Khi nào phải lập lại hoàn toàn hóa đơn điện tử thay vì chỉ điều chỉnh?

2. Khi nào chỉ cần điều chỉnh

Nếu hóa đơn điện tử chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, người bán không phải lập hóa đơn mới.
Thay vào đó, chỉ cần:

• Thông báo cho người mua về sai sót;
• Gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo mẫu quy định.

3. Khi nào phải lập lại (thay thế) hoặc điều chỉnh

Khi hóa đơn điện tử bị sai ở các nội dung quan trọng như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa hoặc quy cách chất lượng, người bán có hai lựa chọn xử lý:
a) Lập hóa đơn điều chỉnh:

• Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
• Hóa đơn điều chỉnh có thể ghi âm (nếu giảm giá trị) hoặc ghi dương (nếu tăng giá trị), tùy vào bản chất sai sót.

b) Lập hóa đơn thay thế:

• Hóa đơn mới ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
• Hóa đơn thay thế có giá trị pháp lý như hóa đơn gốc và được kê khai thuế bình thường.

Trường hợp trong cùng tháng có nhiều hóa đơn sai cùng nội dung (cùng người mua, hàng hóa, đơn giá, thuế suất...), người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung và kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn sai.

4. Có được điều chỉnh nhiều lần không?

Pháp luật không quy định giới hạn số lần điều chỉnh hoặc thay thế. Tuy nhiên, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải giữ nguyên hình thức xử lý sai sót đã chọn lần đầu:

• Nếu lần đầu xử lý bằng điều chỉnh, thì các lần sau cũng phải tiếp tục điều chỉnh;
• Nếu lần đầu thay thế, thì những lần sau cũng tiếp tục thay thế.

Việc thống nhất hình thức xử lý giúp đảm bảo tính nhất quán trong dữ liệu hóa đơn điện tử, tránh sai lệch khi kê khai thuế.

5. Lưu ý cho kế toán

• Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, cần lập biên bản thỏa thuận với người mua (nếu là tổ chức) hoặc thông báo sai sót (nếu là cá nhân).
• Đảm bảo toàn bộ dữ liệu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được truyền đến cơ quan thuế đúng thời hạn.
• Kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như mã số thuế, đơn giá, thuế suất, tiền thuế… trước khi phát hành hóa đơn để hạn chế rủi ro phải xử lý lại.
• Lưu giữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc điều chỉnh, thay thế để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu sau này.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/hoa-don-dien-tu-phaiduoc-lap-lai-hoan-toan-moithay-vi-chi-dieu-chinh-khi-nao-duoc-dieu-chinh-nhieu--237584.html