Lập Hóa Đơn Hay Chứng Từ Kế Toán Trong Trường Hợp Phát Hành Voucher Tặng Khách Sử Dụng Sản Phẩm, Dịch Vụ?

 Kế toán phải lập Hóa đơn hay lập Chứng từ kế toán trong trường hợp phát hành voucher tặng khách sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty?

Việc phát hành voucher tặng khách hàng là một chiến lược tiếp thị phổ biến của các công ty để thu hút khách hàng, tăng doanh số bán hàng và xây dựng mối quan hệ khách hàng trung thành. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai chương trình voucher, các công ty cần lưu ý về các vấn đề liên quan đến vấn đề thuế, đặc biệt là việc lập hóa đơn hoặc lập chứng từ kế toán.

I. Định nghĩa và tính chất của VOUCHER

Trước tiên, để hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng ta cần phải xem xét định nghĩa và tính chất của voucher. 

Voucher là một loại giấy chứng từ, thẻ hoặc mã số đại diện cho quyền lợi của người sử dụng để đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng từ công ty phát hành voucher. Voucher có thể có nhiều dạng, từ thẻ quà tặng, mã giảm giá, phiếu quà tặng, voucher dịch vụ, voucher ưu đãi, và nhiều loại voucher khác.

II. Phải lập Hóa đơn hay Chứng từ kế toán cho trường hợp phát hành voucher tặng khách sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty?

Trong quá trình phát hành và sử dụng voucher, các công ty cần lưu ý đến vấn đề lập hóa đơn hoặc lập chứng từ kế toán. Căn cứ vào tính chất sử dụng voucher mà kế toán sẽ phải xác định lập hóa đơn hay chứng từ kế toán

Các căn cứ Luật Kế toán và Luật Thuế

Theo quy định của Luật Kế toán tại Việt Nam

Voucher được xem như một chứng từ ghi nhận giao dịch giữa công ty phát hành voucher và người sử dụng voucher. Việc phát hành voucher được coi là một giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT, nếu voucher được phát hành có giá trị tương đương với giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ được đổi lấy bằng voucher đó. Công ty phát hành voucher cần lập hóa đơn hoặc chứng từ kế toán chịu thuế GTGT cho giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đổi lấy bằng voucher. Hóa đơn hoặc chứng từ kế toán này cần được lập và cung cấp cho người sử dụng voucher.

Do đó, công ty cần lập chứng từ kế toán để ghi nhận việc phát hành voucher và đổi lấy giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng. Chứng từ kế toán này cần được lưu giữ và bảo quản đúng quy định của Luật Kế toán.

Theo Luật Thuế GTGT

Các doanh nghiệp cần lập hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn điện tử (nếu được phép) cho việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có tính chất kinh doanh, và phải nộp thuế GTGT vào nguồn thu ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, trong trường hợp phát hành voucher tặng khách hàng mà chưa phát sinh giao dịch bán hàng hay cung cấp dịch vụ thực tế diễn ra, việc lập hóa đơn không cần thiết. Hóa đơn chỉ cần được lập khi khách hàng thực sự sử dụng voucher để đổi lấy sản phẩm hoặc dịch vụ, và lúc này mới có giao dịch bán hàng hay cung cấp dịch vụ xảy ra.

Xác định thời điểm cần lập chứng từ kế toán hay lập hóa đơn

Như vậy có thể chia thành 2 giai đoạn để xác định lập chứng từ kế toán hay lập hóa đơn:

Giai đoạn 1: Khi khách hàng chưa sử dụng voucher để mua sản phẩm, dịch vụ

Với trường hợp này, công ty đã phát hành voucher nhưng khách hàng chưa sử dụng voucher để phát sinh mua hàng. Kế toán chỉ cần lập chứng từ kế toán ghi nhận chi phí phát hành voucher, không lập hóa đơn

• Lập chứng từ kế toán ghi nhận số lượng voucher phát hành:
• Thực tế khách hàng chưa sử dụng voucher đó để mua sản phẩm dịch vụ nên kế toán chưa phải lập hóa đơn

Giai đoạn 2: Khi khách hàng đã sử dụng voucher để mua bán sản phẩm, dịch vụ 

Trong trường hợp này khi khách hàng có sử dụng voucher để mua hàng hóa, dịch vụ thì đơn vị sẽ không những phải lập chứng từ kế toán mà còn cần lập hóa đơn cho khách hàng do có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.

• Lập chứng từ chi ghi nhận số lượng voucher phát hành
• Lập hóa đơn GTGT do đã phát sinh hoạt động mua bán

III. Lưu ý khi lập hóa đơn và chứng từ kế toán cho voucher phát hành:

Trong trường hợp phát hành voucher tặng khách hàng, công ty cần lưu ý về việc lập hóa đơn hoặc chứng từ kế toán, xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, giá trị và thuế suất áp dụng cho voucher, cũng như bảo quản hóa đơn hoặc chứng từ kế toán đúng quy định của pháp luật. Đây là những bước cơ bản trong quá trình kế toán phát hành voucher.  

1. Nội dung chứng từ ghi nhận chi phát hành voucher

Trong trường hợp công ty phát hành voucher tặng khách hàng, cần lập chứng từ kế toán ghi nhận số lượng voucher phát hành, giá trị và giá trị thuế GTGT (nếu có) của chúng. Chứng từ này có thể là biên lai, phiếu thu, hoặc chứng từ kế toán khác tùy theo quy định của doanh nghiệp. Nội dung chứng từ cần ghi rõ thông tin về voucher, giá trị và mục đích sử dụng của chúng, cũng như thông tin của công ty phát hành voucher và khách hàng nhận voucher.

2. Xác định thời điểm ghi nhận chi phí phát hành voucher

Một vấn đề quan trọng khi phát hành voucher là xác định thời điểm ghi nhận chi phí. Chi phí từ việc phát hành voucher phải được ghi nhận vào kỳ kế toán tương ứng với thời điểm phát hành voucher, không phải là thời điểm người sử dụng voucher đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ. Điều này đồng nghĩa với việc công ty cần phải lập chứng từ kế toán chịu thuế GTGT từ việc phát hành voucher, ngay cả khi hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng chưa được người sử dụng voucher đổi lấy.

3. Giá trị và thuế suất áp dụng cho voucher

Công ty cần xác định giá trị của voucher và thuế suất áp dụng cho voucher phù hợp với quy định của Luật Thuế GTGT. Giá trị của voucher được tính dựa trên giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng được đổi lấy bằng voucher. Thuế suất GTGT áp dụng cho voucher cũng phải tuân thủ theo quy định của Luật Thuế GTGT hiện hành.

4. Bảo quản hóa đơn hoặc chứng từ kế toán

Hóa đơn hoặc chứng từ kế toán liên quan đến việc phát hành voucher cần được bảo quản đúng quy định của pháp luật, bao gồm việc lưu giữ trong thời gian quy định và đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác của thông tin trên hóa đơn hoặc chứng từ kế toán.

5. Đảm bảo quá trình phát hành voucher là hợp lệ

Ngoài ra, công ty cũng cần đảm bảo quá trình phát hành voucher là hợp lệ, bao gồm việc tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin khách hàng, chính sách hoàn trả, điều kiện sử dụng voucher, và các quy định pháp lý khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.

Việc lập và quản lý hóa đơn, chứng từ kế toán đúng quy định sẽ giúp công ty đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý, hoặc sai sót trong kế toán và tổng hợp báo cáo tài chính. Do đó, cần hợp pháp hóa, minh bạch, và đúng quy định trong việc phát hành voucher tặng khách hàng.