[KTNB] Vai trò, mô tả công việc và yêu cầu của một Kế toán công nợ (Phần 2)

6. Mô tả công việc cụ thể của kế toán công nợ

6.1 Mô tả công việc của kế toán công nợ phải thu:

Tiếp nhận và kiểm tra nội dung hợp đồng bán hàng, bao gồm các thông tin về khách hàng, điều khoản, hình thức thanh toán,...
Tạo, thêm mã đối tác, mã khách hàng vào hệ thống hoặc các sổ sách có liên quan nếu họ là thành viên mới
Theo dõi, giám sát và ghi nhận những diễn biến phát sinh tăng giảm công nợ phải thu theo ngày, tháng, quý và năm
Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách hàng được hưởng thông qua hợp đồng, các chính sách kinh doanh của doanh nghiệp
Thực hiện đối chiếu công nợ với mỗi khách hàng, sau đó chốt số liệu công nợ thông qua biên bản đối chiếu công nợ của doanh nghiệp
Lập báo cáo tổng hợp số công nợ phải thu theo yêu cầu của cấp trên
Xây dựng kế hoạch thu hồi công nợ khi đến hạn, tham mưu, đề xuất với ban lãnh đạo về những biện pháp giải quyết những công nợ khó đòi
Phối hợp cùng bộ phận kinh doanh để thu hồi công nợ.
Kế toán công nợ phải trả
Công nợ phải trả là những khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó doanh nghiệp này chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ.

6.2 Mô tả công việc của công nợ phải trả:

Tiếp nhận, kiểm tra hợp đồng, bao gồm thông tin nhà cung cấp, hình thức, thời hạn thanh toán, các điều khoản thanh toán, các chính sách ưu đãi,...
Tạo, thêm mã của nhà cung cấp vào hệ thống nếu họ là thành viên mới
Căn cứ vào số liệu hạch toán của các bộ phận kế toán khác, kế toán công nợ cần kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng, tiến hành thanh toán tiền cho người bán, ghi nhận các diễn biến phát sinh tăng giảm của công nợ phải trả
Tiến hành hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng căn cứ vào hợp đồng và các chính sách kinh doanh của bên bán
Thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp, chốt số liệu công nợ thông qua biên bản đối chiếu công nợ, thực hiện định kỳ theo yêu cầu của cấp trên
Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải trả theo yêu cầu của quản lý
Lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp khi đến hạn.

7. Yêu cầu cần có để làm kế toán công nợ

7.1 Nắm vững kiến thức và các nghiệp vụ chuyên môn

Bằng cách trang bị một nền tảng kiến thức kế toán vững chắc, mỗi người có thể thực hiện công việc một cách trôi chảy hơn, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao trong quá trình quản lý công nợ của doanh nghiệp.
Song song với đó, cần cố gắng học tập để thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn, bằng cách này, chúng ta có thể nhận biết, phân tích, giám sát công nợ theo từng đối tượng một cách hiệu quả hơn, phân loại công nợ một cách logic, tối ưu.

7.2 Thành thạo máy tính và các phần mềm kế toán

Kế toán công nợ cần phải thành thạo việc sử dụng máy tính và các phần mềm kế toán nhằm thực hiện công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm được thời gian. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, các phần mềm kế toán hữu ích cũng đa dạng và tối ưu hơn.
Các phần mềm kế toán giúp kế toán công nợ thực hiện các nghiệp vụ quản lý công nợ một cách nhanh chóng và chính xác, bao gồm việc lập hóa đơn, quản lý các khoản nợ và thanh toán của khách hàng, tạo báo cáo công nợ,... Việc thành thạo các phần mềm kế toán sẽ giúp kế toán công nợ tối ưu hóa quá trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

7.3 Khả năng tham mưu

Kế toán công nợ phải thường xuyên phân tích và đánh giá các thông tin liên quan đến công nợ của khách hàng, bao gồm tình trạng thanh toán, khả năng thanh toán, các khoản nợ chưa được giải quyết và các khoản nợ bị trễ thời hạn thanh toán. Do đó, kế toán công nợ cần phải có khả năng phân tích để có thể đưa ra các đề xuất và giải pháp quản lý công nợ phù hợp. Kế toán công nợ cũng đóng vai trò tham mưu và tư vấn cho các bộ phận khác cũng như cấp trên để đưa ra các quyết định liên quan đến công nợ.

7.4 Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống linh hoạt

Kế toán công nợ phải thường xuyên giao tiếp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, để cập nhật thông tin về công nợ và đưa ra các giải pháp quản lý công nợ phù hợp. Kế toán công nợ cũng cần có khả năng giải thích các thông tin liên quan đến công nợ một cách rõ ràng và dễ hiểu cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp xuất sắc sẽ giúp họ dễ dàng truyền tải thông tin cũng như giữ mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp.

Ngoài ra, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt cũng giúp họ dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ, ví dụ như khách hàng chậm thanh toán, các khoản nợ bị quá hạn, hoặc các tranh chấp liên quan đến công nợ. Kế toán công nợ cần phải giữ được bình tĩnh và tìm cách giải quyết vấn đề một cách khách quan và công bằng.

7.5 Trung thực, tỉ mỉ, cẩn thận

Kế toán công nợ phải đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin liên quan đến công nợ, nhằm giúp doanh nghiệp quản lý các công nợ một cách hiệu quả và giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định liên quan một cách chính xác. Họ cần nhập liệu, lưu trữ dữ liệu đúng cách và đầy đủ, nhằm dễ dàng truy xuất và sử dụng lại trong tương lai.

7.6 Cơ hội nghề nghiệp của kế toán công nợ

Mỗi doanh nghiệp đều cần có người quản lý công nợ để đảm bảo hoạt động kinh doanh của họ. Do đó, kế toán công nợ cũng được xem là một nghề nghiệp tiềm năng, bằng cách bắt đầu từ việc lấy bằng cử nhân của các ngành Kế toán, Tài chính, Ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Luật,... sau đó học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để trở thành một kếtoán xuất sắc.

Tuy nhiên, như bất kỳ nghề nghiệp nào khác, kế toán công nợ cũng có những thách thức riêng, trong đó, thách thức lớn nhất phải kể đến là sự phức tạp của các quy định liên quan đến công nợ. Kế toán công nợ phải nắm rõ các quy định pháp lý và luật thuế liên quan đến công nợ để đảm bảo việc quản lý được thực hiện đúng quy trình và tránh các rủi ro phát sinh.

Các khoản nợ phải trả không nhất thiết có hại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tốt nhất là hãy giữ chúng ở mức tối thiểu. Có quá nhiều nợ phải trả có thể dẫn đến việc bán tài sản để trả nợ, điều này sẽ làm giảm giá trị công ty.

Ở mặt tích cực, các khoản nợ mang lại cơ hội phát triển kinh doanh thông qua các khoản vay ngắn hạn hoặc dài hạn có thể được sử dụng để mua tài sản mới và tăng vốn chủ sở hữu. Điều này giúp doanh nghiệp biết cách lập kế hoạch mở rộng và đưa ra các lựa chọn phù hợp để sử dụng thêm các khoản vay hoặc tiếp tục với mức nợ hiện tại, với vai trò này, kế toán công nợ là bộ phận không thể để trống.