Hoá đơn điện tử – Những sai sót thường gặp và cách khắc phục

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hoá đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kế toán – thuế của mọi doanh nghiệp. Việc áp dụng hoá đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tăng tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều kế toán vẫn gặp phải những sai sót phổ biến khi lập, phát hành hoặc xử lý hoá đơn điện tử, dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Vậy những lỗi thường gặp là gì và làm thế nào để khắc phục hiệu quả?

1. Sai thông tin người mua:

Các lỗi thường thấy như ghi sai mã số thuế, tên công ty, địa chỉ người mua. Đây là lỗi tưởng nhỏ nhưng có thể khiến hoá đơn không hợp lệ và không được khấu trừ thuế GTGT.

2. Sai ngày lập hoặc ngày ký số trên hoá đơn:

Nhiều trường hợp kế toán ký số muộn hơn hoặc sớm hơn thời điểm bán hàng, gây sai lệch kỳ kê khai thuế.

3. Phát hành hoá đơn khi chưa đăng ký hoặc chưa có mã của cơ quan thuế:

Một số doanh nghiệp vội phát hành hoá đơn trước khi được cơ quan thuế chấp thuận, dẫn đến hoá đơn bị coi là không hợp pháp.

4. Sai định dạng tệp hoá đơn (XML):

Một lỗi kỹ thuật khá phổ biến khiến cơ quan thuế không thể tiếp nhận dữ liệu hoặc bị trả lại hoá đơn.

5. Không gửi hoá đơn đúng thời hạn cho người mua:

Theo quy định, doanh nghiệp phải gửi hoá đơn điện tử cho người mua ngay sau khi lập và ký số, nhưng thực tế nhiều đơn vị vẫn chậm trễ.

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành:

Thiết lập quy trình kiểm tra hai bước (kế toán lập – kế toán trưởng duyệt) để hạn chế lỗi đánh máy, sai thông tin.

• Đồng bộ dữ liệu kế toán và phần mềm hoá đơn:

Nên sử dụng phần mềm kế toán tích hợp trực tiếp với hệ thống hoá đơn điện tử để tránh sai lệch dữ liệu.

• Đào tạo và cập nhật quy định mới cho nhân viên kế toán:

Các quy định về hoá đơn điện tử thường xuyên thay đổi, do đó kế toán cần được tập huấn định kỳ.

• Lưu trữ, tra cứu hoá đơn khoa học:

Sử dụng mã tra cứu và phân quyền truy cập giúp dễ dàng tra soát khi cần điều chỉnh hoặc huỷ hoá đơn.

• Xây dựng quy trình điều chỉnh, huỷ hoá đơn rõ ràng:

Khi phát hiện sai sót, kế toán cần lập biên bản, thông báo với người mua và thực hiện điều chỉnh theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hoá đơn điện tử là bước tiến lớn trong công tác quản lý thuế và kế toán, nhưng đi kèm với đó là yêu cầu cao hơn về độ chính xác và tuân thủ quy trình. Việc nhận diện sớm các lỗi thường gặp và áp dụng biện pháp phòng ngừa sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế, tiết kiệm thời gian xử lý và nâng cao uy tín với đối tác cũng như cơ quan quản lý. Một hệ thống hoá đơn điện tử vận hành trơn tru chính là nền tảng quan trọng cho doanh nghiệp quản trị hiệu quả và phát triển bền vững.