Doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế TNCN cho nhân viên như thế nào?

DAD Huyen ACC

25 thg 9, 2025

Khi người lao động làm việc tại doanh nghiệp, thu nhập từ tiền lương, tiền công của họ sẽ thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Theo quy định, doanh nghiệp đóng vai trò là đơn vị khấu trừ và kê khai thuế TNCN thay cho nhân viên. Việc kê khai đúng và đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Vậy cụ thể doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế TNCN thế nào?

1. Doanh nghiệp phải khai thuế TNCN cho nhân viên thế nào?

Theo Điều 8 và Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 91/2022/NĐ-CP):

Doanh nghiệp mặc định kê khai thuế TNCN theo tháng.
Trường hợp đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý thì được lựa chọn kê khai thuế TNCN theo quý.

Điều kiện kê khai theo quý:

Doanh thu năm trước liền kề không quá 50 tỷ đồng; hoặc
Doanh nghiệp mới thành lập, sau 12 tháng hoạt động sẽ căn cứ doanh thu năm trước để xác định khai tháng hay quý.

Khi kê khai, tháng/quý nào có phát sinh chi trả thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế thì doanh nghiệp phải kê khai tương ứng.

2. Hồ sơ khai thuế TNCN theo tháng/quý

Theo Phụ lục I – Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tùy từng loại thu nhập, hồ sơ kê khai gồm:

Tiền lương, tiền công:
- Tờ khai mẫu 05/KK-TNCN.
- Phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN (nếu có chi nhánh, địa điểm kinh doanh khác tỉnh).
Thu nhập từ đầu tư vốn, bản quyền, chuyển nhượng chứng khoán, nhượng quyền, trúng thưởng…
- Tờ khai mẫu 06/TNCN.
- Phụ lục 06-1/BK-TNCN (kê khai trong kỳ khai thuế cuối cùng của năm).
Đại lý bán hàng đa cấp:
- Tờ khai mẫu 01/XSBHĐC.
- Phụ lục 01-1/BK-XSBHĐC (kê khai cuối năm).

Hồ sơ nộp qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (eTax).

3. Có phải nộp tờ khai thuế TNCN khi không phát sinh khấu trừ?

Theo điểm e khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 91/2022/NĐ-CP):

Nếu trong tháng/quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không cần nộp tờ khai thuế.
Nếu có chi trả thu nhập nhưng số thuế TNCN phải khấu trừ bằng 0 → cũng không phải nộp tờ khai.
Chỉ khi có phát sinh khấu trừ thuế thì mới phải nộp hồ sơ.

Kết luận

Kê khai thuế TNCN là trách nhiệm pháp lý bắt buộc của doanh nghiệp, đồng thời giúp minh bạch tài chính và đảm bảo nghĩa vụ thuế cho người lao động. Từ quy định mới nhất, doanh nghiệp cần lưu ý: kê khai theo tháng hay quý phải đúng điều kiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo loại thu nhập, và không cần nộp tờ khai khi không phát sinh khấu trừ. Chủ động nắm chắc quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, đồng thời tạo dựng sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý nhân sự – tài chính.