Hóa đơn thương mại điện tử: Quy định chi tiết về đối tượng, thời điểm và trách nhiệm

AGS Thùy Trang
7 thg 8, 2025
Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn thương mại điện tử là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp xuất khẩu. Việc nắm rõ các quy định về đối tượng áp dụng, thời điểm lập và trách nhiệm pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Hãy cùng AGS tìm hiểu rõ hơn về các quy định thông qua bài viết sau đây nhé

I. Đối tượng áp dụng

Hóa đơn thương mại điện tử được áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, và cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Điều kiện bắt buộc là người xuất khẩu phải đáp ứng được yêu cầu về mặt kỹ thuật để có thể chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
Nếu người xuất khẩu không đáp ứng được điều kiện này, họ sẽ không bị buộc phải lập hóa đơn thương mại điện tử. Thay vào đó, họ có thể lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

II. Quy trình và thủ tục bắt buộc

Trước khi sử dụng hóa đơn thương mại điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện các thủ tục sau:
  • Chuẩn hóa thông tin: Cần chuẩn hóa thông tin của khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ, email) và thông tin hàng hóa, dịch vụ (tên hàng, mã nội bộ, đơn vị tính, thuế suất).
  • Kiểm tra hệ thống nhập liệu: Đảm bảo hệ thống nhập liệu đầy đủ các trường thông tin bắt buộc và có sự đồng bộ giữa các bộ phận liên quan.
  • Thủ tục pháp lý: Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp theo chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế.
  • Cấu hình chữ ký số: Cài đặt chữ ký số hợp lệ để ký hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của dữ liệu.

III. Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử có sự khác biệt tùy thuộc vào loại hình xuất khẩu:
  • Đối với xuất khẩu hàng hóa: Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng phải chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.
  • Đối với xuất khẩu dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ, hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước đã thỏa thuận.

IV. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn thương mại điện tử, doanh nghiệp có các trách nhiệm sau:
  • Phát hành hóa đơn: Xuất hóa đơn ngay khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng/dịch vụ.
  • Truyền dữ liệu: Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng định dạng chuẩn XML.
  • Lưu trữ: Lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật kế toán, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu trong suốt thời gian lưu trữ.

Thông tin khác


【実績No.1】AGSベトナム税務会計事務所｜日系企業の進出・会計税務支援
AGSベトナム税務会計事務所は、進出支援実績No.1の会計事務所。日本人税理士・会計士が常駐し、法人設立・月次会計・税務申告・給与計算・社会保険・監査対応まで日本語でサポート。税務調査やM&A、移転価格など特殊業務も対応。ハノイ・ホーチミン・ダナン・ゲアンの4拠点で全国対応。
 

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn


Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫn
AGS luôn mở rộng cánh cửa cho những ứng viên muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Ngôn ngữ Nhật - Pháp lý - Nhân sự. Xem chi tiết bài viết để biết thêm về Thông tin tuyển dụng tại AGS bạn nhé! 

[Vị trí] Tổng hợp tất cả vị trí tuyển dụng
Tham khảo thêm các vị trí tuyển dụng tại Công ty Kế toán-Kiểm toán AGS.
 

Liên hệ dịch vụ
Công ty Dịch vụ kế toán Nhật Bản. Cung cấp Dịch vụ tư vấn đầu tư, Kế toán - Thuế, Kiểm toán. Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Công ty chúng tôi luôn tìm kiếm cơ hội được làm việc với công ty bạn.
 
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/hoa-don-thuong-mai-dien-tu-duoc-ap-dung-doi-voi-doi-tuong-nao-nguoi-xuat-khau-co-bat-buoc-lap-hoa-d-686752-226271.html
Next Post Previous Post