Thu thập thông tin kế toán quản trị

Thông tin kế toán quản trị (KTQT) là thông tin kế toán mà các nhà quản trị cần phải có để đưa ra các quyết định lãnh đạo, điều hành nhằm đạt được mục tiêu cao nhất. Các quyết định này liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của DN.

Các nhà quản lý dựa vào những thông tin được cung cấp để so sánh, đánh giá các phương án và ra các quyết định thích hợp. Để giúp cho việc ra quyết định hợp lý, nhà quản trị DN cần tìm hiểu thông tin về các khoản chi phí sản xuất có liên quan đến dạng quyết định đó.

Thông tin chi phí được chia làm hai loại cơ bản: Thông tin chi phí thích hợp (thích đáng), thông tin không thích hợp (không thích đáng) cho việc ra quyết định.

KTQT có nhiệm vụ phải phân biệt hai loại thông tin này và hướng dẫn người quản lý trong việc ra quyết định. Từ đó, cải thiện quá trình ra quyết định của người quản lý, kiểm soát nội bộ, chất lượng của các báo cáo tài chính và hỗ trợ cho quá trình giao dịch của DN.

Về lý thuyết, thông tin KTQT là tập hợp các sự kiện, các sự kiện này sẽ trở thành thông tin hữu ích khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tương lai của người nhận nó. Thông tin KTQT có đặc điểm là “thông tin động” về tình hình chu chuyển tài sản trong một DN, toàn bộ nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối cùng đều được phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán (vốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận...).

Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn trong việc ứng dụng hạch toán kinh doanh mà nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất. Đồng thời, thông tin KTQT cũng có những tính chất đặc thù riêng, chẳng hạn như: các thông tin có tính linh hoạt, thích ứng với sự biến đổi hàng ngày của các sự kiện các quá trình kinh tế; có tính dự báo (phục vụ cho việc lập kế hoạch); có tính hướng dẫn thông tin trên các báo cáo quản trị...

Thông thường, thông tin KTQT được chia thành 2 nhóm: (1) Thông tin ảnh hưởng đến việc ra quyết định, được sử dụng chủ yếu cho mục đích kiểm soát tổ chức; (2) Thông tin hỗ trợ cho quá trình ra quyết định chiến lược, hầu hết được sử dụng cho phối hợp của tổ chức (Kren, 1992).

2. Vai trò của thông tin kế toán quản trị

Thông tin KTQT có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản trị điều hành DN của nhà quản trị. Xuất phát từ các nghiên cứu về vai trò của KTQT chung và thông tin KTQT nói riêng, có thể chỉ ra một số vai trò cơ bản của thông tin KTQT như sau:

• Một là, cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán. Để chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì nhà quản trị phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý. Thực tế cho thấy, kế hoạch mà nhà quản trị thường lập có dạng dự toán. Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù, DN sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý.
• Hai là, cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện. Quá trình tổ chức thực hiện chỉ khả thi, mang lại hiệu quả tối ưu nếu nhà quản trị có một hệ thống các thông tin kế toán, trong đó có thông tin KTQT, để dựa vào đó vạch ra kế hoạch tổ chức triển khai. Khi đó, với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất.
• Ba là, cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá. Việc kiểm tra, đánh giá các kế hoạch kinh doanh là nhiệm vụ tất yếu của nhà quản trị nhằm giám sát, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh, thay đổi kịp thời. Thông thường, nhà quản trị sẽ so sánh kết quả thực tế với kết quả từ dự toán, kế hoạch được lập trước đó. Để làm được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.
• Bốn là, cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. Ra quyết định là một trong những bước quan trọng của nhà quản trị khi đã thực hiện đầy đủ các bước xây dựng lập dự toán, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá. Thông tin KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất.

3.  Một số lưu ý khi tổ chức thu thập thông tin kế toán quản trị

Thông tin KTQT không chỉ cung cấp cho bên ngoài, mà còn cung cấp cho nội bộ, để nhà lãnh đạo nắm bắt kịp thời và nhanh chóng ra quyết định để phân tích, đánh giá chi tiêu tài chính trong kinh doanh. Bên cạnh đó, thông tin KTQT cũng cung cấp đặt trọng tâm cho tương lai là thông tin cần thiết và trực tiếp cho nhà lãnh đạo, từ đó làm cơ sở để điều hành mọi hoạt động của DN luôn tồn tại và phát triển.

Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không có sẵn. KTQT chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị.

Từ ý nghĩa này, cần lưu ý một số vấn đề khi tổ chức thu thập thông tin KTQT kế toán phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị DN, cụ thể:

Đối với tổ chức thu thập thông tin quá khứ:

• Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của DN trong thời kỳ đã qua. Tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ DN hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của DN.
• Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng hợp các thông tin đã được ghi rõ. Cuối cùng, tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định.
• Điều đó giúp các nhà quản trị DN đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của DN của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo. Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau đây: Nhận diện sự kiện kinh tế; Phân tích ảnh hưởng, hạch toán ghi sổ; Xếp loại và tổng hợp; báo cáo theo yêu cầu quản lý.

Đối với tổ chức thu thập thông tin tương lai:

• Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra quyết định đúng đắn, nhà quản trị cần nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau; đồng thời, cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau.
• Để thu thập thông tin tương lai, DN cần phải hoạch định mục tiêu để vạch ra mục tiêu có thể dạt được và tránh sự tốn kém. Tiếp đó, cần lựa chọn nguồn thông tin, xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất. Tùy theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.
• Cuối cùng là xử lý phân tích thông tin thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị. Để xử lý các thông tin này, KTQT áp dụng các phương pháp kế toán chung như: Phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối; đồng thời kết hợp với các phương pháp riêng của KTQT như: So sánh, đối chiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay chương trình... Sau khi xử lý kế toán, tiến hành lập báo cáo quản trị dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những lời tư vấn cho quyết định của nhà quản trị DN.

Đối với người thực hiện việc thu thập thông tin KTQT:

• Thông thường, bộ phận kế toán được giao trách nhiệm thu thập thông tin KTQT để cung cấp cho nhà quản trị. Do vậy, ngoài am hiểu, có trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ kế toán, các kế toán cần phải cố gắng tìm hiểu và liên quan nhiều hơn tới các chiến lược của DN.
• Bên cạnh đó, cán bộ kế toán phải tìm hiểu các cách thức thu thập phù hợp, khoa học và đạt hiệu quả cao nhất. Sau khi triển khai việc thu thập, cần thể hiện các thông tin KTQT một cách dễ hiểu, sinh động, giúp nhà quản trị DN dễ dàng nắm bắt để đưa ra các quyết định điều hành.