Được hủy hóa đơn đã kê khai thuế đầu ra không? Thực hiện sao cho chuẩn?

1. Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra

Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra được quy định rõ tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC. Các hóa đơn phải đáp ứng được nội dung khớp, chính xác giữa các liên hóa đơn với mỗi loại hóa đơn khác nhau. Cụ thể:

Nội dung hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Hóa đơn được thể hiện dưới các hình thức: Hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, Các chứng từ được in, phát hành, quản lý, sử dụng như hóa đơn gồm phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Các loại hóa đơn bao gồm:

• Hóa đơn bán hàng

• Hóa đơn GTGT

• Hóa đơn khác như vé, thẻ, tem, phiếu thu tiền, phiếu thu tiền vận chuyển, cước hàng không, kho bãi.

• Nội dung trên hóa đơn cần đảm bảo:

• Không tẩy xóa, sửa chữa

• Không sử dụng mực đỏ, chỉ dùng một loại màu mực và không bị phai

• Phần còn trống phải gạch chéo

• Nếu hóa đơn tự tin thì không cần gạch phần trống, không ngắt quãng phần chữ, số, không viết đè

• Trường hợp, người mua không có nhu cầu lấy hóa đơn, kế toán cần ghi “người mua không lấy hóa đơn”

Các liên của hóa đơn phải có nội dung trùng khớp: Đối với các hóa đơn được lập 1 lần thành nhiều lần, nội dung hóa đơn đầu ra phải được thống nhất một con số giữa các liên. Có thể thay thế các liên bằng một bảng kê khai các chi tiết mà hóa đơn đã lập như: Thu phí ngân hàng, tiền điện nước, vé vận tải… Nếu không khớp, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định tại điểm c, khoản 1 Điều 16 của TT39/2014/TT -TBC.

Hóa đơn được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn: Trường hợp, nhiều đơn vị, cơ sở trực thuộc nhận ủy nhiệm bán hàng cùng hình thức hóa đơn đặt in thì phía tổ chức phải nắm bắt được tình hình để phân bổ ủy nhiệm cho cơ sở, đơn vị, cơ quan. Các đơn vị, cơ quan, cơ sở trong hệ thống phải sử dụng hóa đơn có số thứ tự nhỏ trước rồi mới đến lớn trong phạm vi hóa đơn phân chia.

Trường hợp, hóa đơn tự in hay hóa đơn điện tử được sử dụng chung cho nhiều đơn vị trực thuộc có cùng phương thức ký hiệu truy xuất ngẫu nhiên từ một máy thủ thì phương án truy xuất này cần được doanh nghiệp đưa ra phương án phù hợp. Thứ tự lập hóa đơn vẫn được tính từ nhỏ đến lớn.

2. Quy định hủy hóa đơn đã kê khai thuế đầu ra

2.1 Quy định xử lý hóa đơn đã lập

Điều 20 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ tài chính đã hướng dẫn xử lý với các hóa đơn đã lập nhưng sai sót:

Nếu hóa đơn đã lập kịp thời phát hiện sai trước khi giao cho người mua, người bán sẽ gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

Nếu hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng dịch vụ, hàng hóa chưa cung ứng hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng người mua chưa kê khai thuế. Trường hợp này khi phát hiện phải hủy bỏ, người mua và người bán phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Trong biên phải, phải thể hiện được lý do, nguyên nhân vì sao thu hồi hóa đơn. Ngoài ra, hóa đơn lập sai sẽ được người bán gạch chéo liên, lập lại hóa đơn mới theo đúng quy định.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, hàng hóa, dịch vụ đã giao và cung ứng, người mua, người bán đều đã kê khai thuế. Khi phát hiện, người bán và người mua phải có thỏa thuận bằng văn bản hoặc lập biên bản ghi rõ thông tin sai sót, đồng thời người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trong đó, cần ghi rõ thông tin điều chỉnh tăng hay giảm số lượng hàng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, giá bán… Người bán và người mua sẽ dựa vào hóa đơn điều chỉnh để kê khai điều chỉnh doanh số mua bán, thuế đầu vào, đầu ra. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

2.2. Quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập

Bộ tài chính quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập tại Điều 9, Thông tư số 32/2011/TT-BTC như sau:

Nếu người mua được bên bán gửi hóa đơn điện tử nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa giao và cung ứng, hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, cả hai bên bán và mua đều chưa kê khai thuế. Khi phát hiện sai sót, hóa đơn điện tử sẽ được hủy nếu bên bán và bên mua đồng ý, xác nhận. Hiệu lực hủy hóa đơn điện tử tùy theo thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử sau khi hủy phải được lưu trữ để phòng trường hợp cơ quan, nhà nước có thẩm quyền tra cứu, kiểm tra.

Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC sau đó gửi cho người mua. Lưu ý, phần nội dung phải có trên hóa đơn là: “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Trong trường hợp, người mua đã lập hóa đơn và gửi hàng, dịch vụ cho người bán, người bán, người mua đều đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện hóa đơn điện tử sai sót. Trong trường hợp này, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và có chữ ký điện tử của cả 2 bên. đồng thời, người bán tiến hành lập hóa đơn mới điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau cần phải ghi rõ số lượng hàng hóa, thuế suất thuế giá trị gia tăng, giá bán, tiền thuế giá trị gia tăng… tăng hay giảm. Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chính, người mua, người bán cần phải thực hiện kê khai quản lý thuế và hóa đơn hiện hành theo quy định pháp luật. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

3. Hủy hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác nhất hiện nay

3.1. Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử

Bước đầu hủy hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần làm là lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, biên bản hủy bỏ cần phải ghi rõ nội dung về lý do sai sót phải lập hóa đơn mới. Lưu ý, biên bản có hiệu lực khi có đóng dấu, chữ ký của hai bên theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

3.2. Hủy hóa đơn điện tử đã lập

Sau khi hoàn thành bước thứ nhất, doanh nghiệp cần tiến hành hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập. Doanh nghiệp có thể thực hiện bước này ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

3.3. Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Sau khi các công việc hủy hóa đơn và nộp hồ sơ thông báo hủy tới các cơ quan thuế hoàn tất, các doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Một điều lưu ý, các hóa đơn thay thế bắt buộc phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn, phải luôn có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… Ký hiệu… Ngày… tháng… năm…” trong bản hóa đơn lập lại.

4. Các trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã kê khai thuế GTGT đầu ra

4.1. Huỷ hoá đơn điện tử đã xuất chưa gửi khách hàng

Đối với trường hợp, doanh nghiệp đã thực hiện xuất hóa đơn, ký điện tử nhưng chưa gửi cho khách hàng đã kịp thời phát hiện sai sót. Hoặc đơn vị phát sinh thay đổi về việc không nhận hàng hóa, khách hàng hủy hợp đồng… trước khi hóa đơn gửi tới khách. Trong các trường hợp này, đơn vị cần lập biên bản thỏa thuận việc hủy/thu hồi hóa đơn điện tử vừa lập. Nội dung hóa đơn phải thể hiện rõ và có dấu, chữ ký. Vì bên mua chưa nhận được hóa đơn điện tử nên đơn vị tự cam kết chịu trách nhiệm về nội dung này, biên bản thỏa thuận không cần có chữ kỹ người mua. Nếu hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin, cần phải xuất bổ sung hóa đơn thay thế ngoài việc lập biên bản thỏa thuận hủy/thu hồi hóa đơn cũ.

4.2. Huỷ hoá đơn điện tử đã xuất nhưng chưa kê khai thuế GTGT

Nếu phát hiện sai sót khi hóa đơn điện tử đã xuất gửi khách hàng, ký điện tử cho khách hay dịch vụ, hàng hóa bị bên mua trả lại mà chưa kê khai thuế GTGT cả bên bán và mua, thực hiện như sau:

• Lập hồ sơ gồm: Văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn điện tử sai sót được thu hồi/hủy được đóng dấu đỏ hoặc ký hiệu điện tử đủ của 2 bên bán và mua.

• Hóa đơn điện tử thay thế cần ghi nội dung: “Hóa đơn này thay thế cho hoá đơn số …ký hiệu…ngày/tháng/năm.”

• Nếu mã số thuế không đổi nhưng hóa đơn bị sai tên, địa chỉ bên mua thì doanh nghiệp có thể lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh giữa 2 bên theo hướng dẫn của Thông tư 26/2015/TT-BT mà không cần lập hóa đơn thay thế mới.

4.3. Huỷ hoá đơn điện tử đã xuất và kê khai thuế GTGT

Đối với trường hợp, phát hiện sai sót sau khi hai bên đã kê khai thuế GTGT, hoặc một phần hay toàn bộ hàng hóa bị bên mua trả lại thì hóa đơn sẽ được xử lý như sau:

• Nếu phát hiện hóa đơn sai sót: Hai bên cần ký văn bản thỏa thuận giấy hoặc điện tử, dựa theo điều chỉnh mới để xuất hóa đơn điện tử. Lưu ý dành cho anh chị kế toán là hóa đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm.

• Nếu bên mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa: Kế toán của bên mua cần ghi rõ thông tin “hàng hoá trả lại cho người bán do sai quy cách, không đảm bảo chất lượng” khi bên mua xuất hóa đơn trả lại hàng bán cho bên bán.

• Nếu người mua là đối tượng không có hóa đơn, thì khi hủy hóa đơn, bên bán cần phải kèm theo biên bản thỏa thuận được ký đầy đủ xác nhận cả hai bên. Cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đã hủy để phục vụ việc tra cứu sau này.