Cách Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót Theo Quy Định Mới Nhất

Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn sai sót là tình huống khó tránh khỏi. Nếu không xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt và ảnh hưởng đến việc kê khai thuế. Vậy theo quy định mới nhất, kế toán cần xử lý hóa đơn sai sót như thế nào?

Sai thông tin người bán hoặc người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế).

Sai về hàng hóa, dịch vụ (tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất).

Sai ngày tháng hoặc ký hiệu hóa đơn.

Sai số tiền (trước thuế, thuế GTGT hoặc tổng thanh toán).

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử khi có sai sót sẽ được xử lý theo 2 cách:

Lập hóa đơn điều chỉnh: Dùng khi hóa đơn đã gửi cho người mua và cơ quan thuế, nhưng có sai lệch về số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế.

Lập hóa đơn thay thế: Dùng khi hóa đơn có sai thông tin cơ bản (tên, địa chỉ, MST…) hoặc sai toàn bộ nội dung.

👉 Lưu ý: Kế toán không được tự ý xóa bỏ hóa đơn đã phát hành mà phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo đúng mẫu.

Xác định loại sai sót: Thông tin nào sai, mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Thỏa thuận với người mua: Hai bên lập biên bản ghi nhận sai sót.

Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Theo mẫu điện tử, có đầy đủ chữ ký số.

Gửi lại hóa đơn: Cho người mua và cơ quan thuế (qua hệ thống hóa đơn điện tử).

Kê khai thuế: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh/thay thế để kê khai đúng kỳ.

Phạt từ 3 – 5 triệu đồng: Nếu lập hóa đơn sai sót nhưng chưa gửi cơ quan thuế.

Phạt từ 4 – 8 triệu đồng: Nếu đã gửi cơ quan thuế mà không xử lý theo đúng quy định.

Các trường hợp nặng hơn có thể bị ấn định thuế hoặc truy thu.

✅ Kết luận

Hóa đơn sai sót là tình huống không thể tránh hoàn toàn, nhưng nếu kế toán nắm rõ quy định mới nhất về điều chỉnh và thay thế hóa đơn, doanh nghiệp sẽ hạn chế rủi ro và tránh bị xử phạt.