Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót
Trong thực tế, việc lập hóa đơn điện tử sai sót là điều mà kế toán nào cũng từng gặp — từ sai mã số thuế, sai đơn giá, đến sai ngày xuất hóa đơn.
Nếu không xử lý đúng cách, sai sót nhỏ có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, lệch báo cáo thuế GTGT, thậm chí bị cơ quan thuế xử phạt.
Bài viết này hướng dẫn bạn quy trình xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp khắc phục nhanh và đúng quy định.
1. Xác định loại sai sót trước khi xử lý
Cách xử lý phụ thuộc vào loại sai sót trên hóa đơn. Kế toán cần phân biệt 3 nhóm chính:
01. Loại sai sót: Sai thông tin không ảnh hưởng tiền thuế
Ví dụ: Sai tên, địa chỉ, diễn giải
Cách xử lý: Lập biên bản điều chỉnh
02. Loại sai sót: Sai số tiền, thuế suất, thành tiền
Ví dụ: Sai đơn giá, sai thuế GTGT
Cách xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh
03. Loại sai sót: Sai mã số thuế, sai ngày, sai người mua
Ví dụ:Sai MST, sai ngày lập
Cách xử lý: Lập hóa đơn thay thế
2. Trường hợp 1 – Sai thông tin nhỏ: lập biên bản điều chỉnh
Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ hoặc mô tả hàng hóa, không ảnh hưởng đến số tiền hay thuế:
Hai bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (ghi rõ nội dung sai và đúng).
Không cần phát hành hóa đơn mới.
Kèm biên bản này khi lưu trữ hồ sơ kế toán và kê khai thuế.
💡 Mẹo: Lưu file biên bản PDF có chữ ký số của hai bên để tránh tranh chấp sau này.
3. Trường hợp 2 – Sai số tiền, thuế suất: lập hóa đơn điều chỉnh
Khi sai về giá trị, thuế suất hoặc tổng thanh toán, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh:
Tạo hóa đơn điện tử mới → chọn loại “Điều chỉnh tăng/giảm”.
Ghi rõ nội dung:
“Điều chỉnh tăng (hoặc giảm) cho hóa đơn số … ngày …”
Kê khai hóa đơn điều chỉnh trong kỳ phát hành mới.
📌 Lưu ý: Không được xóa hoặc hủy hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh sẽ làm tăng hoặc giảm doanh thu tương ứng.
4. Trường hợp 3 – Sai mã số thuế, sai ngày, sai người mua: lập hóa đơn thay thế
Nếu hóa đơn sai thông tin quan trọng (mã số thuế, tên người mua, ngày hóa đơn):
Hai bên lập Biên bản hủy hóa đơn sai.
Người bán lập hóa đơn thay thế mới.
Trên hóa đơn mới ghi:
“Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số … ngày … do sai thông tin người mua/mã số thuế.”
💡 Mẹo: Trước khi lập lại, tra cứu mã số thuế trên trang Tổng cục Thuế để đảm bảo chính xác.
5. Kê khai thuế sau khi điều chỉnh hoặc thay thế
Hóa đơn điều chỉnh/thay thế được kê khai trong kỳ phát hành mới, không sửa lại kỳ cũ.
Khi kê khai, phải ghi chú rõ là “điều chỉnh tăng/giảm” để phần mềm thuế nhận diện đúng.
Kiểm tra lại báo cáo “Tổng hợp hóa đơn mua vào – bán ra” trên phần mềm kế toán (MISA, Fast, Bravo…) để tránh lệch số.
6. Những lỗi thường gặp khi xử lý hóa đơn sai
Phát hành hóa đơn thay thế nhưng không lập biên bản hủy hóa đơn sai.
Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ cũ, khiến số liệu lệch báo cáo thuế.
Lưu trữ thiếu biên bản, làm mất căn cứ khi quyết toán.
💡 Giải pháp: Thiết lập quy trình kiểm tra 2 bước trước khi phát hành hóa đơn: nhập liệu – kiểm tra – ký duyệt.
✅ Kết luận
Sai sót hóa đơn là tình huống phổ biến, nhưng nếu xử lý đúng quy định, doanh nghiệp hoàn toàn tránh được phạt và giữ sổ sách minh bạch.
Hãy nhớ:
Biên bản điều chỉnh → khi sai nhỏ.
Hóa đơn điều chỉnh → khi sai tiền.
Hóa đơn thay thế → khi sai thông tin quan trọng.
Thực hiện đúng 3 bước này, bạn sẽ luôn tự tin khi cơ quan thuế kiểm tra.
Thông tin khác
Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn
Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫnAGS luôn mở rộng cánh cửa cho những ứng viên muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Ngôn ngữ Nhật - Pháp lý - Nhân sự. Xem chi tiết bài viết để biết thêm về Thông tin tuyển dụng tại AGS bạn nhé!
.png)
Nguồn: Tổng hợp
