Cách sử dụng Auditing Tools (Cơ Bản)

Trong Excel, chúng ta luôn sử dụng các công thức với những hàm đã đặt sẵn hay tìm hiểu các hàm này qua mạng rồi sao chép nó vào. Nếu bạn sao chép những hàm đơn giản dễ nhìn, không có rối nhiều, thì bạn có thể tự tay sửa hay thêm thắc gì thêm cho nó hỗ trợ cho trang tính tốt hơn.

Nhưng lỡ như bạn gặp phải những hàm mà quá dài, nhìn vào mà nhức cả đầu thì làm sao. Tất nhiên, bạn sẽ phải mò từng ô mà hàm bạn đang sử dụng, tìm ô đó và sửa. Tìm mò vậy sẽ mất nhiều thời gian. Phải chăng có một cách để tìm ra những ô mắc lỗi đó nhanh hơn không?

Thật may bạn đã đọc được bài này! Mình sẽ giới thiệu cho bạn cách tìm những ô mà hàm đang sử dụng và tìm ô hàm khi bạn quên nó để đâu. Qua đây, các bạn có thể tìm những ô mà những cái hàm khó chịu đó đang sử dụng. Qua đó, công việc làm của bạn sẽ hiệu quả hơn và việc tìm lỗi sẽ đỡ mệt hơn.

Chúng ta hãy bắt đầu nào!

1. Giới thiệu sơ lược về Formula Auditing tools/ Công cụ kiểm tra công thức trên Excel

Công cụ kiểm tra công thức trong Excel là một tập hợp các tính năng giúp người dùng kiểm tra và phân tích các công thức được sử dụng trong trang tính của họ. Chúng được tìm thấy trên tab Công thức của dải băng Excel, trong nhóm lệnh Kiểm tra Công thức. Sử dụng những công cụ này, người dùng có thể nhanh chóng xác định và khắc phục lỗi trong công thức Excel, tiết kiệm thời gian và ngăn ngừa sai sót.

Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu cho các bạn 3 công cụ cơ bản để kiểm tra công thức, bao gồm: Trace Precedents, Trace Dependents và Remove Arrows.

Bây giờ chúng ta sẽ cùng nhau xem các công cụ được sử dụng như thế nào!

2. Trace Precedents

Công cụ Trace Precedents hiển thị các ô được sử dụng trong một công thức. Nó giúp bạn thấy được các ô mà hàm excel của bạn đang sử dụng.

Đây là một ví dụ về cách theo dõi các ô mà hạm đang sử dụng trong Excel.

Ô B14 đang thể hiện một công thức trừ với kết quả ra là $175,175.

Để kiểm tra xem ô nào được sử dụng để tính giá trị này, hãy thực hiện như sau:

Nhấp vào ô B14.
Chuyển đến tab Formula và chọn 'Trace Precedent'.

Kết quả là:

Một mũi tên theo dõi xuất hiện. Nếu nó có màu xanh nghĩa là công thức không có lỗi. Nếu mũi tên màu đỏ thì có nghĩa là có lỗi. Mũi tên theo dõi hiển thị các ô được sử dụng để tính toán ô đang chọn (B14). Trong trường hợp của ví dụ này, Ô B9 và Ô B12 được sử dụng để tính toán ô B14; chúng là các ô được dùng của ô B14. Mối quan hệ của họ được thể hiện bởi công cụ 'Trace Precedent'.

3. Trace Dependents

Công cụ Trace Dependents hiển thị các ô phụ thuộc của một ô hàm cụ thể. Công cụ được dùng khi bạn lỡ quên ô đang được dùng cho hàm ở ô nào.

Để kiểm tra các ô phụ thuộc vào một ô cụ thể trong công thức của chúng (các ô phụ thuộc), hãy thực hiện như sau:

Nhấp vào ô B9,
Chuyển đến tab Formula và chọn 'Trace Dependents'.

Kết quả là:

Mũi tên đánh dấu tương tự màu xanh lam xuất hiện. Không có lỗi trong công thức. Mũi tên theo dõi cho thấy có những ô phụ thuộc vào B9 trong phép tính của chúng. Trong trường hợp của chúng tôi, các ô B12 và B14 là các ô phụ thuộc vào ô B9. Mối quan hệ giữa ba ô này được tiết lộ bằng 'Trace Dependent'.

4. Remove Arrows và Phím tắt liên quan

Sau khi kiểm tra mối quan hệ giữa các ô, để xóa mũi tên theo dõi, chỉ cần quay lại tab Formulas và nhấp vào 'Remove Arrows'.

Công cụ này có 3 tùy chọn:

Remove Arrows: để xóa tất cả các mũi tên theo dõi được vẽ bởi Tiền lệ theo dõi và Người phụ thuộc theo dõi.
Remove Precedent Arrows: để xóa các mũi tên theo dõi chỉ được hiển thị bởi 'Trace Precedent'.
Remove Dependent Arrows: để xóa các mũi tên theo dõi chỉ được hiển thị bởi 'Trace Dependent'.