Hóa đơn điện tử có mã xác thực – Bước tiến trong quản lý thuế hiện đại

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là một bước tiến quan trọng trong quản lý thuế hiện đại, vì nó sử dụng mã xác thực và số xác thực do cơ quan thuế cấp để đảm bảo tính hợp pháp và độ tin cậy của hóa đơn. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý, chống thất thu và cho phép doanh nghiệp tra cứu, xác minh hóa đơn nhanh chóng, cũng như loại bỏ nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho người bán.

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Theo quy định tại Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà dữ liệu hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế trước khi phát hành cho người mua. Cơ quan thuế sau khi kiểm tra sẽ cấp mã xác thực và số xác thực cho hóa đơn, đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp và duy nhất.

Công nghệ xác thực này giúp loại bỏ nguy cơ làm giả, làm khống hóa đơn – một vấn đề tồn tại nhiều năm trong hoạt động kế toán – thuế.

Cách nhận biết:

• Trên hóa đơn có chứa dãy số xác thực và mã xác thực do cơ quan thuế cung cấp.
• Có thể có thêm mã vạch hai chiều (QR code) để khách hàng kiểm tra thông tin hóa đơn.

2. Lợi ích nổi bật của hóa đơn có mã xác thực

• Minh bạch và an toàn hơn: Mỗi hóa đơn được cấp mã riêng, đảm bảo tính xác thực và chống gian lận.

• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn nhanh chóng qua hệ thống điện tử, không cần in ấn hay lưu trữ bản giấy.

• Hỗ trợ công tác kiểm tra, đối chiếu: Cơ quan thuế có thể tra cứu, kiểm tra hóa đơn ngay trên hệ thống, giúp giảm đáng kể tình trạng sai sót hoặc trốn thuế.

• Tăng cường chuyển đổi số: Thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng công nghệ vào quy trình kế toán – tài chính, phù hợp với xu hướng quản trị hiện đại.

3. Một số thách thức khi triển khai

Bên cạnh những lợi ích, việc triển khai hóa đơn điện tử có mã xác thực cũng gặp một số khó khăn:

• Hệ thống kỹ thuật chưa đồng bộ ở một số doanh nghiệp nhỏ.

• Chi phí đầu tư ban đầu cho hạ tầng công nghệ và phần mềm quản lý hóa đơn.

• Thiếu kỹ năng sử dụng hệ thống từ phía nhân sự kế toán, nhất là ở doanh nghiệp truyền thống.

Tuy nhiên, các khó khăn này đang dần được khắc phục nhờ sự hỗ trợ từ Tổng cục Thuế và các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín.

4. Thực tế triển khai hóa đơn điện tử có mã xác thực tại doanh nghiệp

Khi tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực, các doanh nghiệp sẽ được lựa chọn mô hình cấp mã phù hợp với quy mô và năng lực công nghệ của mình. Theo Tổng cục Thuế, hiện nay có hai mô hình chính:

• Mô hình cấp mã xác thực tập trung: Hệ thống thiết bị và phần mềm cấp mã được đặt tại Tổng cục Thuế, doanh nghiệp chỉ cần gửi dữ liệu hóa đơn lên để được cấp mã.

• Mô hình cấp mã xác thực phân tán: Doanh nghiệp có thể đặt thiết bị cấp mã tại chính đơn vị của mình, sử dụng ứng dụng của Tổng cục Thuế để tự động cấp mã xác thực ngay tại chỗ.

Để được tham gia hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện:

• Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động hợp pháp.

• Có chứng thư số (chữ ký số) còn hiệu lực và chứa thông tin mã số thuế của doanh nghiệp.

• Hoạt động tại địa bàn có khả năng truy cập Internet ổn định.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí của Tổng cục Thuế (phần mềm ICA),

• Tự xây dựng phần mềm lập hóa đơn riêng (LHD),

• Hoặc sử dụng phần mềm của bên thứ ba uy tín như E-invoice của Công ty Thái Sơn Soft, MISA MeInvoice, VNPT Invoice, v.v...

Nhờ sự đa dạng về giải pháp, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn hình thức phù hợp với quy mô và ngân sách, đảm bảo tuân thủ pháp luật mà vẫn tối ưu hiệu quả vận hành.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.