Hướng dẫn cách xuất hóa đơn đầu ra quà tặng và kê khai, hạch toán hàng cho biếu tặng

Xuất hóa đơn đầu ra quà tặng như thế nào? Theo quy định của Bộ Tài Chính, ngoài các trường hợp xuất hóa đơn cho các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ có thu tiền thì người bán cần phải lập hóa đơn đối với cả các hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng. Kế toán tham khảo bài viết sau để nắm được cách viết hóa đơn, kê khai, hạch toán chi tiết.

Hướng dẫn xuất hóa đơn đầu ra đối với quà tặng.

1. Quy định về xuất hóa đơn đối với quà tặng

Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, làm hàng mẫu, hàng khuyến mại, hay để cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả lương cho người lao động.

Đối với các trường hợp này, kế toán phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tương tự các trường hợp bán hàng bình thường. Trên hóa đơn cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tính thuế như đối với hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn đầu ra quà tặng

Theo quy định, trên hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng, doanh nghiệp lập đầy đủ các chỉ tiêu như thông thường, lưu ý một số điểm như sau:

Mục “Họ và tên người mua hàng”: Ghi tên người mua hàng hoặc người được tặng.
Mục tên đơn vị: Ghi tên đơn vị nhận hàng quà tặng. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là “Khách hàng không lấy hóa đơn”.
Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng: Ghi thông tin của bên nhận hàng quà tặng.
Mục tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi tên hàng hóa quà tặng và ghi kèm theo: (Hàng cho biếu tặng không thu tiền).
Mục đơn vị tính và số lượng: Ghi như trường hợp hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.
Mục đơn giá: Ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng.
Mục thành tiền, thuế suất và cộng tiền hàng: Ghi như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.

3. Cách kê khai đối với hàng hóa, dịch vụ là quà tặng

Cách kê khai đối với bên thực hiện cho biếu tặng

Kê khai đầu vào: Khi mua hàng hóa về để làm quà tặng thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (Căn cứ theo Khoản 5, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC).
Kê khai đầu ra: Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu, tính thuế GTGT như đối với các trường hợp thông thường. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tính tại thời điểm phát sinh.

Cách kê khai đối với bên được nhận quà tặng

Kể cả trong trường hợp có hóa đơn, bên nhận hàng vẫn không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nguyên nhân là do bên nhận không phải thanh toán tiền thuế GTGT nên chưa đáp ứng điều kiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định tại Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC.

4. Cách hạch toán hàng cho biếu tặng

Trường hợp doanh nghiệp mua về thực hiện tặng ngay cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài doanh nghiệp, chưa nhập kho thì hạch toán như sau:

Nợ TK 641.

Nợ TK 133

Có TK: 111, 112, 331

Có TK 3331.

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng về, nhập kho sau đó mới thực hiện tặng thì hạch toán như sau:

Nợ TK 641.

Có TK: 152, 153, 156

Có TK 3331.

Căn cứ vào từng trường hợp để hạch toán hàng hóa là quà tặng.

Lưu ý: Thuế GTGT của hàng hóa là quà tặng mà doanh nghiệp sử dụng để biếu, tặng phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.

Đối với bên nhận, thực hiện hạch toán hàng được tặng như sau:

Nợ TK 156, 142, 642.

Có TK 711.

Vì bên nhận không phải trả tiền nên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT theo Công văn 633/TCT-CS ngày 13/2/2015 của Tổng cục Thuế gửi Chi phục Thuế Hải Phòng.

Trên đây là hướng dẫn cách xuất hóa đơn đầu ra quà tặng và kê khai, hạch toán hàng cho biếu tặng. Kế toán lưu ý: Các trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng đều phải xuất hóa đơn theo đúng quy định. Ngoài ra, kế toán cần lưu ý một số chỉ tiêu khi viết hóa đơn để đảm bảo đúng quy định.