Quy định về định dạng chứng từ điện tử từ 01/06/2025

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, việc áp dụng chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ giấy truyền thống đã và đang trở thành xu hướng tất yếu. Nhằm đảm bảo sự đồng bộ, an toàn, và hiệu quả trong việc quản lý, lưu trữ cũng như trao đổi dữ liệu điện tử, từ ngày 01/06/2025, các quy định mới liên quan đến định dạng chứng từ điện tử chính thức có hiệu lực. Những quy định này không chỉ giúp chuẩn hóa các yêu cầu kỹ thuật đối với chứng từ điện tử mà còn tạo nền tảng pháp lý rõ ràng, hỗ trợ doanh nghiệp và các tổ chức triển khai thuận lợi trong hoạt động nghiệp vụ. Hãy cùng AGS cập nhật các quy định mới và chi tiết nhất về định dạng chứng từ điện tử từ 01/06/2025 qua bài viết dưới đây. 

Ngày 20/3/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

1. Quy định về định dạng chứng từ điện tử từ 01/6/2025 

Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) thì định dạng chứng từ điện tử được quy định như sau: 

- Các loại chứng từ quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP phải thực hiện theo định dạng sau:

+ Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

+ Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

+ Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

2. Quy định về đăng ký sử dụng chứng từ điện tử từ 01/6/2025

(1) Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số, tổ chức thu các khoản thuế, phí, lệ phí trước khi sử dụng chứng từ điện tử theo khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử; tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CPy thì được lựa chọn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử không phải trả tiền dịch vụ.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử cho tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu các khoản phí, lệ phí, qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp đăng ký sử dụng chứng từ điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan.

(2) Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và gửi thông báo điện tử trực tiếp đến tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế; tổ chức thu các khoản phí, lệ phí về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.

(3) Kể từ thời điểm cơ quan quản lý thuế chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức nêu tại khoản (1) phải ngừng sử dụng chứng từ điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây, tiêu hủy những chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

(4) Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng chứng từ điện tử tại khoản 1 Điều này, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan quản lý thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và cơ quan quản lý thuế thực hiện theo quy định tại khoản (2).

(Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP))

Việc ban hành và áp dụng các quy định mới về định dạng chứng từ điện tử từ ngày 01/06/2025 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình hoàn thiện hành lang pháp lý cho chuyển đổi số tại Việt Nam. Những yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn định dạng được quy định rõ ràng không chỉ góp phần nâng cao tính minh bạch, chính xác trong quản lý dữ liệu mà còn tạo thuận lợi cho việc tích hợp, trao đổi thông tin giữa các hệ thống. Do đó, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cần chủ động cập nhật, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ phù hợp để đảm bảo tuân thủ và tận dụng hiệu quả các lợi ích mà chứng từ điện tử mang lại trong giai đoạn mới.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng qua bài viết bạn đã có được cho mình những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi - Công ty Kế toán và Kiểm toán AGS để có được thêm nhiều thông tin và có cơ hội cùng đồng hành, phát triển và làm việc tại AGS nhé.