Rủi ro hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất và cách xử lý hiệu quả

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề "Rủi ro hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất và cách xử lýư hiệu quả" . Bài viết dành cho các kế toán viên đang phụ trách về phần thuế, phòng ban tiếp nhận hóa đơn. AGS muốn chia sẻ chủ đề này bởi vì rủi ro sai mức thuế suất là 1 vấn đề gây rủi ro có thể gặp phải trong các giao dịch hằng ngày

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

Hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất là một trong những sai sót thường gặp mà kế toán cần có kỹ năng giải quyết tốt để đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ làm rõ hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất có rủi ro gì và cách xử lý như thế nào?

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do đơn vị, doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn đầu vào là cách gọi quen thuộc của hóa đơn mua hàng. Nói cách khác hóa đơn đầu vào chính là chứng từ kế toán mà người bán gửi cho người mua, người mua dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.

Hóa đơn đầu vào đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kế toán của đơn vị, doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện hạch toán các chi phí, giảm trừ thuế và thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế. Bên cạnh đó hóa đơn đầu vào còn là cơ sở để đơn vị, doanh nghiệp tính toán chi phí sản xuất, kinh doanh từ đó cân đối tài chính và đưa ra các giải pháp về giá bán, phân phối, thúc đẩy, truyền thông phù hợp nhằm đạt được mục tiêu chung.

2. Hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất có thể gặp phải rủi ro gì?

Hóa đơn đơn đầu vào có vai trò quan trọng trong kế toán, tài chính, do đó khi hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất có thể xảy ra rất nhiều các rủi ro mà đơn vị doanh nghiệp khó có thể lường trước. Một vài rủi ro có thể gặp phải như:

- Làm tăng thuế phải nộp: Việc hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất (thuế suất tăng so với thuế suất thực của hàng hóa dịch vụ) dẫn đến việc doanh nghiệp phải nộp nhiều thuế hơn số thuế thực tế phải nộp.

- Khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT): Doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế VAT đã thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên hóa đơn đầu vào hợp lệ. Việc khấu trừ thuế VAT giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp và tăng lợi nhuận.

- Hạch toán chi phí: Hóa đơn đầu vào được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí vào sổ sách kế toán, đồng thời làm cơ sở để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và xác định lợi nhuận. Trường hợp hóa đơn bị sai thuế suất có thể dẫn đến việc tính các khoản chi phí sai lệch, ảnh hưởng đến các quyết định về dòng tiền của doanh nghiệp.

- Gặp rủi ro trong thanh tra thuế: Hóa đơn đầu vào là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên khi hóa đơn đầu vào bị sai thuế làm giảm mức đóng thuế của doanh nghiệp trường hợp này có thể bị kết luận gian lận thuế dẫn đến phạt hành chính.

- Rủi ro trong tranh chấp: Hóa đơn đầu vào là bằng chứng quan trọng để giải quyết tranh chấp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, hoặc giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế. Ghi sai thuế suất hóa đơn đầu vào nhiều trường hợp có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp.

- Bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không đúng quy định về thuế suất và bị truy thu tiền thuế

3. Cách xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất

Tùy từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp (người mua) sẽ có cách xử lý phù hợp với hóa đơn đầu vào sai thuế suất

3.1. Xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất trường hợp người bán còn hoạt động

Khi phát hiện hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định sai sót về thuế

Doanh nghiệp xác định sai sót về thuế suất, xác định sai sót này làm tăng hay giảm mức thuế phải đóng.

Bước 2: Thông báo cho người bán sai sót về thuế suất

Doanh nghiệp thông báo cho người bán về việc hóa đơn sai thuế suất. Trao đổi và thỏa thuận với người bán để thống nhất phương án xử lý sai sót và lập biên bản thỏa thuận (nếu có).

Bước 3: Người bán xử lý hóa đơn sai sót

Sau khi thỏa thuận về cách xử lý hóa đơn đã lập có sai sót về thuế, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót về thuế suất.

Sau khi lập người bán sẽ thực hiện ký số và gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế) rồi mới gửi cho người mua.

Bước 4: Nhận hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai sót hoặc hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về thuế

Người mua nhận hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai sót hoặc hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về thuế, kiểm tra kỹ lưỡng một lần nữa để đảm bảo thuế suất đã được sửa đúng.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

3.2. Xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất trường hợp người bán ngừng hoạt động hoặc đã giải thể

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp không thể điều chỉnh hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất.

- Người bán đã giải thể, ngừng hoạt động.

- Người bán không hợp tác để điều chỉnh hóa đơn.

Đối với những trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý như sau:

Bước 1: Báo cáo với cơ quan thuế và xin ý kiến giải quyết về trường hợp hóa đơn đầu vào sai thuế suất

Báo cáo cơ quan thuế về tình hình hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất và cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan.

Bước 2: Xử lý theo hướng dẫn của cơ quan thuế

Doanh nghiệp xử lý theo hướng dẫn của cơ quan thuế, trường hợp còn vướng mắc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ.

4. Lưu ý khi hóa đơn đầu vào sai thuế suất

Để hạn chế việc sử dụng hóa đơn đầu vào sai thuế suất, doanh nghiệp nên:

- Kiểm tra thông tin trên hóa đơn đầu vào trước khi nhận hàng hóa, dịch vụ.

- Yêu cầu người bán xuất hóa đơn đúng với thuế suất quy định.

- Lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào và chứng từ liên quan.

- Nâng cao kiến thức về luật thuế để có thể xử lý chính xác các tình huống liên quan đến hóa đơn đầu vào.

Hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất có thể dẫn đến nhiều rủi ro gây thiệt hại cho doanh nghiệp, đơn vị do đó cần phải được xử lý sớm và đúng cách để tránh những hậu quả nghiêm trọng. Trong quá trình thực hiện xử lý nếu có vướng mắc hoặc băn khoăn có thể liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn chi tiết.