Horenso là gì? Bí quyết làm việc nhóm hiệu quả của người Nhật

Như chúng ta đã biết, Horenso là một trong những phương pháp được đánh giá cao và đã được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản. Phương pháp này được phát triển dựa trên 3 nguyên tắc chính: Houkoku (報告 - Báo cáo), Renraku (連絡 - Liên lạc) và Soudan (相談 - Bàn bạc).

Vậy tại sao phương pháp Horenso tưởng chừng đơn giản này lại có thể mang đến hiệu quả lớn trong môi trường làm việc chuyên nghiệp như kế toán, kiểm toán? Hãy cùng tôi chia sẻ góc nhìn này trong bài viết hôm nay. 

1. Quy tắc HORENSO là gì?

HORENSO là quy tắc làm việc quan trọng của người Nhật là viết tắt của:

• HOKOKU  : Báo cáo
• RENRAKU: Liên lạc
• SODAN    : Thảo luận

Trong đó, HOKOKU có nghĩa là thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay những vấn đề đã được hoàn tất. RENRAKU là luôn cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan tránh trường hợp phát sinh. Còn SODAN chính là sự bàn bạc, thảo luận với mọi người khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để tất cả cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất

2. Áp dụng quy tắc HORENSO trong giải quyết công việc

Để làm việc hiệu quả nhất chúng ta cần biết vận dụng tốt quy tắc Horenso trong các công việc hàng ngày như:

報告(hokoku): báo cáo

Đây là việc báo cáo lại kết quả các công việc cho cấp trên, bao gồm: kết quả công việc và các vấn đề găp phải.

• Thông báo dựa trên kết quả thu được, báo cáo cần ngắn gọn, xúc tích
• Không được bỏ qua các báo cáo giữa

連絡 (renraku): liên lạc

Chính là việc thông báo cho những người liên quan khi có các vấn đề như: thông báo cho cấp trên, thông báo cho những người cùng team, những người có liên quan.

• Cùng chia sẻ thông tin
• Không thêm thắt hoặc thay đổi thông tin

相談 (Soudan): bàn bạc

Khi có một vấn đề xảy ra cần bàn bac với người cấp trên hoặc là các trưởng nhóm để đưa ra giải pháp.
Nếu chưa hiểu rõ vấn đề nên bàn luận trao đổi, dù vấn đề đấy còn khá nhỏ.
Sau khi thống nhất, kết quả cuối cùng phải được truyền đạt đến những người liên quan

3. Luyện tập quy tắc HORENSO với tình huống mẫu

Để hiểu rõ hơn về HORENSO, hãy thử suy nghĩ về tình huống sau đây.
Tình huống: Vì gia đình có việc quan trọng nên bạn không đi làm được
Cách giải quyết: Khi thấy mình sẽ không đi làm được bạn cần "Liên lạc – RENRAKU” với cấp trên xin phép nghỉ và trình bày lí do của mình. Bởi vì thời gian làm việc đã được quy định trong điều khoản cam kết của hợp đồng của bạn và công ty nên việc liên lạc với cấp trên là hết sức cần thiết.

Việc liên lạc vào thời điểm “ngay khi nhận ra bạn không thể đi làm được” là rất quan trọng. Bởi nó giúp bạn và những người có liên quan chủ động hơn về thời gian, ví dụ như sẽ dời buổi họp lại ngày hôm sau hoặc biết cách trả lời khách hàng, lãnh đạo cấp cao khi có người tìm bạn

4.Quy tắc Horenso đem lại những lợi ích gì?

Học, rèn luyện và ứng dụng các kỹ năng theo nguyên tắc Horenso chính là học cách làm việc nhóm hiệu quả hơn để thúc đẩy hiệu suất công việc cũng như kiểm soát công việc tốt hơn, ít rủi ro hơn.  Theo đó, bạn sẽ biết cụ thể:

• Khi nào phải Báo cáo và cách thức Báo cáo ngắn gọn, đầy đủ, dễ hiểu.
• Khi nào phải Liên lạc và cách thức Liên lạc rõ ràng, thông suốt, đúng đối tượng.
• Khi nào phải Bàn bạc và cách thức Bàn bạc nhanh chóng, mang lại kết quả.
• Cách thức nhận chỉ thị của cấp trên hiệu quả.

