Những thách thức thực tế khi kế toán viên bắt đầu với ERP

DAD Huyen ACC

20 thg 12, 2025

Ngày xưa, mỗi kỳ quyết toán là cả phòng kế toán ngập chìm trong chứng từ, Excel nặng trĩu, chỉ cần một công thức sai là báo cáo lệch hết. Nhưng giờ đây, chuyển đổi số đang dần biến những nỗi ám ảnh ấy thành chuyện quá khứ.

Năm 2025, công tác kế toán – tài chính đang chứng kiến những thay đổi mạnh mẽ nhờ công nghệ, dữ liệu và yêu cầu minh bạch từ thị trường. Vậy kế toán viên cần chuẩn bị gì để không bị bỏ lại phía sau?

Hãy cùng AGS tìm hiểu những kinh nghiệm triển khai ERP thực tế mà nhiều kế toán viên Việt Nam đã trải qua.

1. Tâm lý e ngại khi tiếp cận ERP

Đối với những ai quen Excel hay phần mềm kế toán truyền thống, ERP với nhiều module, giao diện phức tạp dễ gây “sốc”. Họ lo lắng về khả năng thích nghi, sợ thao tác sai, và mất tự tin vào nghiệp vụ hàng ngày.

Kinh nghiệm thực tế: Các doanh nghiệp triển khai thành công thường bắt đầu bằng việc tháo gỡ tâm lý, tổ chức huấn luyện nhỏ, có người kèm cặp, và tạo tinh thần “học để làm chủ công nghệ” thay vì “bị ép buộc dùng phần mềm mới”.

2. Thiếu tiếng nói của kế toán trong thiết kế hệ thống

Nhiều dự án ERP được thiết kế bởi IT hoặc ban điều hành, còn kế toán – người dùng chính – lại bị bỏ qua ý kiến. Hệ quả: quy trình thanh toán rườm rà, thiếu trường dữ liệu cần thiết, báo cáo không phản ánh đúng thực tế.

Bài học: Mời kế toán tham gia từ khâu phân tích nghiệp vụ. Cho họ test quy trình thật, phản hồi, và cùng nhà cung cấp điều chỉnh trước khi go-live.

3. Gánh nặng “làm gấp đôi” trong giai đoạn chuyển giao

Trong thời gian đầu, kế toán thường phải chạy song song hệ thống cũ và ERP để đối chiếu. Nếu kéo dài, khối lượng công việc gấp đôi dễ khiến nhân sự kiệt sức và sai sót tăng cao.

Giải pháp:

Lựa chọn thời điểm chuyển đổi thông minh (đầu năm tài chính/quý).
Phân công nhóm chuyên xử lý dữ liệu nền.
Quy định mốc dừng chạy song song rõ ràng (thường 1–2 tháng).

4. Thiếu hỗ trợ kỹ thuật kịp thời

Một vấn đề phổ biến là khi hệ thống lỗi, số liệu lệch, kế toán không biết tìm ai hỗ trợ ngay. Nhiều nhà cung cấp chỉ phản hồi qua ticket/email, trong khi công việc kế toán cần giải quyết tức thì.

Giải pháp:

Thiết lập kênh hỗ trợ riêng cho khối tài chính – kế toán.
Có key user nội bộ hiểu cả nghiệp vụ lẫn hệ thống.
Chọn đối tác triển khai am hiểu chuẩn mực kế toán Việt Nam.

5. Chuẩn hóa dữ liệu trước khi nhập ERP

ERP chỉ chính xác khi dữ liệu nền chuẩn. Nếu đầu vào sai – mã hàng trùng, tài khoản không khớp, khách hàng không rõ ràng – toàn bộ hệ thống sẽ bị ảnh hưởng.

Kinh nghiệm triển khai: rà soát toàn bộ danh mục, làm sạch dữ liệu, thống nhất quy tắc đặt mã. Bước đầu mất thời gian nhưng tiết kiệm được nhiều sự cố về sau.

6. Cấu hình kiểm soát nội bộ ngay trên hệ thống

Không ít doanh nghiệp bỏ qua phân quyền/phê duyệt, dẫn đến ai cũng có thể nhập, xóa hoặc chỉnh sửa dữ liệu. Đây là rủi ro lớn cho nghiệp vụ kế toán.

Bài học: Cấu hình vai trò ngay trên ERP – ai nhập, ai duyệt, ai được quyền xem báo cáo – kèm audit trail (lưu vết thao tác).

7. Tình huống thường gặp & cách xử lý nhanh

Không nhìn thấy định khoản rõ ràng: Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp sơ đồ mapping Nợ – Có cho từng nghiệp vụ.
Sai số khi chuyển đổi dữ liệu: Luôn đối chiếu sổ cũ và ERP trước khi go-live.
Mẫu báo cáo chưa phù hợp Việt Nam: Tùy chỉnh ngay từ giai đoạn triển khai, hoặc xuất dữ liệu thô xử lý bằng Excel theo chuẩn TT200/TT133.
Nhập sai do chưa hiểu liên kết phân hệ: Đào tạo kế toán “tư duy chuỗi” để nhận thức rằng một thao tác nhập liệu có thể ảnh hưởng nhiều phân hệ khác.

8. Vai trò mới của kế toán viên trong kỷ nguyên ERP

Khi ERP trở thành “hệ thần kinh” doanh nghiệp, kế toán viên không còn là người nhập liệu đơn thuần, mà giữ nhiều vai trò chiến lược:

Gác cổng dữ liệu: kiểm soát và xác thực đầu vào.
Phân tích tài chính real-time: dự báo dòng tiền, chi phí, doanh thu.
Đề xuất cải tiến quy trình: tối ưu nhập liệu, tự động hóa.
Cầu nối giữa IT và nghiệp vụ: dịch nhu cầu thực tế thành yêu cầu hệ thống.

Kết luận

Chuyển đổi sang ERP không chỉ là thay Excel bằng phần mềm mới, mà là hành trình thay đổi tư duy quản trị tài chính – kế toán. Nếu kế toán viên được tham gia từ đầu, được đào tạo đúng và có sự hỗ trợ kịp thời, ERP sẽ trở thành công cụ nâng tầm vai trò của họ trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng để đội ngũ kế toán trở thành “người đồng hành chiến lược” trong kỷ nguyên số chưa?