5 lỗi sai thường gặp khi quyết toán thuế ở công ty thương mại và cách khắc phục

HCM KHOI ACC

8 thg 1, 2026

Quyết toán thuế luôn là “ải lớn” đối với các công ty thương mại, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. Chỉ một sai sót nhỏ trong chi phí, hóa đơn hay doanh thu cũng có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí, truy thu thuế, thậm chí phạt chậm nộp. Điều đáng nói là nhiều lỗi sai lại xuất phát từ những nghiệp vụ tưởng chừng rất quen thuộc với kế toán. Trong bài viết này, AGS sẽ tổng hợp 10 lỗi sai thường gặp khi quyết toán thuế tại các công ty thương mại, đồng thời phân tích nguyên nhân và đưa ra lưu ý quan trọng giúp kế toán doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế.

I. Những lỗi sai phổ biến thường gặp

1. Ghi sai hoặc bỏ sót giao dịch:

Ghi sai hoặc bỏ sót giao dịch là một lỗi thường gặp trong quá trình kế toán thương mại. Đây có thể là kết quả của sự không chính xác trong việc nhập liệu, hiểu lầm về các giao dịch, hoặc thiếu sót trong quá trình kiểm tra.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về lỗi này:

Bỏ sót ghi nhận doanh thu: Một doanh nghiệp bỏ sót ghi nhận một số giao dịch bán hàng, dẫn đến việc số lượng và giá trị doanh thu không được thể hiện đầy đủ trong báo cáo tài chính.
Ghi sai số liệu giao dịch: Người kế toán nhập sai số lượng, giá cả hoặc các thông tin liên quan trong quá trình ghi nhận giao dịch, dẫn đến thông tin tài chính không chính xác.
Bỏ sót chi phí: Một số chi phí liên quan đến sản xuất, quảng cáo hoặc dịch vụ được bỏ sót khỏi việc ghi nhận, dẫn đến việc lợi nhuận bị cao hơn thực tế.
Ghi sai khoản nợ, phải thu: Việc ghi sai khoản nợ, phải thu có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không thể thu hết số tiền mà khách hàng nợ.
Không ghi nhận các khoản phải trả, nợ: Các khoản phải trả, nợ không được ghi nhận hoặc bị bỏ sót, làm sai lệch dư nợ trong sổ sách.

2. Không tuân thủ nguyên tắc kế toán:

Không tuân thủ nguyên tắc kế toán là một lỗi nghiêm trọng trong quá trình xử lý thông tin tài chính của doanh nghiệp. Các nguyên tắc kế toán được thiết lập để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và thống nhất trong ghi nhận và báo cáo thông tin tài chính. Dưới đây là một số ví dụ về lỗi không tuân thủ nguyên tắc kế toán:

Nguyên tắc ghi nhận: Bỏ qua các giao dịch hoặc ghi nhận chúng không đúng cách, dẫn đến việc không thể hiện đầy đủ hoạt động và sự kiện tài chính của doanh nghiệp.
Nguyên tắc thống nhất: Sử dụng các phương pháp ghi nhận, phân loại và đánh giá không thống nhất trong toàn bộ sổ sách và báo cáo tài chính.
Nguyên tắc thực hiện: Không tuân thủ các quy trình và chính sách nội bộ về xác nhận và thực hiện các giao dịch, dẫn đến sự mất kiểm soát và rủi ro.
Nguyên tắc khác biệt thời điểm: Ghi nhận doanh thu, chi phí và các sự kiện không đúng thời điểm, làm sai lệch lợi nhuận và tình hình tài chính.
Nguyên tắc nguyên giá lịch sử: Sử dụng các phương pháp định giá và tính giá không đúng nguyên tắc, làm sai lệch giá trị tài sản và lợi nhuận.
Nguyên tắc liên quan đến thông tin bổ sung: Không cung cấp đầy đủ thông tin bổ sung trong báo cáo tài chính, làm mất đi tính minh bạch.
Nguyên tắc về cảnh báo và giải quyết xung đột lợi ích: Không tiết lộ các xung đột lợi ích hoặc không đưa ra cảnh báo về chúng trong báo cáo, dẫn đến sự thiếu minh bạch và tối tư.
Nguyên tắc về thực hiện kiểm soát nội bộ: Không thực hiện kiểm soát nội bộ để phát hiện và ngăn chặn gian lận hoặc sai sót trong quá trình kế toán.
Nguyên tắc về khối lượng thông tin: Ghi nhận quá nhiều thông tin không cần thiết hoặc không cung cấp đủ thông tin quan trọng, làm mất đi tính chính xác và ngắn gọn của báo cáo.
Nguyên tắc về tính đối xứng: Không thực hiện ghi nhận và báo cáo thông tin tài chính đối xứng giữa các khoản mục và các kỳ kế toán.

