Quy trình kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam – Từ chứng từ đến báo cáo

AGS Thanh Tuyền ACC

27 thg 5, 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty Kế toán AGS sẽ chia sẻ về chủ đề quy trình kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam. Bài viết dành cho các kế toán viên, các chủ doanh nghiệp, cá nhân đang muốn tìm hiểu về quy trình kế toán tổng quát. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này để bạn đọc hiểu thêm về quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán của mình.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Giới thiệu

Trong vận hành doanh nghiệp, kế toán là bộ phận không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật. Mỗi khoản thu, khoản chi, mỗi giao dịch mua – bán đều cần được ghi nhận, xử lý và báo cáo đúng cách. Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng quy trình kế toán tại một doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, từ bước đầu là phát sinh giao dịch cho đến khi lập báo cáo tài chính hoàn chỉnh.

2. Các bước trong quy trình kế toán

Bước 1: Nghiệp vụ phát sinh

Mọi hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp như mua nguyên liệu, bán hàng, thanh toán tiền, trả lương… đều tạo ra một nghiệp vụ kế toán. Đây chính là khởi đầu của cả quy trình.

Việc cần làm:

Ghi nhận thời điểm, nội dung, số tiền, bên liên quan của nghiệp vụ phát sinh.
Bộ phận liên quan như kinh doanh, mua hàng, nhân sự, kho sẽ thông báo và chuyển hồ sơ cho phòng kế toán.

Phần mềm có thể sử dụng:

ERP nội bộ, MISA, FAST, Bravo hoặc ghi chép tạm thời bằng Excel.

Chứng từ thường phát sinh:

Hợp đồng mua bán, đơn hàng, hóa đơn điện tử, biên bản bàn giao, bảng lương...

Bước 2: Lập chứng từ

Ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán hoặc bộ phận nghiệp vụ cần lập các chứng từ kế toán phù hợp để làm cơ sở ghi sổ.

Việc cần làm:

Lập chứng từ phù hợp với loại giao dịch: thu – chi, nhập – xuất kho, chi lương, thanh toán ngân hàng...
Đảm bảo chứng từ có đủ chữ ký (người lập, kế toán trưởng, giám đốc), dấu và đúng biểu mẫu quy định.

Các chứng từ phổ biến cần lập:

Hóa đơn điện tử (qua phần mềm như meInvoice, Viettel Invoice)
Phiếu thu, phiếu chi (lập trong phần mềm kế toán)
Phiếu nhập, xuất kho
Giấy báo có/nợ (tải từ internet banking)
Bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động

Thời hạn lập:

Chứng từ phải được lập ngay hoặc trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nghiệp vụ phát sinh.

Bước 3: Kiểm tra

Trước khi ghi sổ, mọi chứng từ đều phải được kiểm tra cẩn thận để tránh sai sót, gian lận hoặc thiếu sót thông tin.

Việc cần làm:

Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ (ví dụ: hóa đơn khớp với phiếu nhập kho và hợp đồng).
Kiểm tra chữ ký, mã số thuế, số tiền, nội dung.
Nếu có lỗi, phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy và lập lại.

Bước 4: Ghi sổ – chuyển chứng từ thành dữ liệu kế toán

Khi chứng từ đã hợp lệ, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm để cập nhật vào hệ thống sổ sách doanh nghiệp.

Việc cần làm:

Mở phần mềm kế toán (MISA, FAST, Bravo…)
Chọn module phù hợp (quỹ, ngân hàng, bán hàng, tiền lương…)
Nhập liệu theo chứng từ: định khoản Nợ – Có, số tiền, mã đối tượng.

Sổ sách được sinh ra tự động:

Sổ cái tài khoản
Sổ nhật ký chung
Sổ chi tiết công nợ, kho, tài sản cố định...
Việc ghi sổ giúp theo dõi đầy đủ, có hệ thống toàn bộ hoạt động tài chính trong kỳ.

Bước 5: Kiểm tra cuối kỳ – kết chuyển và khóa sổ

Cuối mỗi tháng, quý hoặc năm, doanh nghiệp cần tổng hợp, rà soát và thực hiện các bút toán đặc biệt để chuẩn bị cho báo cáo tài chính.

Việc cần làm:

Đối chiếu số liệu giữa các sổ (kho, ngân hàng, công nợ...).
Thực hiện kết chuyển các tài khoản như doanh thu, chi phí, thuế.
Khóa sổ kỳ kế toán để tránh nhập liệu sau thời điểm chốt.

Thao tác thực hiện trên phần mềm:

Dùng chức năng “Kết chuyển cuối kỳ”, “Khóa sổ” trên phần mềm kế toán.
In hoặc lưu biên bản đối chiếu công nợ với đối tác, khách hàng.

Bước 6: Lập báo cáo tài chính – tổng hợp toàn bộ dữ liệu kế toán

Dựa vào dữ liệu đã ghi sổ, kế toán tổng hợp các báo cáo phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Các báo cáo bắt buộc lập:

Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính

Phần mềm sử dụng:

MISA, FAST hoặc HTKK (nộp qua Tổng cục Thuế)
Có thể tích hợp chữ ký số để nộp trực tuyến

Thời hạn nộp:

Doanh nghiệp thông thường: 90 ngày sau ngày kết thúc năm tài chính
Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ: nộp theo yêu cầu của cơ quan thuế
Doanh nghiệp có yếu tố niêm yết: có thể phải nộp báo cáo quý, bán niên

Nơi nộp:

Cổng thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn)
Cơ quan thống kê (nếu được yêu cầu)
Sở Kế hoạch và Đầu tư (đối với DN FDI hoặc ngành đặc thù)

Bước 7: Lưu trữ – khép lại chu kỳ kế toán

Sau khi hoàn tất báo cáo, toàn bộ chứng từ, sổ sách cần được lưu trữ an toàn để phục vụ kiểm tra, kiểm toán, hoặc tranh chấp sau này.

Việc cần làm:

Sắp xếp chứng từ theo tháng, theo loại và lưu tại kho hồ sơ kế toán.
Số hóa hồ sơ bằng hệ thống lưu trữ đám mây hoặc phần mềm lưu trữ điện tử.
Bảo quản theo đúng thời hạn

Thời hạn lưu trữ phổ biến:

Chứng từ thông thường: 5 năm
Sổ cái, báo cáo tài chính: 10 năm
Báo cáo kiểm toán, hồ sơ pháp lý quan trọng: vĩnh viễn

3. Kết luận

Hiểu và tuân thủ đúng quy trình kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tránh sai sót hay vi phạm pháp luật, mà còn là nền tảng để vận hành chuyên nghiệp và tối ưu quản trị tài chính. Với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán hiện nay, doanh nghiệp có thể dễ dàng số hóa và tự động hóa quy trình, miễn là từng bước được thực hiện đúng trình tự và đủ chứng từ cần thiết.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.