Chu trình bán hàng – thu tiền trong kế toán

AGS Ngọc Hiền

17 thg 3, 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này, công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Chu trình bán hàng – thu tiền trong kế toán.
Cùng AGS tìm hiểu kỹ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Tổng quan về chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền là một trong những quy trình quan trọng nhất trong doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Chu trình này bao gồm các bước từ khi doanh nghiệp nhận đơn đặt hàng, thực hiện giao hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và cuối cùng là thu tiền từ khách hàng.

Việc quản lý hiệu quả chu trình này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền mà còn đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính, hạn chế rủi ro nợ xấu và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

2. Các bước trong chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền thường bao gồm các bước cơ bản sau:

a) Nhận đơn hàng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình, khi khách hàng đặt hàng qua nhiều kênh khác nhau như trực tiếp, qua điện thoại, email hoặc trên nền tảng thương mại điện tử. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng, bao gồm thông tin khách hàng, số lượng hàng hóa, điều kiện thanh toán và chính sách giảm giá (nếu có).

b) Xác nhận đơn hàng và kiểm tra tín dụng

Sau khi nhận đơn hàng, bộ phận bán hàng sẽ xác nhận lại với khách hàng. Đối với khách hàng mua chịu, doanh nghiệp cần kiểm tra hạn mức tín dụng và đánh giá khả năng thanh toán để giảm thiểu rủi ro nợ xấu.

c) Xuất kho và giao hàng

Bộ phận kho kiểm tra tồn kho, chuẩn bị hàng hóa và thực hiện giao hàng theo thỏa thuận. Việc kiểm soát chặt chẽ khâu này giúp hạn chế thất thoát, giao nhầm hàng và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

d) Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu

Sau khi hàng hóa được giao thành công, bộ phận kế toán sẽ lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu theo nguyên tắc kế toán phù hợp (chẳng hạn như ghi nhận doanh thu khi đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng theo chuẩn mực kế toán hiện hành).

e) Theo dõi công nợ và thu tiền

Bộ phận kế toán theo dõi các khoản phải thu, gửi nhắc nhở thanh toán đúng hạn cho khách hàng. Các phương thức thanh toán phổ biến gồm chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt hoặc thanh toán qua cổng điện tử. Việc theo dõi sát sao giúp giảm thiểu tình trạng nợ quá hạn và tăng cường dòng tiền cho doanh nghiệp.

3. Vai trò của kế toán trong chu trình bán hàng – thu tiền

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và thực hiện quy trình bán hàng – thu tiền một cách minh bạch, chính xác. Các nhiệm vụ chính của kế toán trong chu trình này bao gồm:

Ghi nhận các giao dịch bán hàng vào sổ sách kế toán.
Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ.
Theo dõi công nợ khách hàng và nhắc nhở thanh toán đúng hạn.
Đối chiếu số liệu thu tiền với báo cáo tài chính nhằm phát hiện và xử lý sai sót kịp thời.
Đánh giá hiệu suất bán hàng và cung cấp số liệu cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định kinh doanh.

4. Những rủi ro trong chu trình bán hàng – thu tiền và cách kiểm soát

Bên cạnh những lợi ích, chu trình bán hàng – thu tiền cũng tiềm ẩn một số rủi ro có thể ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp:

Nợ xấu, nợ quá hạn: Khách hàng không thanh toán đúng hạn có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Sai sót trong ghi nhận doanh thu: Nếu không ghi nhận đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể gặp vấn đề về báo cáo tài chính.
Thất thoát hàng hóa: Do sai sót trong kiểm kê hoặc gian lận nội bộ.
Gian lận tài chính: Nhân viên có thể lập hóa đơn khống hoặc biển thủ tiền thu từ khách hàng.

Giải pháp kiểm soát rủi ro:

Áp dụng chính sách tín dụng chặt chẽ, chỉ cho phép khách hàng có độ tin cậy cao mua chịu.
Sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi chính xác công nợ và giao dịch bán hàng.
Thực hiện kiểm kê định kỳ để phát hiện sớm sai lệch trong kho hàng.
Tăng cường kiểm soát nội bộ để hạn chế gian lận trong thu tiền và ghi nhận doanh thu.

5. Kết luận

Chu trình bán hàng – thu tiền là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và dòng tiền. Việc quản lý chặt chẽ và áp dụng các biện pháp kiểm soát rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả tài chính, đảm bảo tính minh bạch và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.

Việc sử dụng công nghệ và phần mềm kế toán hiện đại cũng là một giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm sai sót và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.