Đây chính là những lợi ích cụ thể mà quy tắc này đem lại, nó cũng bao hàm hầu hết các kỹ năng yêu cầu khi làm việc nhóm. Cách thức ứng dụng Horenso giúp giải quyết các rắc rối phát sinh trong quá trình làm việc nhóm, trong giao tiếp với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp nhằm mục đích đem lại hiệu suất công việc cao nhất.

5.Để thực hiện tốt việc bàn bạc với đồng nghiệp, bàn bè... thì chúng ta cần thực hiện các hoạt động sau đây:

1. Xác định thời điểm

• Khi biết là tự bản thân mình không thể giải quyết vấn đề đúng hạn
• Khi xử lý được một vấn đề chung, ảnh hưởng đến nhiều người hoặc mục tiêu chung của tập thể

2. Xác định đối tượng bàn bạcNhững người cần bàn bạc thông thường sẽ bao gồm:

• Những người có kinh nghiệm, có kỹ năng giải quyết vấn đề
• Người có quyền hạn quyết định vấn đề
• Những người bị ảnh hưởng bới vấn đề

3. Xác định cách thức bàn bạcDựa vào thời điểm, đối tượng và độ nghiêm trọng của vấn đề cần bàn bạc để xác định phương thức. 

Ví dụ như:

• Chat work, 
• Mail
• Điện thoại
• Meeting,  

4. Chuẩn bị kỹ nội dung bàn bạc

• Chuẩn bị tài liệu mô tả rõ ràng vấn đề đang gặp phải
• Khoanh vùng phạm vi ảnh hưởng của vấn đề
• Mô tả những nội dung phân tích, giải pháp mà bản thân đã làm thử
• Đưa ra nội dung cần giúp đỡ
• Sử dụng phương pháp 5W2H để nội dung đầy đủ nhất
• Luyện tập áp dụng quy tắc Hourensou vào công việc hàng ngày

6. Vì sao Horenso đặc biệt phù hợp với ngành kế toán - kiểm toán?

Trong ngành Kế toán - Kiểm toán, mỗi con số hay mỗi báo cáo tài chính đều đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối và tính tuân thủ quy tắc cao. Bất kỳ sự chậm trễ hoặc sai lệch nhỏ nào cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng không chỉ đối với cá nhân mà cò ảnh hưởng đến uy tín công ty.
Và việc áp dụng phương pháp Horenro chính là giải pháp để chúng ta hạn chế tối đa những sai sót không đáng có, vì Horenso sẽ giúp:

• - Giảm thiểu rủi ro sai sót: Việc báo cáo và trao đổi thường xuyên sẽ giúp phát hiện lỗi kịp thời trước khi gây hậu quả nghiêm trọng.
• - Tăng cường sự phối hợp: Trong các cuộc kiểm toán, kế toán viên thường phải làm việc nhóm hoặc phối hợp với khách hàng. Horenso giúp mọi người tránh hiểu lầm hoặc làm trùng lặp công việc.
• - Phát triển tư duy làm việc chuyên nghiệp: Khi được khuyến khích báo cáo - liên lạc - bàn bạc thường xuyên, nhân viên sẽ dần hình thành thói quen làm việc có tổ chức, biết chia sẻ và học hỏi lẫn nhau.

7. Làm sao để áp dụng phương pháp Horenso hiệu quả trong doanh nghiệp Việt Nam?

Không thể phủ nhận rằng văn hóa làm việc giữa Việt Nam và Nhật Bản có nhiều điểm khác biệt. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là phương pháp Horenso không thể áp dụng thành công tại doanh nghiệp Việt. Dưới góc độ HR, tôi nhận thấy cần có những bước sau.

• - Đào tạo nhận thức cho nhân viên mới: Ngay từ khi gia nhập công ty, nhân viên cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc báo cáo, liên lạc và bàn bạc. Đây không chỉ là trách nhiệm, mà còn là biểu hiện của tính chuyên nghiệp.
• - Khuyến khích sự cởi mở, không đổ lỗi: Một trong những rào cản khiến nhân viên ngại báo cáo hay tham vấn là sợ bị trách mắng.Do đó, các cấp quản lý cần tạo một môi trường làm việc an toàn, nơi mọi người có thể chia sẻ mà không bị đánh giá.
• - Sử dụng công cụ hỗ trợ: Các phần mềm như email hay các nền tảng quản lý công việc có thể giúp duy trì luồng thông tin rõ ràng và minh bạch.