Cách Xử Lý Hóa Đơn Máy Tính Tiền Sai Sót: Hướng Dẫn Chi Tiết

AGS Thanh - ACC

29 thg 7, 2025

Bạn đang băn khoăn về việc xử lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bị sai sót? Hoặc bạn muốn hiểu rõ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gồm những nội dung nào? Đây là những câu hỏi thường gặp mà nhiều doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh quan tâm. Trong bài viết này, AGS sẽ cùng bạn đi sâu vào tìm hiểu quy định, cách thức giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn từ máy tính tiền, giúp bạn tự tin hơn trong việc quản lý và tuân thủ đúng pháp luật.

1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được tạo dưới dạng dữ liệu điện tử. Đặc biệt, loại hình này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Cụ thể, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (gọi tắt là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử cho phép người mua truy xuất, kê khai thông tin. Hóa đơn này được tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền và dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là một dạng hóa đơn điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 123.

2. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi có sai sót

Theo Tiểu mục 3 Mục 2 Phần 2 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Quyết định 1913/QĐ-BTC năm 2025, thủ tục xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai (áp dụng cho cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) như sau:

1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Khi hóa đơn điện tử đã lập và gửi cơ quan thuế bị sai (bao gồm cả hóa đơn đã được cấp mã của CQT hoặc hóa đơn không có mã của CQT đã gửi dữ liệu đến CQT), bạn cần xử lý như sau:
- Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không cần lập lại hóa đơn. Người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.
Bước 2: Đối với trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai sót: Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế sẽ tự động tiếp nhận thông báo về việc tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 3: Cơ quan Thuế tiếp nhận dữ liệu điện tử.

2. Cách thức thực hiện:

Thực hiện bằng phương thức điện tử qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

3. Thành phần và số lượng hồ sơ:

Thành phần hồ sơ: Gồm Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai).
Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

4. Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 01 ngày làm việc.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

Tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Chi cục Thuế/Đội Thuế cấp huyện).

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế sẽ gửi phản hồi tự động xác nhận người nộp thuế đã gửi thành công và thông báo về thời điểm tiếp nhận chính thức hồ sơ, tài liệu khi nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT. Cơ quan thuế sẽ trả Thông báo về việc tiếp nhận/kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử/chứng từ điện tử đã lập sai theo Mẫu 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025.

8. Lệ phí:

Không.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

Đảm bảo cơ sở hạ tầng CNTT để gửi dữ liệu tới cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có những nội dung nào?

Tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải có những nội dung sau:

Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.
Thời điểm lập hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Người bán phải gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

4. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như thế nào?

Căn cứ Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được quy định như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.