Sử dụng Hóa đơn Điện tử Không Hợp lệ: Rủi ro Tài chính và Pháp lý mà Kiểm toán viên Cảnh báo

LINH ADI

11 thg 9, 2025

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, đằng sau sự tiện lợi là rủi ro tiềm ẩn mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua: việc sử dụng các hóa đơn không hợp lệ. Từ góc nhìn của một kiểm toán viên, đây không chỉ là một sai sót kế toán mà còn là "cái bẫy" pháp lý có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

1. Hóa đơn không hợp lệ là gì?

Một HĐĐT được coi là không hợp lệ khi nó không đáp ứng các quy định của pháp luật. Dưới đây là những dấu hiệu phổ biến nhất mà kiểm toán viên thường phát hiện:
Không có mã xác thực của cơ quan thuế: Hóa đơn được tạo ra nhưng không được cơ quan thuế cấp mã, không có giá trị pháp lý.

Hóa đơn bị hủy, thay thế hoặc điều chỉnh: Hóa đơn đã được lập nhưng sau đó bị thay thế hoặc hủy bỏ trên hệ thống, nhưng doanh nghiệp vẫn sử dụng bản cũ để kê khai.
Thông tin không khớp: Thông tin trên hóa đơn (tên, mã số thuế, địa chỉ) không khớp với thông tin đăng ký của bên bán.
Hóa đơn của công ty "ma" hoặc bỏ trốn: Doanh nghiệp nhận hóa đơn từ các công ty đã ngừng hoạt động, không tồn tại hoặc đã bị cơ quan thuế thông báo bỏ trốn.

2. Hậu quả nhìn từ góc độ Kiểm toán và Thuế

Khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, một trong những mục tiêu chính là đánh giá tính hợp lệ và đầy đủ của các chi phí. Kiểm toán viên sẽ "truy vết" từng khoản chi phí lớn, và HĐĐT chính là bằng chứng quan trọng nhất. Nếu phát hiện hóa đơn không hợp lệ, hậu quả sẽ rất nặng nề.
Hậu quả tài chính:

Bị loại trừ chi phí: Cơ quan thuế sẽ loại bỏ toàn bộ giá trị của hóa đơn không hợp lệ ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều này trực tiếp làm tăng lợi nhuận tính thuế và dẫn đến số thuế phải nộp cao hơn.
Bị truy thu thuế GTGT và tiền phạt: Doanh nghiệp sẽ bị truy thu toàn bộ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đã khấu trừ từ các hóa đơn không hợp lệ. Ngoài ra, còn phải chịu các khoản tiền phạt và lãi chậm nộp theo quy định.

Hậu quả pháp lý:

Xếp hạng rủi ro về thuế: Việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ sẽ khiến doanh nghiệp bị xếp vào danh sách rủi ro cao của cơ quan thuế. Điều này dẫn đến khả năng bị thanh tra, kiểm tra thường xuyên hơn trong tương lai.
Lỗi hệ thống và bị phạt hành chính: Nếu doanh nghiệp cố tình sử dụng hóa đơn không hợp pháp, cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp phạt hành chính nghiêm khắc.
Nguy cơ truy cứu hình sự: Trong các trường hợp nghiêm trọng, khi giá trị hóa đơn bất hợp pháp lớn, hành vi này có thể bị xem là hành vi trốn thuế và bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

3. Lời khuyên từ Kiểm toán viên

Để tránh những rủi ro trên, các doanh nghiệp cần chủ động và thận trọng. Dưới đây là một số lời khuyên thực tế: Luôn kiểm tra hóa đơn: Ngay sau khi nhận HĐĐT, hãy kiểm tra tính hợp lệ của nó trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Điều này giúp bạn xác nhận hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không. Cẩn trọng với đối tác mới: Khi giao dịch với các đối tác mới hoặc lạ, cần thẩm định kỹ lưỡng về pháp lý (kiểm tra thông tin đăng ký kinh doanh, tình trạng hoạt động) trước khi thanh toán. Thanh toán qua ngân hàng: Các khoản thanh toán có giá trị lớn nên được thực hiện qua ngân hàng. Đây là bằng chứng quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch nếu có sự cố xảy ra. Đào tạo nhân viên: Đào tạo đội ngũ kế toán và mua hàng về các quy định mới nhất của pháp luật về HĐĐT và các rủi ro liên quan.
Việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và sự tồn tại của doanh nghiệp. Một cuộc kiểm toán độc lập sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý sớm các rủi ro này, đảm bảo tính tuân thủ và xây dựng nền tảng tài chính vững chắc.

1. Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.