp này là ông Kohei Takashima, từng làm ở McKinsey và hiện là giám đốc của công ty TNHH Oisix La Daichi. Ông ta nói rằng:

“Thật khó để nắm bắt nhịp độ công việc khi vừa có những cuộc họp ngắn - nơi mà tôi liên tục đưa ra những hướng dẫn và phê duyệt, sau đó lại thực hiện một cuộc họp sáng tạo kéo dài. Vì vậy, tôi chia thành từng chủ đề, như là “Hôm nay là ngày có cuộc họp 30 phút”, “Hôm nay là ngày có cuộc họp 2 tiếng”.

Theo ông Takashima, nhờ việc chia chế độ công việc theo từng ngày sẽ giúp chúng ta cải thiện khả năng tập trung, và nâng cao năng lực tư duy của mình.

Xét từ quan điểm chức năng của não thì đây cũng là một phương pháp hữu hiệu.

Takeshi Furukawa, nhà tư vấn về hình thành thói quen, khuyên rằng: “Dù cho nhiệm vụ có khác nhau, chúng ta nên cố gắng làm cùng một công việc vào cùng một thời điểm, càng nhiều càng tốt” như một thói quen làm việc hiệu quả dựa trên cách thức hoạt động của bộ não. Lý do là nếu làm những công việc khác nhau cùng lúc sẽ khiến não bạn căng thẳng.

“Mỗi khi bạn chuyển đổi loại công việc thì não của bạn phải “chuyển số”. Mặc dù bạn đang chạy xe với tốc độ nhanh thì nếu “chuyển số”, việc khởi động lại thế nào cũng chậm đi vì cần có thời gian để “lấy đà”. Việc này lặp đi lặp lại nhiều lần trong 1 ngày sẽ làm cho hiệu suất công việc giảm sút"

Bằng cách chia nhiệm vụ thành các chủ đề như ông Takashima, ta sẽ giảm được số lần “chuyển số” của bộ não và nâng cao hiệu suất công việc. Từ đó, việc giữ cân bằng trong công việc cũng dễ dàng hơn.