Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương cần quan tâm đến các chứng từ như:

• Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu 05 – LĐTL)
• Bảng thanh toán tiền lương, tiền công theo mẫu như trên

Ngoài ra, các chứng từ kế toán như hình thức trả lương theo thời gian cũng cần được lập theo đúng quy định.

Nếu doanh nghiệp trả lương theo hình thức khoán. 

Khi trả lương người lao động bằng hình thức khoán, kế toán tiền lương cần quan tâm đến các chứng từ như:

• Hợp đồng giao khoán (08 – LĐTL) .
• Biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng giao khoán (09 – LĐTL).
• Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (07 – LĐTL)

Đối với các khoản thưởng: 

Các khoản thưởng cần được căn cự dựa trên Bảng thanh toán tiền thưởng (03 – LĐTL)

2. Phiếu chi lương bằng tiền mặt

Vào mỗi tháng, sau khi bảng lương đã được ký duyệt, bộ phận nhân sự sẽ gửi cho kế toán để tiến hành thanh toán. 

Nếu doanh nghiệp chi trả lương bằng tiền mặt thì sẽ cần lập các chứng từ sau:

• Phiếu thu (Mẫu số 01 -TT)
• Phiếu chi (Mẫu số 02 -TT)
• Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 -TT)
• Bảng kê vàng tiền tệ (Mẫu số 07 -TT)
• Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a -TT và Mẫu 08b -TT)
• Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 -TT)

Các chứng từ sau khi đã kiểm tra và đảm bảo về tính hợp lệ được ghi chép, phản ánh vào các sổ liên quan.

3. Ủy nhiệm chi bằng tiền gửi ngân hàng

Tương tự như trên, nếu doanh nghiệp trả lương cho nhân viên qua hình thức chuyển khoản thì cần quan tâm đến các chứng từ sau:

• Giấy báo Có
• Giấy báo Nợ
• Bảng sao kê của Ngân hàng
• Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi

3.1 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương được tóm tắt trong sơ đồ dưới đây:

Bước 1: Lập bảng lương tổng hợp phải trả

• Bộ phận thực hiện: Bộ phận nhân sự

• Hàng tháng, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện chấm công, tính các khoản thưởng, phụ cấp và phúc lợi cho nhân viên và đưa lên bảng tổng hợp chấm công.
• Vào cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ xem xét và điều chỉnh bảng tổng hợp chấm công này sau đó chuyển tiếp cho kế toán tiền lương để lập bảng lương.

Bước 2: Lập bảng lương đầy đủ

• Bộ phận thực hiện: Kế toán tiền lương

• Dựa trên bảng tổng hợp chấm công từ nhân sự, kế toán tiền lương sẽ tính toán các khoản trích theo lương. Sau đó, kế toán sẽ tổng hợp các khoản phải trả người lao động và các khoản trích này để lập bảng lương đầy đủ.
• Đối với những công ty lớn, số lượng nhân sự nhiều, vai trò kế toán tiền lương sẽ được tách biệt. Tuy nhiên với những công ty nhỏ, bộ phận nhân sự có thể đảm nhiệm thêm vai trò này.

Bước 3: Phê duyệt bảng lương

• Bộ phận thực hiện: Kế toán trưởng, Giám đốc
• Bảng lương được lập đầy đủ sẽ được chuyển lần lượt lên kế toán trưởng và giám đốc để kiểm tra và phê duyệt.Nếu bảng lương được đồng ý phê duyệt thì nhân viên kế toán tiền lương sẽ thực hiện thanh toán lương.
• Nếu bảng lương còn có sai sót hoặc cần chỉnh sửa thì kế toán tiền lương sẽ tiến hành kiểm tra, sửa hoặc lập lại và tiếp tục trình ký duyệt một lần nữa.

Bước 4: Thanh toán lương

• Bộ phận thực hiện: Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ

• Trường hợp công ty chi trả lương qua ngân hàng, các bước thực hiện sẽ như sau:
• Kế toán tiền lương lập Séc hoặc Ủy nhiệm chi. Sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. 
• Sau khi được duyệt, kế toán gửi ủy nhiệm chi và danh sách tiền lương ra ngân hàng và đề nghị chuyển khoản 
• Ngân hàng dựa trên các chứng từ được nhận sẽ chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên, đồng thời lập giấy báo Nợ.
• Kế toán tiền lương/Kế toán thanh toán nhận lại giấy báo Nợ để hạch toán số tiền đã chi trả lương nhân viên
• Trường hợp công ty trả lương bằng tiền mặt, các bước thực hiện như sau:

• Kế toán tiền lương lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. 
• Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ. 
• Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện chi trả tiền lương cho nhân viên Kế toán tiền lương dựa trên Phiếu chi đã có chữ ký của thủ quỹ và người nhận để ghi sổ kế toán

Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ mà đa số các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì đều chi trả lương qua tài khoản ngân hàng cho nhân viên.