Kiểm toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê và những lưu ý quan trọng

Bạn là kế toán/kiểm toán viên đang muốn hiểu rõ hơn về quy trình kiểm toán hàng tồn kho, hoặc bạn là chủ doanh nghiệp đang chuẩn bị cho kỳ kiểm toán cuối năm và lo lắng không biết hàng tồn kho sẽ được kiểm tra như thế nào?

Nếu đúng vậy, bài viết này AGS sẽ giúp bạn nắm rõ phương pháp kiểm kê, các thủ tục kiểm toán quan trọng, và các rủi ro thường gặp, để bạn có thể chuẩn bị tốt hơn và đảm bảo số liệu tồn kho của doanh nghiệp là chính xác và minh bạch.

---

1. Vì sao kiểm toán hàng tồn kho luôn là phần quan trọng trong kiểm toán?

Hàng tồn kho thường là tài sản ngắn hạn có giá trị lớn trên bảng cân đối kế toán, đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại. Sai lệch trong hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Giá vốn hàng bán (COGS)

• Doanh thu và lợi nhuận

• Tình hình tài chính và khả năng thanh toán

• Thuế thu nhập doanh nghiệp

Do đó, kiểm toán viên luôn tập trung vào việc định lượng, định giá và quyền sở hữu đối với hàng tồn kho.

2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến

Trong kỳ kiểm toán, kiểm toán viên sẽ dựa vào phương pháp kiểm kê mà doanh nghiệp đang áp dụng. Có hai phương pháp chính:

2.1. Kiểm kê định kỳ (Periodic Inventory System)

Đặc điểm:

• Thường thấy ở doanh nghiệp nhỏ hoặc ít chủng loại hàng.

• Ghi nhận giá vốn theo công thức:
  Giá vốn = Tồn đầu kỳ + Mua trong kỳ – Tồn cuối kỳ.

Nhược điểm: Rủi ro sai sót cao nếu chỉ kiểm kê 1 lần/năm.

2.2. Kiểm kê thường xuyên – Kiểm soát liên tục (Perpetual Inventory System)

Doanh nghiệp ghi nhận mọi biến động nhập – xuất – tồn theo thời gian thực.

Đặc điểm:

• Áp dụng phổ biến ở doanh nghiệp lớn hoặc có hệ thống quản trị hiện đại (ERP).

• Cuối kỳ vẫn phải kiểm kê thực tế để đối chiếu.

Ưu điểm:

• Kiểm soát tốt số lượng và giá trị.

• Phát hiện chênh lệch sớm.

Nhược điểm:

• Chi phí hệ thống cao.

3. Quy trình kiểm toán hàng tồn kho

Dù doanh nghiệp dùng phương pháp nào, kiểm toán viên vẫn cần thực hiện một số thủ tục chuẩn, theo yêu cầu của các chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) và chuẩn mực Việt Nam (VSA).

3.1. Tham dự kiểm kê (Observation)

Đây là thủ tục bắt buộc trong kiểm toán báo cáo tài chính trừ trường hợp bất khả kháng.

Kiểm toán viên sẽ:

• Quan sát quy trình kiểm kê của doanh nghiệp

• Kiểm tra cách phân chia khu vực, cách đánh dấu

• Chọn mẫu để kiểm đếm lại (test count)

• Đối chiếu kết quả kiểm kê của doanh nghiệp

Việc tham dự kiểm kê giúp đảm bảo rằng quy trình đếm được thực hiện đúng, minh bạch và không bị kiểm soát bởi một cá nhân duy nhất.

3.2. Kiểm tra quyền sở hữu và tình trạng hàng hóa

Kiểm toán viên phải xác minh:

• Hàng hóa có thuộc sở hữu doanh nghiệp không?

• Có bị cầm cố, thế chấp, ký gửi không?

• Hàng có bị hư hỏng, chậm luân chuyển hoặc lỗi thời không?

Đặc biệt, đối với:

• Hàng gửi bán

• Hàng giữ hộ bên thứ ba

• Hàng đang đi đường

…thì cần có xác nhận rõ ràng bằng chứng từ và biên bản.

3.3. Kiểm tra giá trị (Valuation)

Kiểm toán viên sẽ kiểm tra:

• Phương pháp tính giá (FIFO, Bình quân gia quyền, Đích danh)

• Chi phí sản xuất có phân bổ đúng không?

• Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập đủ chưa?

3.4. Đối chiếu sổ sách và báo cáo

Kiểm toán viên so sánh:

• Sổ kho

• Sổ kế toán

• Biên bản kiểm kê

• Chứng từ mua vào – bán ra

Nếu có chênh lệch, phải kiểm tra nguyên nhân và yêu cầu điều chỉnh.

4. Những rủi ro thường gặp trong kiểm toán hàng tồn kho

Dưới đây là các rủi ro làm sai lệch báo cáo tài chính:

1. Khai khống số lượng để tăng lợi nhuận

Doanh nghiệp có thể cố tình ghi nhận tồn kho cao hơn thực tế để giảm giá vốn.

2. Phân bổ chi phí sản xuất sai dẫn đến định giá sai

Nhất là doanh nghiệp sản xuất có chi phí chung lớn.

3. Ghi nhận sai thời điểm (cut-off errors)

Ví dụ:

• Hàng đã xuất nhưng vẫn ghi tồn

• Hàng đã về nhưng chưa ghi tăng

4. Không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Gây trình bày lợi nhuận cao hơn thực tế.

5. Kiểm kê không đầy đủ hoặc không đúng quy trình

Thiếu phân loại, đếm trùng hoặc bỏ sót.

5. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp trước kỳ kiểm toán tồn kho

Để kỳ kiểm toán diễn ra suôn sẻ, bạn nên chuẩn bị:

✔ Phân chia khu vực lưu trữ rõ ràng

Nhập – xuất – tồn phải có ranh giới.

✔ Dán nhãn đầy đủ: mã hàng, quy cách, đơn vị tính

✔ Khóa sổ kho trước khi kiểm kê

Để tránh biến động trong lúc kiểm đếm.

✔ Lập danh sách hàng chậm luân chuyển

Giúp kiểm toán viên đánh giá dự phòng giảm giá.

✔ Chuẩn bị hồ sơ:

• Phiếu nhập – xuất

• Hóa đơn mua hàng

• Biên bản kiểm kê

• Hợp đồng gửi hàng

• Báo cáo sản xuất

Kết luận

Kiểm toán hàng tồn kho là một phần quan trọng và phức tạp trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính. Doanh nghiệp hiểu đúng và chuẩn bị tốt cho việc kiểm kê không chỉ giúp giảm thời gian kiểm toán, mà còn đảm bảo số liệu tài chính minh bạch, chính xác và tuân thủ chuẩn mực.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn