Công tác kiểm kê hàng tồn kho trong kiểm toán BCTC và các thủ tục liên quan theo chuẩn mực kiểm toán hiện hành

3. Thủ tục kiểm kê của kiểm toán viên

Công tác kiểm kê của kiểm toán viên là một thủ tục quan trọng và không thể thiếu trong công tác kiểm toán nhằm cung cấp bằng chứng tin cậy về tính hiện hữu và đầy đủ của hàng tồn kho, đặc biệt khi giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong danh mục tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp tại ngày kết thúc niên độ.

Các loại HTK mà kiểm toán viên sẽ tập trung kiểm tra

• Những lô hàng mua vào ngày kết thúc niên độ được kiểm kê nhưng không ghi sổ kế toán.
• Hàng tồn kho giữ hộ có thể tính chung vào hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kiểm toán viên có thể gửi thư xác nhận đến các doanh nghiệp gửi hàng để xác nhận hàng hóa này không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, không tính vào tồn kho của doanh nghiệp.
• Đối với các trường hợp HTK đặc biệt khó xác định hoặc khó quan sát bằng mắt thường, kiểm toán viên có thể nhờ vào sự trợ giúp của các chuyên gia.

Các bước của thủ tục kiểm kê trên thực tế

Bước 1: Gặp gỡ khách hàng và thảo luận về các thủ tục, thời gian, địa điểm và các cá nhân liên quan

Trong bước này, kiểm toán viên sẽ thu thập các tài liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho việc công tác kiểm kê gồm:

Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản hàng tồn kho, chứng từ kho, chứng từ chuyển kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp và biên bản công tác kiểm kê hàng tồn kho của kiểm toán viên.

Trao đổi với doanh nghiệp để nắm được phương pháp tính giá hàng tồn kho.

Bước 2: Thực hiện công tác kiểm kê hàng tồn kho

(1) Các lưu ý khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho:

Trường hợp hàng tồn kho được xác định là trọng yếu đối với báo cáo tài chính thì kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho bằng cách:

(a) Tham gia kiểm kê hiện vật hàng tồn kho, trừ khi việc tham gia là không thể thực hiện được, nhằm:

❶ Đánh giá các hướng dẫn và thủ tục của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán đối với việc ghi chép và kiểm soát kết quả kiểm kê hiện vật hàng tồn kho của đơn vị;

❷ Quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm kê theo quy định của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán;

❸ Kiểm tra hàng tồn kho;

❹ Thực hiện kiểm kê chọn mẫu;

(b) Thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với các sổ kế toán ghi chép cuối cùng về hàng tồn kho của đơn vị để xác định liệu các sổ kế toán này có phản ánh chính xác kết quả kiểm kê hàng tồn kho thực tế hay không.

Ngoài ra, cần lưu ý HTK có nhiều rủi ro cao như hàng hóa, tài sản giá trị lớn, hàng tồn kho dễ bị hư hỏng cần được ưu tiên tập trung chọn mẫu phục vụ cho công tác kiểm toán.

Kiểm toán viên cũng cần đảm bảo thu thập đầy đủ chữ ký của các nhân sự tham gia kiểm kê của công ty cũng như là các phiếu xuất nhập kho gần nhất tại thời điểm kiểm kê. Thông thường Ban lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ ban hành Quyết định kiểm kê tài sản và HTK vào cuối năm và thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản và HTK bao gồm các thành viên như:

• Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng
• Cán bộ quản lý trực tiếp của các phòng ban đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản
• Cán bộ quản lý trực tiếp phòng quản lý tài sản
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản, kế toán kho, thủ quỹ của doanh nghiệp
• Các thành viên khác tham gia Hội đồng

Biên bản kiểm kê bắt buộc bao gồm thông tin về nhân sự tham gia kiểm kê, thời gian và địa điểm kiểm kê và các thông tin kết quả kiểm kê tài sản, HTK gồm số lượng trên sổ kế toán, số lượng trong thực tế, các chênh lệch (nếu có) và giải trình nguyên nhân chênh lệch.

