Làm sao để kiểm soát sai sót khi sử dụng phần mềm kế toán?

HCM HẠNH ACC

30 thg 9, 2025

Trong thời đại công nghệ số, phần mềm kế toán đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp và kế toán viên. Tuy nhiên, dù được thiết kế để tự động hóa và giảm thiểu sai sót, phần mềm kế toán vẫn có thể dẫn đến nhầm lẫn nếu không được sử dụng đúng cách.

1. Hiểu rõ quy trình kế toán và cách phần mềm hoạt động

Phần mềm kế toán chỉ là công cụ hỗ trợ, nó không thể thay thế tư duy nghiệp vụ của kế toán viên. Nếu người dùng không nắm vững nguyên tắc kế toán hoặc không hiểu phần mềm đang vận hành theo logic nào, rất dễ nhập liệu sai, chọn sai tài khoản hoặc hạch toán nhầm thời kỳ.

Gợi ý:

Trước khi sử dụng phần mềm, cần được đào tạo bài bản về quy trình nghiệp vụ.
Thường xuyên cập nhật các thay đổi về chuẩn mực kế toán và quy định pháp lý
Hiểu rõ các bước mà phần mềm tự động thực hiện (ví dụ: cách phân bổ chi phí, tính khấu hao, ghi nhận thuế GTGT…).

2. Thiết lập hệ thống phân quyền rõ ràng

Nhiều sai sót trong phần mềm bắt nguồn từ việc nhiều người cùng can thiệp vào dữ liệu mà không có quyền hạn cụ thể, gây chồng chéo hoặc chỉnh sửa nhầm số liệu.

Gợi ý:

Thiết lập phân quyền người dùng chi tiết: ai được nhập dữ liệu, ai được duyệt, ai được in báo cáo.
Ghi nhận lịch sử thao tác (log) để kiểm tra khi có vấn đề xảy ra.
Tránh sử dụng chung tài khoản đăng nhập giữa nhiều người.

3. Kiểm tra định kỳ và đối chiếu số liệu

Sai sót không phải lúc nào cũng xảy ra ngay trong lúc nhập liệu. Nhiều lỗi nhỏ chỉ bị phát hiện sau nhiều tháng hoặc vào cuối kỳ kế toán.

Gợi ý:

Thực hiện đối chiếu số liệu định kỳ giữa phần mềm và chứng từ gốc.
Kiểm tra sự khớp nhau giữa các sổ kế toán (sổ chi tiết – tổng hợp, công nợ – tồn kho…).
Lập bảng đối chiếu thuế, ngân hàng, công nợ phải thu, phải trả hàng tháng.

4. Sao lưu dữ liệu thường xuyên

Một trong những rủi ro ít được chú ý là mất dữ liệu do lỗi phần cứng, virus, hoặc thao tác sai. Khi mất dữ liệu, việc phục hồi là rất khó khăn và tốn kém.

Gợi ý:

Thiết lập chế độ sao lưu tự động hàng ngày nếu dùng phần mềm offline.
Với phần mềm online (cloud), nên kiểm tra nhà cung cấp có chính sách sao lưu, phục hồi dữ liệu hay không.
Lưu trữ bản sao dữ liệu trên ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây độc lập.

5. Cập nhật phần mềm đúng phiên bản

Nhiều doanh nghiệp không cập nhật phần mềm kế toán theo phiên bản mới do sợ thay đổi giao diện hoặc phát sinh lỗi. Tuy nhiên, các bản cập nhật thường khắc phục lỗi cũ và bổ sung tính năng mới, phù hợp với quy định pháp lý hiện hành.

Gợi ý:

Theo dõi thông báo cập nhật từ nhà cung cấp phần mềm.
Đảm bảo việc cập nhật không làm mất dữ liệu cũ bằng cách sao lưu trước khi nâng cấp.
Nếu sử dụng phần mềm thuê bao online, hãy kiểm tra việc tự động cập nhật có ổn định và an toàn không.

6. Đào tạo và nâng cao năng lực cho kế toán viên

Sai sót không phải lúc nào cũng do phần mềm, mà thường do thiếu kỹ năng sử dụng hoặc áp lực công việc khiến kế toán viên thao tác nhầm.

Gợi ý:

Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ định kỳ về sử dụng phần mềm.
Khuyến khích kế toán nâng cao kỹ năng Excel, phân tích dữ liệu và tư duy logic.
Giao tiếp thường xuyên giữa bộ phận kế toán và quản lý để giảm áp lực công việc và xử lý kịp thời khi có lỗi.

Kết luận

Phần mềm kế toán là công cụ đắc lực, nhưng không thể thay thế con người trong việc kiểm soát và đảm bảo độ chính xác của số liệu. Việc kiểm soát sai sót khi sử dụng phần mềm đòi hỏi sự kết hợp giữa nghiệp vụ kế toán vững chắc, kỹ năng sử dụng phần mềm, và quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả.

Việc đầu tư vào con người, đào tạo và hệ thống kiểm tra định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, nâng cao chất lượng báo cáo tài chính, và chủ động hơn trong việc quản trị tài chính.