Những sai lầm thường gặp khi hạch toán chi phí lương

HCM DIEU ACC

29 thg 10, 2025

Những sai lầm thường gặp khi hạch toán chi phí lương bao gồm nhầm lẫn giữa lương gross và net, thiếu chứng từ như bảng chấm công hay giấy báo làm thêm giờ, hạch toán sai các khoản trích bảo hiểm và thuế, chi lương không có đầy đủ hồ sơ và chứng từ, hoặc chi các khoản không có thật hoặc không có căn cứ. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều kế toán viên — đặc biệt là người mới — thường mắc sai sót khi hạch toán khoản mục này, dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính hoặc rủi ro về thuế.

1. Giới thiệu

Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, chi phí tiền lương luôn là một khoản mục chiếm tỷ trọng lớn và có ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế. Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, đồng thời tối ưu hóa chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
Tuy nhiên, trên thực tế, không ít kế toán viên – đặc biệt là người mới vào nghề – vẫn thường mắc những sai sót trong việc ghi nhận, phân loại và trích lập chi phí lương. Những lỗi này có thể dẫn đến sai lệch số liệu, hoặc nghiêm trọng hơn là bị cơ quan thuế loại chi phí khi kiểm tra, làm tăng số thuế phải nộp.

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những sai lầm phổ biến khi hạch toán chi phí lương, kèm theo cách khắc phục thực tế, giúp kế toán viên tránh rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc.

2. Các sai lầm thường gặp khi hạch toán chi phí lương

Sai lầm 1: Không phân biệt rõ lương chính thức và lương thời vụ

Nhiều doanh nghiệp gộp chung toàn bộ chi phí trả lương vào một nhóm mà không phân biệt nhân viên chính thức hay thời vụ. Điều này khiến việc tính thuế TNCN, BHXH hoặc xác định chi phí hợp lý gặp khó khăn.
Cách khắc phục:

Ghi nhận riêng từng đối tượng theo đúng hợp đồng.
Với nhân viên thời vụ, cần có hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ chi trả rõ ràng để được tính chi phí hợp lệ.

Sai lầm 2: Không trích đầy đủ các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn

Một lỗi phổ biến là chỉ hạch toán phần trích BHXH, BHYT, BHTN của người lao động mà quên phần nghĩa vụ của doanh nghiệp. Hậu quả là chi phí bị thiếu, dẫn đến sai số khi xác định lợi nhuận chịu thuế.
Cách khắc phục:

Trích đầy đủ các khoản theo đúng tỷ lệ quy định hiện hành.
Hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, đảm bảo phản ánh đủ chi phí nhân công.

Sai lầm 3: Ghi nhận chi phí lương sai kỳ kế toán

Có trường hợp doanh nghiệp trả lương tháng này nhưng lại ghi nhận sang kỳ sau, khiến số liệu báo cáo tài chính không phản ánh đúng thực tế.
Cách khắc phục:

Cuối mỗi tháng cần trích trước chi phí lương nếu chưa trả cho người lao động.
Sử dụng tài khoản 334 – Phải trả người lao động hoặc 335 – Chi phí phải trả để phản ánh đúng kỳ kế toán.

Sai lầm 4: Thiếu chứng từ hợp lệ

Chi phí lương chỉ được coi là hợp lý khi có đủ hồ sơ chứng minh. Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu bảng lương nội bộ mà không có hợp đồng, bảng chấm công hoặc phiếu chi lương hợp lệ.

Cách khắc phục:

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ tiền lương gồm:
- Hợp đồng lao động
- Bảng chấm công
- Bảng lương có chữ ký xác nhận
- Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản
- Chứng từ nộp BHXH, BHYT, BHTN
Lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra thuế.

Sai lầm 5: Không đối chiếu số liệu với cơ quan BHXH

Nếu số liệu trích nộp bảo hiểm trong sổ kế toán khác với dữ liệu cơ quan BHXH, doanh nghiệp có thể bị truy thu, phạt chậm nộp hoặc thậm chí bị coi là hạch toán sai.
Cách khắc phục:

Đối chiếu định kỳ hàng quý giữa bảng lương, chứng từ kế toán và dữ liệu nộp BHXH.
Kiểm tra chặt chẽ các khoản trích nộp, đặc biệt trong giai đoạn quyết toán cuối năm.

3. Một số lưu ý khi hạch toán chi phí lương

Phân bổ đúng tài khoản chi phí: Tùy tính chất công việc, hạch toán vào tài khoản 622 (chi phí nhân công trực tiếp), 627 (chi phí sản xuất chung), 641 (chi phí bán hàng) hoặc 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp).
Kiểm tra định kỳ: Đối chiếu bảng lương với sổ kế toán, tránh chênh lệch dữ liệu giữa bộ phận kế toán và nhân sự.
Lưu trữ hồ sơ tối thiểu 10 năm: Để đảm bảo phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế, bảo hiểm.
Ứng dụng phần mềm kế toán: Giúp tự động phân bổ chi phí lương và giảm thiểu rủi ro ghi sai kỳ

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.