Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử

Khai báo hải quan điện tử là quá trình khai báo hàng hóa và thông quan hàng hóa thông qua các hệ thống và phần mềm hải quan điện tử. Hiện nay hình thức tờ khai hải quan điện tử đang rất phổ biến ở Việt Nam.

=> Vậy tờ khai hải quan là gì ? Cách thức khai hải quan điện tử như thế nào ? Hãy cùng Công ty Kế toán AGS tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé !

1. Tờ khai hải quan là gì ?

Tờ khai hải quan tiếng anh là Customs Declaration, là văn bản mà ở đó, chủ hàng (người xuất khẩu & người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì lên tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại.

Hiện nay để truyền tờ khai hải quan, doanh nghiệp sẽ thực hiện thông quan phần mềm. Có 2 phần mềm được sử dụng phổ biến nhất là Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS của công ty Thái Sơn và Phần mềm hải quan điện tử FPT.TQDT của FPT. Thông thường đa số doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu sẽ sử dụng phần mềm của bên Thái Sơn để khai hải quan điện tử

Sau khi truyền tờ khai hải quan, Hải quan sẽ trả kết quả phần luồng, doanh nghiệp sẽ in tờ khai này và kèm theo bộ chứng từ làm Thủ tục hải quan để tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hóa.

2. Các hình thức khai báo hải quan ở Việt Nam

Khai báo hải quan thông thường (Paper-based customs declaration): hình thức khai báo truyền thống thông qua việc điền thông tin trên mẫu đơn khai báo hải quan trên giấy tờ tài liệu giấy, sau đó nộp tài liệu này tại cơ quan hải quan.

Khai báo hải quan điện tử (Electronic customs declaration): sử dụng tờ khai hải quan điện tử và những thông tin trên hệ thống được cung cấp bởi cơ quan hải quan. Hình thức này đang được ưa chuộng do tiện lợi, nhanh chóng và giảm thiểu sai sót do việc thủ tục đơn giản hơn.
Khai báo hải quan tự động (Automated customs declaration): được thực hiện bằng phần mềm đặc biệt có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý kho và hệ thống thông tin hải quan để thực hiện quá trình khai báo tự động. Hình thức này có thể tối ưu hoá thời gian và giảm thiểu sai sót nhưng đòi hỏi sự đầu tư cao và khó khăn trong việc tích hợp hệ thống.

Ngoài ra, cơ quan hải quan Việt Nam còn áp dụng một số hình thức khác như khai báo hải quan tự động qua đường hàng không (e-air waybill), khai báo hải quan tự động qua cảng biển (e-seawaybill), và hình thức khai báo hải quan qua mạng xã hội (e-commerce).

3. Nội dung cơ bản của Tờ khai hải quan

Phần 1: bao gồm: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai.

Phần 2: gồm: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu.

Phần 3: thông tin chi tiết lô hàng như bill, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất ngày cập, số lượng hàng…

Phần 4: Hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn…

Phần 5: Thuế và sắt thuế phần này sau khi ta nhập chi tiết các mặt hàng thì hệ thống tự động xuất ra cho mình luôn.

Phần 6: phần dành cho hệ thống hải quan trả về

Phần 7: Phần ghi chú về tờ khai hải quan

Phần 8: List hàng hóa

4. Ưu và nhược điểm của tờ khai hải quan điện tử

Ưu điểm:

Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thủ tục giấy tờ: Thay vì phải đến trực tiếp tại cơ quan hải quan, các bên tham gia vào quá trình khai báo hải quan điện tử có thể thực hiện quá trình khai báo trên mạng, từ bất cứ đâu và bất cứ khi nào.
Tăng tính minh bạch và đảm bảo chính xác: các thông tin được đăng ký và quản lý chính xác và đầy đủ trên mạng. Việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan cũng giúp giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình khai báo.
Tiết kiệm chi phí: Sử dụng tờ khai hải quan điện tử giúp giảm chi phí cho các doanh nghiệp tham gia thương mại quốc tế, do không cần đến trực tiếp tại các cơ quan hải quan, cũng như giảm thiểu thời gian lưu thông và vận chuyển hàng hóa.
Tăng tốc độ xử lý hải quan: Khai báo hải quan điện tử giúp tăng tốc độ xử lý hải quan, giảm thiểu thời gian chờ đợi và giúp các doanh nghiệp nhanh chóng nhận được hàng hóa của mình.

Nhược điểm:

Yêu cầu sử dụng công nghệ và kỹ năng kỹ thuật cao: Việc sử dụng khai báo hải quan điện tử yêu cầu người dùng có kiến thức và kỹ năng kỹ thuật cao, đặc biệt là về việc sử dụng các phần mềm.
Tính bảo mật: Các bên sử dụng tờ khai hải quan điện tử cần phải đảm bảo rằng họ sử dụng các phần mềm chống virus và bảo mật để bảo vệ thông tin của họ khỏi những mối đe dọa tiềm ẩn.
Yêu cầu hạ tầng kỹ thuật và công nghệ tốt: Việc triển khai khai báo hải quan điện tử yêu cầu các bên liên quan cần đầu tư vào các công nghệ thông tin và hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo việc sử dụng được thuận tiện và hiệu quả. Điều này có thể tạo ra áp lực tài chính và hạn chế cho các nước hoặc doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế.
Đòi hỏi sự hợp tác và chia sẻ thông tin: Việc làm tờ khai hải quan điện tử đòi hỏi sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các bên tham gia, bao gồm cả doanh nghiệp và các cơ quan chức năng để tránh sự cố về thông tin, gây ra khó khăn và rủi ro trong quá trình thực hiện.