Cách sử dụng Auditing Tools (Trung Cấp)

Xin chào các bạn! Đây sẽ là blog nối tiếp hướng dẫn sử dụng Auditing tools trên Excel. Nếu các bạn muốn xem blog trước thì hãy nhấn vào đây:

Cách sử dụng Auditing Tools (Cơ Bản)

Xem phần 1 qua đây nhé!

Mục đích blog này là để giới thiệu các công cụ còn lại trong Auditing tools. Đó là: Show Formulas, Error Checking, Evaluate Formula, và Watch Window.

Nếu các bạn muốn xem 3 công cụ đầu mà mình đã giới thiệu ở blog cũ. Xin hãy nhấn vào ô trên để xem. Bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục với các công cụ còn lại!

4. Show Formulas

Theo mặc định, các hàm và công thức trong Excel hiển thị kết quả tính toán trong các ô tương ứng. Thay vì nhấp vào từng ô một để kiểm tra công thức của chúng trong thanh công thức, bạn có thể sử dụng 'Show Formula' trong tab công cụ Formula Auditing.

Ngoài ra bạn có thể dùng phím tắt "Ctrl + ~" cho 'Show Formula'.

Kết quả là:

Tất cả các ô trong trang tính có chứa công thức giờ đây sẽ hiển thị các công thức đó thay vì kết quả phép tính.

5. Error Checking

Đôi khi, nếu có lỗi trong công thức, Excel sẽ trả về #DIV/0 hoặc #VALUE! thay vì giá trị mong đợi. Công cụ 'Error Checking' có một số tùy chọn để kiểm tra lỗi chi tiết.

Để tìm ra lỗi là gì và sửa các công thức, công cụ 'Error Checking' sẽ sẵn sàng hỗ trợ.

Để bắt đầu, hãy nhập giá trị x vào ô B11. Kết quả là chúng ta thấy hai ô phụ thuộc là B12 và B14, cả hai đều hiển thị lỗi #VALUE! lỗi.

Để kiểm tra lỗi trong công thức, hãy nhấp vào ô B12, chuyển đến tab Formula và chọn 'Error Checking'. Sau đó bạn sẽ thấy một cửa sổ mới tên là Error Checking.

Excel đã xác định lỗi trong ô B12 trong đó giá trị được sử dụng trong công thức là loại dữ liệu sai. Trong trường hợp trên, ô B11 có kiểu dữ liệu sai vì nó phải là số hoặc phần trăm thay vì giá trị văn bản.

Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào sau đây để tiếp tục:

Help on this Error:

Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang web cụ thể của Microsoft về loại lỗi bạn đang gặp phải và các đề xuất để sửa lỗi.

Show Calculation Steps:

Lệnh này sẽ đưa bạn qua từng giai đoạn của công thức để đánh giá (các) lỗi xảy ra ở đâu. Các bước sẽ dẫn đến lỗi sẽ được gạch chân. Đối với các công thức phức tạp hơn, bạn có thể nhấp vào nút "Đánh giá" để xác định ô gây ra lỗi. (Xem Công thức đánh giá bên dưới.)

Ignore Error:

Điều này yêu cầu Excel bỏ qua lỗi này để ô không còn bị gắn cờ nữa.

Edit in Formula Bar:

Điều này có nghĩa là bạn sẽ thực hiện các thay đổi cần thiết theo cách thủ công trong Thanh Công thức.

6. Evaluate Formula

Đôi khi, một giá trị hoặc kết quả trong Excel xuất phát từ nhiều phép tính và công thức trung gian. Để hiểu cách công thức đưa ra kết quả cuối cùng, bạn có thể sử dụng công cụ 'Evaluate Formula', trong đó các phần khác nhau của công thức được đánh giá riêng lẻ.

Sử dụng ví dụ tương tự, thực hiện như sau:

Nhấp vào ô B14.
Chuyển đến tab Formula và chọn 'Evaluate Formula'.

Cửa sổ Evaluate Formula sẽ xuất hiện, cho biết ô B14 là kết quả của ô B9 trừ ô B12.

Bấm vào Evaluate để xem kết quả của ô, trong ví dụ này, đó là ô B9, có giá trị là 269.500 USD.

Hoặc nhấp vào Step in, để xem các ô trước của ô B9, chúng ta có thể thấy bên dưới. Ô B9 là tổng của ô B2 đến B7.

7. Watch Window

Công cụ Watch Window không thực hiện bất kỳ việc kiểm tra công thức thực tế nào nhưng là một công cụ hữu ích và tiện lợi, đặc biệt là trên các bảng tính lớn. Nó cho phép bạn theo dõi các ô cụ thể và giá trị của chúng mà không cần phải cuộn đến vị trí của ô đó. Cửa sổ có thể di chuột qua bảng tính của bạn hoặc bạn có thể kéo nó vào một góc của màn hình để gắn nó vào bên cạnh hoặc cuối cửa sổ Excel.