(2) Các lưu ý khi đối chiếu hàng tồn kho trên sổ sách kế toán và kết quả kiểm kê thực tế

• Kiểm toán viên sẽ tổng hợp số dư hàng tồn kho, và đối chiếu với sổ cái, bảng cân đối phát sinh để rà soát tính chính xác số liệu HTK ghi nhận bởi doanh nghiệp.
• Kiểm toán viên sẽ thực hiện chọn mẫu hàng tồn kho từ sổ chi tiết hàng tồn kho và đối chiếu với biên bản kiểm kê để xác định các chênh lệch (nếu có).
• Kiểm toán viên sẽ thực hiện việc kiểm mẫu tồn kho từ sổ sách ra kho thực tế (book to floor) và thực hiện kiểm mẫu đã chọn từ kho thực tế với sổ sách (floor to book) để đảm bảo tính hiện hữu và đầy đủ của hàng tồn kho. Tính hiện hữu của hàng tồn kho, tài sản được thể hiện thông qua số lượng hàng tồn kho, tài sản trên sổ sách kế toán tồn tại trong thực tế ở các địa điểm lưu trữ, kho bãi của công ty. Trong khi đó, tính đầy đủ của hàng tồn kho được thể hiện thông qua số lượng hàng tồn kho, tài sản trong thực tế được ghi nhận đúng trong sổ sách kế toán của công ty.

(3) Các lưu ý khi thực hiện kiểm tra tính đúng kỳ (Test Cut off)

• Test cut off là một thủ tục kiểm tra quan trọng nhằm giúp Kiểm toán viên xác định được liệu doanh nghiệp có ghi nhận hàng tồn kho ít hơn thực tế tại thời điểm cuối kỳ (Test early cut off) hoặc nhiều hơn hàng tồn kho thực tế tại thời điểm cuối kỳ (Test late cut off).
• Để đảm bảo cho việc kiểm tra tính đúng kỳ (Test Cut off) được thực hiện đúng, doanh nghiệp cần dừng toàn bộ các hoạt động xuất nhập kho tại thời điểm kê. Kiểm toán viên cần rà soát số thứ tự của các phiếu xuất nhập trước và ngay sau khi kiểm đếm để đảm bảo tính liên tục. Nếu thứ tự các phiếu xuất nhập trước và sau kiểm đếm là liền nhau sẽ đảm bảo các ghi nhận kế toán là đầy đủ, còn ngược lại thì KTV cần phải truy xét nguyên nhân tại sao có sự chênh lệch.

4. Kết luận

Cơ chế hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục đích tạo ra lợi nhuận cho chủ sở hữu doanh nghiệp và các cổ đông. Trong đó nền tảng cho khả năng tạo ra lợi nhuận chính là quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả vì hàng tồn kho tồn quá nhiều hoặc hư hỏng, thất thoát đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý, sử dụng tài sản, HTK quá ít lại có thể gây gián đoạn sản xuất kinh doanh, cũng ảnh hưởng xấu đến khả năng tạo ra lợi nhuận.

Việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và công tác kiểm toán hàng tồn kho của các công ty kiểm toán độc lập giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến hàng tồn kho cũng như là các sai sót trong việc ghi nhận hàng tồn kho trên báo cáo cân đối kế toán và sai sót liên quan đến giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy, công tác kiểm kê hàng tồn kho cũng như kiểm toán cần phải được thực hiện đúng đắn, đầy đủ, và hợp lý dựa trên các chuẩn mực kế toán và kiểm toán cũng như quy định pháp luật hiện hành

Nguồn: https://amis.misa.vn/104880/cong-tac-kiem-ke-htk-trong-kiem-toan-bctc-va-cac-thu-tuc-lien-quan-theo-chuan-muc-kiem-toan-hien-hanh/