Quy trình kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: Ứng dụng mô hình 3 lớp phòng vệ

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chịu áp lực tối ưu hóa chi phí và bảo vệ lợi nhuận, việc thiết lập một quy trình kiểm soát chi phí hiệu quả đóng vai trò sống còn. Một trong những phương pháp được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp lớn, đặc biệt trong khối tài chính – ngân hàng, là mô hình 3 lớp phòng vệ (Three Lines of Defense). Khi vận dụng đúng cách, mô hình này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí chặt chẽ, minh bạch và hạn chế tối đa sai sót.

Mô hình 3 lớp phòng vệ là khung quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ phổ biến, chia trách nhiệm thành ba cấp độ:

- Lớp 1 – Bộ phận nghiệp vụ: trực tiếp phát sinh chi phí và tự kiểm soát ban đầu.

- Lớp 2 – Khối quản lý rủi ro & tài chính – kế toán: xây dựng chính sách, phê duyệt và giám sát.

- Lớp 3 – Kiểm toán nội bộ: đánh giá độc lập để đảm bảo toàn bộ hệ thống vận hành đúng quy định.

Áp dụng mô hình này giúp chi phí được kiểm soát từ lúc hình thành đến chi trả, giảm thất thoát và tăng hiệu quả tài chính.

Đây là nơi chi phí phát sinh. Quy trình gồm:

- Xác định nhu cầu thực tế.

- Lập đề nghị mua hàng/đề xuất chi phí, nêu rõ mục đích, ngân sách, báo giá (nếu có).

- Tự kiểm tra tính hợp lý – hợp lệ trước khi gửi phê duyệt.

- Trách nhiệm cam kết: hiệu quả sử dụng và tiết kiệm chi phí.

Đây là lớp “gác cổng” chính, đảm bảo chi phí phù hợp quy định nội bộ.

Nhiệm vụ chính:

- Xây dựng và cập nhật chính sách chi tiêu, định mức, quy trình phê duyệt.

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

- So sánh với ngân sách đã được phê duyệt.

- Đánh giá rủi ro: gian lận, chi vượt hạn mức, trùng lặp chi phí.

- Thực hiện phê duyệt hoặc trình cấp cao hơn phê duyệt.

=> Kết quả: chỉ những chi phí thực sự cần thiết và đúng quy định mới được giải ngân.

Kiểm toán nội bộ đóng vai trò đánh giá độc lập:

- Kiểm tra tính tuân thủ quy trình chi phí.

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của lớp 1 và lớp 2.

- Đưa ra khuyến nghị cải tiến quy trình kiểm soát và giảm thiểu rủi ro.

- Báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc/Hội đồng quản trị.

Lớp 3 giúp đảm bảo cơ chế kiểm soát chi phí được vận hành minh bạch và hiệu quả lâu dài.

- Tăng tính minh bạch trong phê duyệt và chi tiêu.

- Giảm rủi ro sai sót, gian lận, đội chi phí.

- Tối ưu hóa ngân sách và cải thiện hiệu quả tài chính.

- Tăng trách nhiệm của từng bộ phận đối với nguồn lực doanh nghiệp.

- Cải thiện chất lượng quản trị – điều mà nhiều nhà đầu tư và cơ quan kiểm toán đánh giá cao.

Mô hình 3 lớp phòng vệ không chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn mà còn rất hiệu quả với doanh nghiệp vừa và nhỏ khi muốn chuẩn hóa quy trình chi phí. Khi được triển khai bài bản, mô hình giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền tốt hơn, đảm bảo chi đúng – chi đủ – chi hợp lý, từ đó nâng cao sức cạnh tranh và hiệu quả hoạt động.