Hóa Đơn Điện Tử 2025: Quy Định Mới, Thủ Tục Triển Khai Và Lỗi Thường Gặp

HCM SƯƠNG ACC

25 thg 9, 2025

Kể từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên quan đến hóa đơn, chứng từ. Đồng thời, Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết các nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử, thay thế cho Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Việc hiểu rõ các quy định mới, chuẩn bị thủ tục triển khai đúng và nắm các lỗi phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh vận hành suôn sẻ, tránh rủi ro pháp lý.

1. Những điểm mới nổi bật của Nghị định 70/2025 & Thông tư 32/2025

Dưới đây là những thay đổi quan trọng mà bạn cần cập nhật:

a) Mở rộng / thay đổi đối tượng áp dụng & chuyển đổi
Các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh trước đây sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu được cơ quan thuế xác định rủi ro cao phải chuyển sang hóa đơn điện tử có mã trong 10 ngày làm việc.
Sau 12 tháng kể từ khi chuyển sang hóa đơn có mã, nếu có nhu cầu, người nộp thuế có thể chuyển lại sang loại không có mã theo quy định chuyển đổi tại Điều 15 Nghị định 123 (sửa đổi)
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) được công nhận là hóa đơn điện tử hợp pháp nếu đáp ứng điều kiện kỹ thuật, có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu truy xuất.

b) Ủy nhiệm lập hóa đơn được mở rộng & đơn giản hóa
Thông tư 32/2025 loại bỏ yêu cầu “quan hệ liên kết” giữa người bán và bên nhận ủy nhiệm. Như vậy, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng có thể được ủy nhiệm lập hóa đơn.
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn cần lập văn bản (hợp đồng, thỏa thuận) và thông báo với cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải ghi rõ thông tin cả hai bên.

c) Quy định ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn
Theo Điều 5 Thông tư 32/2025, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được bổ sung mẫu số “7” (dùng cho hóa đơn thương mại điện tử).
Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm lập và hình thức có/không có mã.
Ví dụ: ký hiệu hóa đơn “7K25XAB” – loại hóa đơn thương mại điện tử (X: không mã), doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế năm 2025.

d) Xử lý sai sót (điều chỉnh / thay thế)
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót (có mã hoặc đã gửi dữ liệu), người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để sửa chữa. Không được hủy hóa đơn đã lập.
Trường hợp điều chỉnh hóa đơn thay thế cũng sai thì tiếp tục điều chỉnh — không cho phép hủy hóa đơn điều chỉnh.

e) Tiêu chí xác định rủi ro cao trong đăng ký hóa đơn điện tử
Thông tư 32/2025 quy định 5 tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

f) Nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Nghị định 70/2025 bổ sung trách nhiệm cho tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử về việc công khai chất lượng dịch vụ, đảm bảo an ninh, an toàn, tiếp nhận lưu trữ dữ liệu đúng quy chuẩn của cơ quan thuế.
Cơ quan thuế có thể ngừng tiếp nhận hóa đơn trong trường hợp vi phạm hoặc rủi ro cao.

g) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn
Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy khi đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 70/2025.
Hủy theo phương thức: đốt cháy, cắt xé, phá hủy để không sử dụng lại thông tin.

2. Thủ tục đăng ký & triển khai hóa đơn điện tử theo quy định mới

Dưới đây là hướng dẫn các bước cần chuẩn bị và thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật
Máy tính, kết nối internet ổn định.
Chữ ký số (USB token hoặc HSM).
Phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hợp tác với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có đủ năng lực: kết nối, truyền dữ liệu, lưu trữ theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế.

Bước 2: Lập hồ sơ đăng ký / thay đổi sử dụng hóa đơn điện tử
Sử dụng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 70/2025.
Nộp hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua cổng điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu được ủy quyền).
Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo chấp nhận / không chấp nhận (Mẫu 01/TB-ĐKĐT).

Bước 3: Thiết lập mẫu hóa đơn & thực hiện thử nghiệm
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp tạo mẫu hóa đơn điện tử trong phần mềm theo ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn mới (có mẫu số “7” nếu cần).
Gửi hồ sơ thử nghiệm hóa đơn (nếu quy định) đến cơ quan thuế để kiểm tra.
Khi được chấp thuận, bắt đầu phát hành hóa đơn cho khách hàng.

Bước 4: Lập hóa đơn & gửi dữ liệu tới cơ quan thuế
Hóa đơn phải được lập ngay khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Dữ liệu hóa đơn phải được gửi tới cơ quan thuế theo định dạng chuẩn và liên tục, an toàn theo quy định tại Điều 12 Nghị định 70/2025.
Có thể gửi dữ liệu trực tiếp (đối với đơn vị đáp ứng chuẩn kết nối) hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

3. Lỗi thường gặp khi áp dụng hóa đơn điện tử

Trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi sau:

Không cập nhật kịp phần mềm hóa đơn theo định dạng dữ liệu mới, dẫn đến việc gửi hóa đơn bị từ chối.

Quên thông báo điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn cho cơ quan thuế, khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ.

Sử dụng chữ ký số hết hạn mà không gia hạn, làm hóa đơn bị vô hiệu.

Không lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn, gây khó khăn khi tra cứu hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.

4. Hình phạt & rủi ro nếu vi phạm

Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp, không gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn mà không thông báo hoặc vi phạm các quy định có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Nếu cơ quan thuế phát hiện rủi ro cao, có quyền ngừng tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của người nộp thuế.
Khấu trừ đầu vào hóa đơn vi phạm có thể bị loại trừ và dẫn đến truy thu thuế.

5. Lời khuyên để triển khai thành công & tránh rủi ro

Tập huấn nhân viên kỹ năng lập hóa đơn, kiểm tra thông tin, xử lý sai sót.
Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo tuân thủ chuẩn dữ liệu, an ninh, ổn định truyền – nhận dữ liệu.
Kiểm tra định kỳ chữ ký số, hệ thống kết nối với cơ quan thuế.
Thường xuyên cập nhật jurisprudence, thông báo từ cơ quan thuế, và rà soát tiêu chí rủi ro cao.
Xây dựng quy trình kiểm tra khâu trước khi phát hành hóa đơn: kiểm tra dữ liệu, ký số, gửi dữ liệu.

6. Kết luận

Với việc áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử 2025 có nhiều điểm mới nhằm tạo thuận lợi, tăng tính minh bạch và quản lý chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần nhanh chóng nắm bắt các quy định mới, chuẩn bị kỹ thuật và quy trình nội bộ để triển khai đúng luật, hạn chế sai sót và tránh rủi ro bị xử phạt.