Xuất hóa đơn theo địa chỉ nào sau sáp nhập 2025?
Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.
Trong bài viết này, Công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề "Xuất hóa đơn theo địa chỉ nào sau sáp nhập 2025?" Bài viết dành cho các kế toán viên đang phụ trách lập hóa đơn và quản lý thông tin doanh nghiệp. AGS muốn chia sẻ chủ đề này vì từ năm 2025, nhiều địa phương thay đổi tên đơn vị hành chính do sáp nhập, khiến kế toán lúng túng không biết nên xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ hay mới. Việc hiểu đúng quy định sẽ giúp tránh sai sót và đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
I. Xuất hóa đơn theo địa chỉ nào sau sáp nhập 2025?
Theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổi sung bởi điểm a điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và quy định như sau:
"Nội dung của hóa đơn
...
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua
a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
..."
Theo nguyên tắc, người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì địa chỉ trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Tuy nhiên tại Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH năm 2025, Chi cục Thuế khu vực 8 (địa bản Vĩnh Phúc) đã thông báo đến người nộp thuế như sau:
"Cơ quan thuế đã cập nhật lại thông tin địa chỉ của người nộp thuế trên hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới (cấp tỉnh, cấp xã), Cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế theo Phụ lục đính kèm.
Việc thay đổi địa chỉ của người nộp thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới không bắt buộc người nộp thuế phải điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Do vậy, Thông báo này là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ do cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ. Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, để nghị người nộp thuế thực hiện thủ tục theo quy định với cơ quan đăng ký kinh doanh."
Đồng thời, tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025, Bộ Tài chính hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trong trường hợp có thay đổi địa giới hành chính như sau:
"1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.
2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác.
Đề nghị Quý Ủy ban chỉ đạo cơ quan đăng ký kinh doanh các cấp nghiên cứu, thực hiện, đồng thời thông tin, phổ biến cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác trên địa bàn."
Theo đó, việc thay đổi địa chỉ của người nộp thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới không bắt buộc người nộp thuế phải điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người nộp thuế thực hiện thủ tục theo quy định với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Như vậy, từ các quy định và hướng dẫn trên, sau sáp nhập đơn vị hành chính thì địa chỉ trên hóa đơn sẽ được thể hiện như sau:
- Đối với các trường hợp người nộp thuế chưa thực hiện thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo địa chỉ mới và nhận được thông báo từ Chi cục Thuế quản lý làm căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng về địa chỉ ghi trên hóa đơn khác với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Địa chỉ trên hóa đơn sẽ ghi theo cập nhật trên hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới. (lúc này địa chỉ trên hóa đơn sẽ khác với địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)
Các trường hợp còn lại thì người nộp thuế xuất hóa đơn ghi địa chỉ trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
II. Xuất hóa đơn sai địa chỉ thì xử lý như thế nào?
Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cách xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp sai địa chỉ người mua như sau:
"Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
..."
Vậy nên, theo quy định trên, trong trường hợp xuất hóa đơn chỉ sai địa chỉ người mua và không sai các thông tin khác như: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế.... thì không cần phải lập lại hóa đơn.
Thay vào đó, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
III. Việc lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định như thế nào?
Theo Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có một số thuật ngữ bị thay thế bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định việc lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:
(1) Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.
(2) Cấp mã hóa đơn
- Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:
+ Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
+ Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
+ Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
+ Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
(3) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.
Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
.png)
