Hóa đơn thương mại điện tử: ký hiệu và thời điểm lập

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn thương mại điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy định liên quan đến loại hình hóa đơn này là vô cùng quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ. Bài viết này AGS sẽ đi sâu vào hai khía cạnh cơ bản nhưng thiết yếu: ký hiệu của hóa đơn thương mại điện tử và thời điểm lập hóa đơn.

II. Thời điểm "vàng" để lập hóa đơn thương mại điện tử

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và tính hợp pháp của giao dịch. Các quy định hiện hành đã làm rõ vấn đề này cho từng trường hợp cụ thể:
Đối với giao dịch bán hàng hóa: Thời điểm bắt buộc phải lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua. Điều này có nghĩa là, dù doanh nghiệp đã thu được tiền từ khách hàng hay chưa, hóa đơn vẫn phải được lập ngay khi hàng hóa được giao nhận, sang tên đổi chủ. Quy định này đảm bảo tính kịp thời và minh bạch của giao dịch, phản ánh đúng bản chất kinh tế phát sinh.
Đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả hàng hóa để gia công): Khác với giao dịch nội địa, đối với hàng hóa xuất khẩu, người bán có sự chủ động hơn trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, thời điểm này không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo của ngày hoàn thành thủ tục hải quan. Quy định này được nêu rõ tại Khoản 1, Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm a, Khoản 6, Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này giúp doanh nghiệp có sự linh hoạt nhất định trong việc quản lý dòng tiền và chứng từ, đồng thời vẫn đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định về xuất nhập khẩu.

III. Quy trình lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Để tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có hai lựa chọn chính:
Trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Đây là phương án phổ biến cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoặc những đơn vị muốn tự chủ hoàn toàn trong việc lập hóa đơn. Doanh nghiệp sẽ truy cập trực tiếp vào hệ thống của Tổng cục Thuế, thực hiện các thao tác nhập liệu và gửi hóa đơn để được cấp mã.
Thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Đối với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn hoặc muốn tối ưu hóa quy trình, việc sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp uy tín là một giải pháp hiệu quả. Các đơn vị này không chỉ cung cấp nền tảng phần mềm để tạo lập hóa đơn mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để xin cấp mã, đảm bảo tính liên tục và thông suốt của quy trình.

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/ho-tro-phap-luat/ky-hieu-hoa-don-thuong-mai-dien-tu-la-ky-tu-nao-lap-hoa-don-thuong-mai-dien-tu-thoi-diem-nao-902844-220870.html