Phân biệt khi nào lập hóa đơn thay thế, khi nào gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT để xử lý sai sót đúng quy định, tránh bị phạt hành chính.

HCM HÂN ACC

30 thg 10, 2025

Hóa đơn thay thế có cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không? – Đây là thắc mắc phổ biến mà nhiều kế toán gặp phải khi xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử. Việc hiểu rõ khi nào cần lập hóa đơn thay thế, khi nào phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT là rất quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh bị xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các trường hợp áp dụng, thời điểm cần gửi mẫu, quy trình lập hóa đơn thay thế chuẩn theo quy định mới nhất, cùng những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện.

1. Hóa đơn thay thế là gì? Khi nào cần lập hóa đơn thay thế?

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử được lập mới để thay thế hoàn toàn cho một hóa đơn trước đó đã phát hành nhưng có sai sót nghiêm trọng, không thể điều chỉnh bằng hóa đơn điều chỉnh. Việc lập hóa đơn thay thế giúp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và chính xác trong hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế trong các trường hợp sau:

Sai mã số thuế của người mua.

Sai số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế.

Sai nội dung hàng hóa, dịch vụ (mô tả, quy cách, chất lượng không đúng thực tế).

Khi lập hóa đơn thay thế, kế toán cần ghi rõ dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…” để thể hiện mối liên hệ giữa hai hóa đơn và tuân thủ đúng quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2. Mẫu số 04/SS-HĐĐT là gì? Cách điền mẫu số 04/SS-HĐĐT

Mẫu số 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót, được ban hành theo Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử cần gửi mẫu này đến cơ quan thuế khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót và chưa hoặc đã gửi cho người mua.
Mẫu 04/SS-HĐĐT giúp cơ quan thuế ghi nhận thông tin điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý và tránh rủi ro bị xử phạt do khai báo chậm hoặc sai quy trình.

Cách điền Mẫu số 04/SS-HĐĐT chi tiết nhất:

Khi lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo hóa đơn điện tử có sai sót, kế toán cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo hướng dẫn dưới đây nhằm đảm bảo hồ sơ được cơ quan thuế chấp nhận:

Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh đúng như trong giấy đăng ký thuế.

Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế của người nộp thuế.

Chi tiết các mục trong bảng khai báo:

Mục (1) – STT: Ghi số thứ tự các dòng khai báo (1, 2, 3,…).

Mục (2) – Mã CQT cấp:

Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, ghi mã xác thực (ví dụ: abc12345678).

Nếu hóa đơn không có mã, để trống.

Mục (3) – Ký hiệu mẫu hóa đơn: Ghi đúng ký hiệu theo mẫu hóa đơn đã phát hành.

Mục (4) – Ký hiệu hóa đơn: Ghi đúng ký hiệu hóa đơn cụ thể.

Mục (5) – Số hóa đơn điện tử: Ghi số hóa đơn bị sai cần điều chỉnh hoặc thay thế.

Mục (6) – Ngày lập hóa đơn: Ghi ngày phát hành hóa đơn bị sai theo định dạng dd/mm/yyyy.

Mục (7) – Loại hóa đơn điện tử: Ghi rõ loại hóa đơn tương ứng:

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn điện tử đặc thù khác

Mục (8) – Thông báo/Giải trình: Ghi rõ nội dung sai sót, ví dụ: “Sai tên người mua”, “Sai địa chỉ”, “Sai số tiền”,...

Mục (9) – Lý do/Thông báo của CQT:

Nếu theo thông báo của cơ quan thuế, ghi rõ nội dung, ví dụ: “Theo Mẫu 01/TB-RSĐT ngày …”.

Nếu doanh nghiệp tự phát hiện lỗi, để trống mục này.

Phần chữ ký:

Người mua: Chỉ ký khi hai bên có thỏa thuận; không bắt buộc nếu người mua là cá nhân.

Người nộp thuế: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, ghi rõ họ tên.

📘 Căn cứ pháp lý:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Phụ lục IA.

Thông tư 78/2021/TT-BTC, hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử.

3. Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử khi lập hóa đơn thay thế: KHÔNG cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chỉ bắt buộc trong trường hợp hóa đơn lập sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai. Cụ thể:
Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, thì không phải lập lại hóa đơn, nhưng phải gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Nếu sai về mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán phải lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và không cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế

4. Lưu ý khi nộp hóa đơn thay thế và mẫu thông báo sai sót hóa đơn 04/SS-HĐĐTT

Trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa việc lập hóa đơn thay thế và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, đồng thời tuân thủ đúng quy trình, thời hạn để tránh bị xử phạt hành chính. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý:
- Hóa đơn thay thế áp dụng khi hóa đơn gốc bị sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng. Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…” để đảm bảo tính pháp lý.
- Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua (các nội dung khác đúng), doanh nghiệp không lập hóa đơn thay thế, mà phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Trước khi lập hóa đơn thay thế, người bán cần lập biên bản thỏa thuận với người mua (nếu là tổ chức, hộ kinh doanh) hoặc thông báo qua văn bản/email nếu người mua là cá nhân.
- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn thay thế phải gửi lên hệ thống để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
- Nếu người bán tự phát hiện sai sót, cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn sai. Nếu có thông báo từ cơ quan thuế (Mẫu 01/TB-RSĐT), doanh nghiệp phải gửi Mẫu 04 đúng thời hạn ghi trong thông báo.
- Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ bản sao hoặc bản PDF của Mẫu 04/SS-HĐĐT đã gửi cùng phản hồi của cơ quan thuế để phục vụ thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.