3. Chưa đúng hạn ghi nhận doanh thu và chi phí:

Điều này có thể dẫn đến việc thông tin tài chính không chính xác và không đáng tin cậy. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về lỗi này:

Ghi nhận doanh thu trước thời điểm thực tế: Một doanh nghiệp ghi nhận doanh thu từ giao dịch bán hàng trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ thực sự được cung cấp cho khách hàng.
Ghi nhận doanh thu sau thời điểm thực tế: Ngược lại, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu sau thời điểm thực tế mà hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao cho khách hàng.
Ghi nhận chi phí trước thời điểm thực tế: Chi phí liên quan đến dự án hoặc sản phẩm được ghi nhận trước thời điểm thực tế mà chúng thực sự đã xảy ra.
Ghi nhận chi phí sau thời điểm thực tế: Ngược lại, doanh nghiệp ghi nhận chi phí sau thời điểm thực tế mà chúng đã phải trả trước đó.
Không tuân thủ nguyên tắc ghi nhận ngay lập tức: Không ghi nhận ngay lập tức các khoản doanh thu hoặc chi phí khi chúng xảy ra, dẫn đến việc thông tin không thể hiện chính xác tình hình tài chính hiện tại.
Ghi nhận doanh thu hoặc chi phí không liên quan đến kỳ kế toán đó: Ghi nhận doanh thu hoặc chi phí vào một kỳ kế toán mà chúng không liên quan đến kỳ đó.
Ghi nhận doanh thu hoặc chi phí trong kỳ kế toán sai: Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu hoặc chi phí vào một kỳ kế toán không chính xác, dẫn đến việc sai lệch trong thông tin tài chính của cả hai kỳ.

4. Ghi nhận khoản chi phí không đúng:

Ghi nhận khoản chi phí không đúng là một lỗi trong quá trình kế toán thương mại, có thể dẫn đến thông tin tài chính không chính xác và không đáng tin cậy. Dưới đây là một số ví dụ về lỗi này:

Ghi nhận chi phí không liên quan đến doanh nghiệp: Ghi nhận các khoản chi phí không có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, dẫn đến việc báo cáo tài chính không thể hiện đúng tình hình tài chính thực tế.
Ghi nhận chi phí vào tài khoản không đúng: Chuyển khoản khoản chi phí vào các tài khoản không liên quan đến loại chi phí đó, dẫn đến việc mất đi tính thống nhất và dễ dàng so sánh.
Không ghi nhận chi phí khi chúng xảy ra: Bỏ sót ghi nhận các khoản chi phí thực tế đã xảy ra, làm cho báo cáo tài chính không đáng tin cậy và không phản ánh đúng tình hình tài chính.
Ghi nhận chi phí với số liệu không đúng: Ghi nhận các khoản chi phí với số liệu không đúng, có thể do sai sót trong việc nhập liệu hoặc tính toán.
Ghi nhận chi phí quá cao hoặc quá thấp: Ghi nhận các khoản chi phí với số liệu không phản ánh đúng tình hình hoặc quá cao, quá thấp so với thực tế, dẫn đến sự sai lệch trong lợi nhuận và tình hình tài chính.

