Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline?

1. Phần mềm kế toán online, offline là gì?

Phần mềm kế toán online: phần mềm kế toán được thiết kế để hoạt động trên nền tảng web, cho phép người dùng truy cập và sử dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Ưu điểm: Kế toán có thể truy cập vào phần mềm kế toán online mọi lúc, mọi nơi từ bất kỳ đâu với điều kiện thiết bị đó phải có kết nối internet. Phần mềm kế toán online thường được cập nhật tự động, đảm bảo doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản mới nhất với các tính năng mới nhất. Trên các máy chủ có hệ thống bảo mật cao, giúp bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp an toàn khỏi những nguy cơ bị mất, hỏng hoặc bị tấn công.
Nhược điểm: Cần kết nối internet khi sử dụng.

Phần mềm kế toán offline: phần mềm kế toán được cài đặt trực tiếp lên máy tính của kế toán doanh nghiệp và làm việc trong môi trường mạng nội bộ của doanh nghiệp đó (mạng LAN – Local Area Network).

Ưu điểm: Chỉ cần cài đặt một lần trên máy tính là có thể sử dụng, hoạt động không phụ thuộc vào kết nối mạng.
Nhược điểm: Đòi hỏi máy tính phải có cấu hình tương đối mạnh, chỉ được làm việc trên máy chủ. Rủi ro về hỏng ổ cứng, mất điện, nhiễm virus tấn công dữ liệu.

2. Nên lựa chọn phần mềm kế toán online hay offline

Doanh nghiệp cần phân tích một vài yếu tố sau để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp:

2.1. Phân tích nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Nếu Chủ doanh nghiệp muốn nắm bắt số liệu tài chính – kế toán mọi lúc, mọi nơi hoặc có nhiều cơ sở cần quản lý thì chắc chắn phần mềm kế toán online sẽ là giải pháp tối ưu hơn cả.

Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa trong mỗi dịp đi công tác, không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc mọi nơi thì phần mềm kế toán offline là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp.

2.2. Quy mô doanh nghiệp

Thông thường, khi doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ thì chỉ cần một phần mềm quản lý nội bộ, lúc này online hay offline chưa phải vấn đề quá quan trọng. Lúc này, doanh nghiệp sẽ cần một phần mềm miễn sao đáp ứng được việc quản lý thông tin tài chính, kế toán tường minh và hiệu quả, cung cấp được đầy đủ các báo cáo vừa đáp ứng đúng quy định nhà nước lại vừa phục vụ được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển đến một giai đoạn nhất định và đi kèm với nó là sự mở rộng quy mô hoạt động, tăng số lượng văn phòng, chi nhánh ở khắp mọi nơi thì yêu cầu quản lý tài chính – kế toán được nâng cao. Nếu doanh nghiệp vẫn kiên quyết sử dụng giải pháp offline thì hàng ngày, hàng tuần hoặc bất cứ khi nào cần báo cáo, bộ phận kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ các chi nhánh vào với nhau, sau đó nhập liệu lại, xử lý dữ liệu để thành một báo cáo chung tình hình hoạt động của cả doanh nghiệp. Do đó, vấn đề về sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

2.3. Chi phí đầu tư phần mềm kế toán online và offline như thế nào?

Hầu hết, các doanh nghiệp đều nghĩ rằng chi phí sử dụng một phần mềm kế toán bao gồm khoản chi phí trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn và không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp.

Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, máy in, các khoản tiền bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ. Doanh nghiệp xác định sẽ sử dụng một giải pháp kế toán offline, tức là doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý dữ liệu của mình và sẽ phải có sự đầu tư xứng đáng cho hệ thống máy chủ cũng như bảo mật thông tin để tránh việc bị mất mát dữ liệu do thiên tai, lỗi người sử dụng (tải nhầm viruts), hỏng ổ cứng,…

Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online, nhất là các phần mềm kế toán dạng đóng gói sẵn thì sẽ không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật này vì phía nhà cung cấp sẽ phải có sự đảm bảo và cam kết với khách hàng sử dụng.

Như vậy, qua bài viết này hy vọng sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể đưa ra được lựa chọn phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình. Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay: MISA, Smart Pro, phần mềm kế toán miễn phí Excel, Fast Accouting, Bravo,...