Hợp pháp hóa lãnh sự: Định nghĩa, giấy tờ không được hợp pháp hóa và miễn hợp pháp hóa

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục quan trọng giúp các giấy tờ, tài liệu nước ngoài được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại giấy tờ đều được hợp pháp hóa lãnh sự, mà có những trường hợp được miễn. AGS sẽ giải thích rõ khái niệm, các giấy tờ bị cấm hợp pháp hóa và các loại giấy tờ được miễn theo quy định hiện hành, giúp quý khách hàng hiểu và thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, “Hợp pháp hóa lãnh sự” được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 11/2025/TT-BNG, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức.

- Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc trên cơ sở kết quả xác minh.

Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và khoản 7 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP, các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.

Hợp pháp hóa lãnh sự là cơ chế pháp lý cần thiết nhằm xác thực giá trị pháp lý của giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, góp phần bảo đảm tính minh bạch, hợp pháp trong các quan hệ dân sự, hành chính và thương mại có yếu tố nước ngoài. Việc quy định rõ ràng các trường hợp không được và được miễn hợp pháp hóa thể hiện sự chặt chẽ và linh hoạt của pháp luật Việt Nam, vừa bảo vệ chủ quyền quốc gia, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho hợp tác và hội nhập quốc tế. 

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.