Phân biệt Hủy và Tiêu hủy hóa đơn điện tử. Các trường hợp hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

AGS Tuyết Anh ACC

27 thg 3, 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Cách phân biệt giữa hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử cũng như Các trường hợp cần thực hiện hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bài viết dành cho các kế toán viên đang phụ trách về phần hóa đơn điện tử, người lao động đang muốn tìm hiểu về nội dung này. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi vì đây là một chủ đề quan trọng mà bất kỳ người lao động nào cũng cần biết để tránh khỏi những rủi ro liên quan đến vấn đề pháp lý.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Phân biệt giữa hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 10 Điều 3 và Điểm a Khoản 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng. Có thể hiểu việc hủy hóa đơn thì hóa đơn vẫn còn tồn tại ở trên hệ thống thông tin và có thể tra cứu, kiểm tra được, chỉ là hóa đơn này không còn giá trị sử dụng nữa.
Tiêu hủy hóa đơn được chia làm 02 dạng là tiêu hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, cụ thể:

Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

2. Trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Căn cứ theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp hủy hóa đơn điện tử bao gồm:

Hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị sai sót chưa gửi cho người mua.

Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã do có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

3. Trường hợp tiêu hủy hóa đơn điện tử

Theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trường hợp tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.