Hóa đơn điện tử có sai sót: Sử dụng mẫu hóa đơn thay thế hay mẫu hóa đơn điều chỉnh?

Bước 1. Xác định loại sai sót và mức độ ảnh hưởng

- Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai:

+ Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

+ Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Bước 2. Chọn hình thức xử lý phù hợp

- Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi chỉ cần sửa một hoặc một số thông tin; có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị.

- Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi nội dung hóa đơn cũ sai toàn bộ hoặc sai nhiều thông tin quan trọng, không thể chỉ điều chỉnh cục bộ.

- Nguyên tắc áp dụng:

+ Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

Bước 3. Thể hiện thông tin hóa đơn cũ trên hóa đơn mới

+ Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Bước 4. Xử lý trường hợp nhiều hóa đơn sai cùng kỳ

Bước 5. Hoàn thiện thủ tục với cơ quan thuế và khách hàng

+ Ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

+ Gửi hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế để cấp mã (nếu thuộc diện cấp mã).

+ Đồng thời, gửi hóa đơn mới cho khách hàng để lưu trữ, sử dụng.

+ Trường hợp người mua là doanh nghiệp/tổ chức/hộ/cá nhân kinh doanh: trước khi điều chỉnh/thay thế phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

Bước 6. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ:

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải lưu giữ: Hóa đơn gốc (sai sót), Hóa đơn điều chỉnh/thay thế, Bảng kê (nếu có), Biên bản xác nhận với khách hàng (nếu lập).

Hồ sơ này sẽ phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý.