Horenso là gì? Bí quyết làm việc nhóm hiệu quả của người Nhật

Ho- ren-so là một trong những quy tắc quan trọng khi làm việc tại các công ty Nhật Bản mà bất kỳ nhân viên nào cũng được đào tạo. Để hiểu rõ quy tắc này hơn thì chúng ta cùng tham khảo bào viết dưới đây nhé.

1. Quy tắc HORENSO là gì?

HORENSO là quy tắc làm việc quan trọng của người Nhật là viết tắt của:

HOKOKU : Báo cáo
RENRAKU: Liên lạc
SODAN : Thảo luận

Trong đó, HOKOKU có nghĩa là thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay những vấn đề đã được hoàn tất. RENRAKU là luôn cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan tránh trường hợp phát sinh. Còn SODAN chính là sự bàn bạc, thảo luận với mọi người khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để tất cả cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất

2. Áp dụng quy tắc HORENSO trong giải quyết công việc

Để làm việc hiệu quả nhất chúng ta cần biết vận dụng tốt quy tắc Horenso trong các công việc hàng ngày như:

報告(hokoku): báo cáo

Đây là việc báo cáo lại kết quả các công việc cho cấp trên, bao gồm: kết quả công việc và các vấn đề găp phải.

Thông báo dựa trên kết quả thu được, báo cáo cần ngắn gọn, xúc tích
Không được bỏ qua các báo cáo giữa

連絡 (renraku): liên lạc

Chính là việc thông báo cho những người liên quan khi có các vấn đề như: thông báo cho cấp trên, thông báo cho những người cùng team, những người có liên quan.

Cùng chia sẻ thông tin
Không thêm thắt hoặc thay đổi thông tin

相談 (Soudan): bàn bạc

Khi có một vấn đề xảy ra cần bàn bac với người cấp trên hoặc là các trưởng nhóm để đưa ra giải pháp.
Nếu chưa hiểu rõ vấn đề nên bàn luận trao đổi, dù vấn đề đấy còn khá nhỏ.
Sau khi thống nhất, kết quả cuối cùng phải được truyền đạt đến những người liên quan

3. Luyện tập quy tắc HORENSO với tình huống mẫu

Để hiểu rõ hơn về HORENSO, hãy thử suy nghĩ về tình huống sau đây.
Tình huống: Vì gia đình có việc quan trọng nên bạn không đi làm được
Cách giải quyết: Khi thấy mình sẽ không đi làm được bạn cần "Liên lạc – RENRAKU” với cấp trên xin phép nghỉ và trình bày lí do của mình. Bởi vì thời gian làm việc đã được quy định trong điều khoản cam kết của hợp đồng của bạn và công ty nên việc liên lạc với cấp trên là hết sức cần thiết.
Việc liên lạc vào thời điểm “ngay khi nhận ra bạn không thể đi làm được” là rất quan trọng. Bởi nó giúp bạn và những người có liên quan chủ động hơn về thời gian, ví dụ như sẽ dời buổi họp lại ngày hôm sau hoặc biết cách trả lời khách hàng, lãnh đạo cấp cao khi có người tìm bạn

Ví dụ trên chỉ là một ví dụ nhỏ nhưng nếu áp dụng ở những vấn đề lớn hơn, phạm vi lớn thì có tác dụng cực lớn. Một tập thể chỉ có thể vững vàng khi có sự hỗ trợ của tất cả các cá nhân trong đó. Do đó, tinh thần làm việc nhóm luôn được người Nhật cực kì quan tâm. Những thông tin hữu ích cần phải được chia sẻ cho nhau, chứ không chỉ giữ cho riêng cá nhân nào. Các bước thực hiện để hỗ trợ lẫn nhau như vậy chính là HORENSO!