Hiểu đúng – Làm đúng: Tất tần tật về Quyết toán Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN)

AGS KHANH ACC

11 thg 4, 2025

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là bước quan trọng để bảo vệ quyền lợi tài chính của người lao động. Dù bạn là kế toán viên đang thực hiện quyết toán cho doanh nghiệp hay cá nhân muốn tìm hiểu để tự thực hiện, nắm rõ quy định và quy trình là điều cần thiết. Trong bài viết này, AGS sẽ giúp bạn hiểu rõ các khái niệm, đối tượng phải quyết toán, hình thức thực hiện, thời hạn, và các lưu ý khi hoàn thuế TNCN – tất cả đều được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với thực tế hiện hành.

I.Quyết toán thuế TNCN là gì?

Thuế thu nhập cá nhân là khoản tiền phải trích nộp từ một phần tiền lương và nguồn thu khác của người tạo ra thu nhập đóng cho cơ quan Thuế để nộp vào ngân sách nhà nước sau khi đã được giảm trừ. Thuế TNCN hiện nay không áp dụng đối với các cá nhân có thu nhập thấp dưới mức quy định định phải đóng thuế.

Việc nộp thuế thu nhập cá nhân được coi là nghĩa vụ của người lao động và công ty sẽ thay mặt người lao động khấu trừ thuế từ tiền lương và nộp cho Cơ quan thuế. Số tiền thuế hàng tháng mà người lao động bị khấu trừ chỉ là con số tạm tính.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc người nộp thuế kê khai để xác định số tiền thuế phải nộp của năm liền trước, so sánh với số thuế đã nộp trong năm tính thuế, từ đó xác định số tiền thuế còn thiếu hoặc nộp thừa để làm căn cứ hoàn thuế.

Khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 giải thích về việc khai quyết toán thuế như sau:

10. Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

II. Cá nhân có bắt buộc phải quyết toán thuế TNCN?

Cá nhân cư trú chỉ phải thực hiện quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.

Điều 12 Thông tư số 151/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh có trách nhiệm khai quyết toán thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo

Lưu ý: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 (ba) tháng trở lên tại một đơn vị mà có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 (mười) triệu đồng, đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế tại nguồn theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không quyết toán thuế đối với phần thu nhập này

Những trường hợp cá nhân không cần quyết toán thuế TNCN: (chi tiết tại Công văn 5749/CT-TNCN và Công văn 636/TCT-DNNCN)

Cá nhân cư trú có số thuế TNCN phải nộp nhỏ hơn số thuế TNCN đã nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ kê khai tiếp theo;
Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống;
Cá nhân không cư trú tại Việt Nam nhưng có phát sinh khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm.

III. Các hình thức quyết toán thuế TNCN

1. Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức trả thu nhập khi:

Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp cá nhân làm việc không đủ 12 tháng trong năm tại tổ chức, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ đủ thuế 10% mà không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
Trường hợp tổ chức trả thu nhập thực hiện việc tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi) và người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới được hình thành sau khi tổ chức lại doanh nghiệp, nếu trong năm người lao động không có thêm thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi nào khác thì được ủy quyền quyết toán cho tổ chức mới quyết toán thuế thay. Tổ chức mới nếu thực hiện quyết toán thuế theo ủy quyền của người lao động thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả (tổ chức mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động).
Trường hợp điều chuyển người lao động giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống như: Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ – con, Trụ sở chính và chi nhánh thì cũng được áp dụng nguyên tắc ủy quyền QTT như đối với trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp.

2. Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN

Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế theo hướng dẫn tại điểm 1 nêu trên nhưng đã được tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân).

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không đảm bảo điều kiện được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế theo hướng dẫn tại điểm 1 nêu trên, nhưng thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN theo quy định thì trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế trên toàn bộ thu nhập phát sinh trong năm

IV. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN?

Cần chú ý đặc biệt đến thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân để tránh việc người lao động bị phạt vì việc nộp hồ sơ quyết toán thuế bị trễ.

Điểm a, b Khoản 2 Điều 44 Luật quản lý thuế 2019 quy định như sau:

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ thuế tính theo năm được quy định như sau:

Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.

Theo đó, thời hạn hoàn thành việc nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là:

Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Chậm nhất 31/03.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế: Chậm nhất 30/04 (trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là ngày làm việc tiếp theo).

Nếu không hoàn thành quyết toán thuế TNCN trước thời hạn này, cá nhân có thể phải chịu các khoản phạt và lãi suất trễ hạn theo quy định của pháp luật. Tùy theo thời gian chậm quyết toán mà có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền (mức thấp nhất là 02 triệu đồng và mức cao nhất là 25 triệu đồng – Căn cứ Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

V. Quy định về hoàn thuế TNCN

Bên cạnh việc tham gia nộp thuế TNCN, hoàn thuế TNCN là một khía cạnh đặc biệt quan trọng trong cuộc sống cá nhân và kinh doanh. Đây là quy trình quan trọng cho người dân và doanh nghiệp đảm bảo rằng họ không phải trả quá nhiều thuế, và nếu có, họ có quyền được hoàn lại số tiền thừa.

Căn cứ theo Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC thì hoàn thuế thu nhập cá nhân áp dụng cho những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán.

Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập: việc hoàn thuế của cá nhân đó sẽ được thực hiện thông qua tổ chức và cá nhân trả thu nhập đã được ủy quyền.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế: thì có thể chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cơ quan thuế đó. Trong điều kiện muốn hoàn thuế thì phải có mã số thuế và đề nghị hoàn thuế.

Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019 thì thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế được quy định như sau:

Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế TNCN trước thì chậm nhất là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế.
Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế TNCN thì chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN.

Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ là nhiệm vụ pháp lý mà còn là cách đóng góp cho sự phát triển của đất nước và bảo vệ quyền lợi tài chính của bạn. Đóng đầy đủ thuế thu nhập cá nhân giúp bạn đảm bảo quyền lợi của mình trong các chương trình trợ cấp xã hội, bảo hiểm xã hội, và hệ thống hỗ trợ tài chính khác.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.