Quy định về thay đổi địa chỉ trên hóa đơn theo sáp nhập đơn vị hành chính 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ thông tin về Quy định về thay đổi địa chỉ trên hóa đơn theo sáp nhập đơn vị hành chính 2025. Bài viết dành cho các kế toán viên hay những người sử dụng thông tin đang có nhu cầu tìm hiểu thêm kiến thức liên quan đến chủ đề này.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Quy định về thay đổi địa chỉ trên hóa đơn theo sáp nhập đơn vị hành chính 2025

Căn cứ Nghị quyết 190/2025/QH15 quy định về xử lý vấn đề liên quan đến sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước và Nghị quyết 76/2025/UBTVQH15 quy định về sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025.

Thực hiện theo tinh thần Nghị quyết 202/2025/QH15 về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh: Ngày 30/6/2025, các tỉnh thành (mới) trên cả nước đồng loạt tổ chức Lễ công bố các nghị quyết, quyết định của Trung ương và địa phương về sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã, thành lập tổ chức đảng, chỉ định cấp ủy, HĐND, UBND, UBMTTQVN tỉnh, thành phố, xã, phường, đặc khu.

Sau khi sáp nhập hoặc điều chỉnh địa giới hành chính cấp tỉnh sẽ phát sinh trường hợp sau đây đối với doanh nghiệp:
(1) Chỉ thay đổi về tên đơn vị hành chính
(2) Thay đổi địa giới hành chính

Tham khảo tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trong trường hợp có thay đổi địa giới hành chính

Theo đó, pháp luật không quy định bắt buộc phải thay đổi thông tin địa chỉ trên giấy đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi địa giới hành chính:
  • Nếu sau sáp nhập tỉnh thành mà chỉ thay đổi về tên đơn vị hành chính thì doanh nghiệp không cần thiết phải làm thủ tục thay đổi thông tin về địa chỉ trong giấy đăng ký kinh doanh
  • Nếu sau sáp nhập tỉnh thành mà thay đổi về địa giới hành chính thì pháp luật khuyến khích doanh nghiệp cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác như: ngành nghề, người đại diện pháp luật, vốn điều lệ... trong đăng ký doanh nghiệp
  • Việc cập nhật này cũng được khuyến khích trong trường hợp doanh nghiệp muốn đảm bảo tính đồng bộ thông tin pháp lý khi giao dịch, đấu thầu hoặc vay vốn.
Đồng thời, Phụ lục Thông báo của cơ quan thuế gửi người nộp thuế ban hành kèm theo Công văn 1689/CT-NVT năm 2025 nêu rõ việc thay đổi địa chỉ của người nộp thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới không bắt buộc người nộp thuế phải điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Do vậy, Thông báo này là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ do cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ. Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đề nghị người nộp thuế thực hiện thủ tục theo quy định với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Theo đó, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn, kể cả khi đơn vị hành chính thay đổi do sáp nhập 2025 và thông tin địa chỉ trên hóa đơn này sẽ do cơ quan thuế cập nhật. Doanh nghiệp được quyền cập nhật lại địa chỉ trên hóa đơn do thay đổi địa giới hành chính nếu có nhu cầu.

2. Quy định về địa chỉ được ghi trên hóa đơn

Căn cứ khoản 4, khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nội dung hóa đơn như sau:

Nội dung của hóa đơn
...
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua
a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài. Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân.
...
e-invoices

Theo quy định trên, pháp luật quy định địa chỉ trên hóa đơn của người bán và người mua phải ghi đúng theo địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh.

Đồng thời, theo hướng dẫn tại Mục 4 Công văn 1689/CT-NVT năm 2025 quy định: Chi cục thuế có trách nhiệm thông báo cho người nộp thuế về việc cơ quan thuế cập nhật địa chỉ của người nộp thuế theo địa bàn hành chính mới và thông tin cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu tại Phụ lục I ban hành kèm theo Công văn 1689/CT-NVT năm 2025 để người nộp thuế thực hiện các thủ tục hành chính thuế thuận lợi theo đúng quy định sau khi cơ quan thuế cập nhật trên hệ thống đăng ký thuế (qua tài khoản giao dịch thuế điện tử của người nộp thuế; địa chỉ thư điện tử của người nộp thuế qua ứng dụng Etax Mobile của người đại diện theo pháp luật).

Như vậy, có thể hiểu 02 trường hợp xác định địa chỉ hóa đơn như sau:

(1) Người nộp thuế nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc cập nhật địa chỉ người nộp thuế trên hệ thống đăng ký thuế:
  • Người nộp thuế phải xuất hóa đơn theo địa chỉ mới và sẽ đồng bộ địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh nếu có nhu cầu.
(2) Người nộp thuế không nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc cập nhật địa chỉ người nộp thuế trên hệ thống đăng ký thuế
  • Đã đăng ký thay đổi địa chỉ mới trên giấy đăng ký kinh doanh (tức đã đồng bộ địa chỉ mới trên Giấy đăng ký kinh doanh và hóa đơn): Người nộp thuế phải xuất hóa đơn theo địa chỉ mới.

3. Quy định về việc bảo quản hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
...


Theo quy định trên, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/ma-so-thue/bai-viet/quy-dinh-ve-thay-doi-dia-chi-tren-hoa-don-theo-sap-nhap-don-vi-hanh-chinh-2025-724723-206860.html
Next Post Previous Post