5. Không ghi nhận các khoản nợ, phải thu:

Điều này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không theo dõi và thu tiền đúng hạn, ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận. Dưới đây là một số ví dụ về lỗi này:

Không ghi nhận khoản nợ từ khách hàng: Doanh nghiệp không ghi nhận các khoản nợ từ khách hàng sau khi cung cấp hàng hoặc dịch vụ, dẫn đến việc không theo dõi được tiền thu còn lại.
Không ghi nhận các khoản phải thu từ các hợp đồng: Doanh nghiệp có thể có các hợp đồng hoặc thỏa thuận đang trong quá trình thực hiện, và doanh nghiệp không ghi nhận các khoản phải thu từ các hợp đồng này.
Không ghi nhận các khoản phải thu từ các đối tác kinh doanh: Nếu doanh nghiệp có các giao dịch thương mại với đối tác, nhưng không ghi nhận các khoản nợ phải thu từ đối tác này.
Không theo dõi nợ quá hạn: Không theo dõi và ghi nhận các khoản nợ quá hạn từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh có thể dẫn đến việc không thể thu tiền một cách hiệu quả.
Không cập nhật thông tin nợ, phải thu: Doanh nghiệp không cập nhật thông tin về các khoản nợ, phải thu một cách định kỳ, dẫn đến việc thông tin tài chính không chính xác.

II. Cách khắc phục các sai sót trên:

1. Thiết lập quy trình kiểm tra giao dịch

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm tra giao dịch rõ ràng trước khi ghi nhận vào sổ sách kế toán, bao gồm các bước từ tiếp nhận chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ – hợp pháp đến phê duyệt nội bộ. Quy trình này giúp hạn chế tối đa các sai sót ngay từ đầu, đặc biệt đối với các giao dịch liên quan đến doanh thu, chi phí, thuế GTGT và thanh toán công nợ. Việc phân công rõ trách nhiệm giữa người lập chứng từ, người kiểm tra và người ghi sổ cũng là yếu tố quan trọng nhằm tránh nhầm lẫn và gian lận.

2. Kiểm tra đối chiếu chứng từ và sổ sách

Kế toán cần thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa chứng từ gốc, hóa đơn, hợp đồng và dữ liệu đã ghi nhận trên sổ sách kế toán. Việc đối chiếu này giúp phát hiện kịp thời các trường hợp ghi sai số tiền, sai tài khoản kế toán, sai thuế suất hoặc thiếu chứng từ hợp lệ. Đặc biệt, với các công ty thương mại có số lượng giao dịch lớn, công tác đối chiếu định kỳ sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác của số liệu, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

3. Sử dụng phần mềm kế toán

Việc sử dụng phần mềm kế toán hiện đại không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ kiểm soát rủi ro sai sót hiệu quả. Nhiều phần mềm hiện nay đã tích hợp các tính năng như kiểm tra logic dữ liệu, cảnh báo sai lệch số liệu, tự động đối chiếu công nợ và thuế. Nhờ đó, kế toán có thể phát hiện sớm các lỗi tiềm ẩn trước khi lập báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế, đồng thời nâng cao tính minh bạch và độ tin cậy của số liệu kế toán.

4. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên kế toán

Doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo thường xuyên cho nhân viên kế toán về quy trình nghiệp vụ, chính sách thuế và các quy định pháp lý mới. Nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức sẽ hạn chế việc ghi nhận sai tài khoản, sai kỳ kế toán hoặc áp dụng sai quy định thuế. Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cẩn trọng và tinh thần trách nhiệm trong công việc cũng góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro sai sót khi quyết toán thuế.

5. Kiểm tra, rà soát định kỳ sổ sách kế toán

Thực hiện kiểm tra định kỳ sổ sách kế toán theo tháng, quý hoặc trước kỳ quyết toán thuế giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các sai lệch hoặc giao dịch bị bỏ sót. Việc rà soát kịp thời không chỉ giúp điều chỉnh số liệu đúng kỳ kế toán mà còn giảm áp lực xử lý sai sót dồn vào cuối năm. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro và đảm bảo sổ sách kế toán luôn sẵn sàng khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.