Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Phải đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn

AGS Thùy Trang

8 thg 8, 2025

Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc ký số trên hóa đơn điện tử lại là một vấn đề mà nhiều người vẫn còn băn khoăn về thời điểm thực hiện. Theo quy định pháp luật hiện hành, việc ký số trên hóa đơn điện tử có những nguyên tắc và thời điểm cụ thể cần được tuân thủ.

I. Nguyên tắc chung về việc ký số trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin, không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ và truyền nhận. Việc ký số là một trong những biện pháp quan trọng để đảm bảo nguyên tắc này.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán thực hiện ký số trên hóa đơn khi lập hóa đơn để gửi cho người mua. Điều này có nghĩa là, chữ ký số phải được thực hiện sau khi các thông tin trên hóa đơn đã được hoàn tất và trước khi hóa đơn được gửi đi. Việc này giúp đảm bảo rằng toàn bộ nội dung của hóa đơn, từ thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, đến số tiền, đều không bị thay đổi sau khi đã được xác nhận bằng chữ ký số.

II. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, quy trình lập và ký số diễn ra như sau:

Người bán lập hóa đơn và ký số: Khi lập xong hóa đơn, người bán sẽ thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.
Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế: Sau khi ký số, hóa đơn sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã.
Cơ quan thuế cấp mã: Hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ và cấp một mã số duy nhất cho hóa đơn.
Gửi hóa đơn đã có mã cho người mua: Hóa đơn sau khi đã được cơ quan thuế cấp mã sẽ được gửi cho người mua.

III. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thời điểm ký số cũng tương tự:

Người bán lập và ký số hóa đơn: Người bán tự lập và ký số trên hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Gửi hóa đơn cho người mua: Hóa đơn sau khi đã được ký số sẽ được gửi trực tiếp cho người mua.

Lưu ý quan trọng:

Việc ký số trên hóa đơn điện tử không chỉ là trách nhiệm của người bán mà còn có thể có chữ ký số của người mua, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. Tuy nhiên, chữ ký số của người bán là bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
Theo quy định, nếu hóa đơn đã được lập nhưng chưa có chữ ký số thì chưa được xem là hóa đơn điện tử hợp lệ.
Thời điểm ký số phải diễn ra trước thời điểm gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc gửi trực tiếp cho người mua (đối với hóa đơn không có mã).

Thông tin khác

【実績No.1】AGSベトナム税務会計事務所｜日系企業の進出・会計税務支援
AGSベトナム税務会計事務所は、進出支援実績No.1の会計事務所。日本人税理士・会計士が常駐し、法人設立・月次会計・税務申告・給与計算・社会保険・監査対応まで日本語でサポート。税務調査やM&A、移転価格など特殊業務も対応。ハノイ・ホーチミン・ダナン・ゲアンの4拠点で全国対応。

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn

Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫn
AGS luôn mở rộng cánh cửa cho những ứng viên muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Ngôn ngữ Nhật - Pháp lý - Nhân sự. Xem chi tiết bài viết để biết thêm về Thông tin tuyển dụng tại AGS bạn nhé!

[Vị trí] Tổng hợp tất cả vị trí tuyển dụng
Tham khảo thêm các vị trí tuyển dụng tại Công ty Kế toán-Kiểm toán AGS.

Liên hệ dịch vụ
Công ty Dịch vụ kế toán Nhật Bản. Cung cấp Dịch vụ tư vấn đầu tư, Kế toán - Thuế, Kiểm toán. Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Công ty chúng tôi luôn tìm kiếm cơ hội được làm việc với công ty bạn.

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/thoi-diem-ky-so-tren-hoa-don-dien-tu-duoc-quy-dinh-nhu-the-nao-hoa-don-duoc-co-quan-thue-cap-ma-pha-162156-225198.html

#ThuếLuậtHóađơn