Hóa đơn điện tử những lỗi dễ bị phạt 2025 - 2026

1. Lập hóa đơn sai thời điểm lỗi rất hay gặp

Hóa đơn điện tử phải lập đúng thời điểm:

- Khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa

- Khi hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền (tùy trường hợp)

2. Sai thông tin người mua tưởng nhỏ nhưng phạt lớn

Các lỗi thường gặp như:

- Sai tên doanh nghiệp

- Sai mã số thuế

- Sai địa chỉ người mua

Lưu ý, dù chỉ sai 1 ký tự thì vẫn là hóa đơn sai. Do vậy bắt buộc xử lý điều chỉnh/thay thế, có thể bị phạt nếu không xử lý kịp thời.

3. Áp sai thuế suất 8% - 10%

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hàng hóa được giảm thuế GTGT với hàng hóa không thuộc diện giảm dẫn đến áp sai thuế suất.

Kế toán cần xác định đúng ngành nghề & thời kỳ áp dụng để tránh bị truy thu thuế GTGT và bị phạt tiền chậm nộp.

4. Hóa đơn không có mã CQT dùng sai đối tượng

Một số doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã CQT, ví dụ:

- Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế

- Doanh nghiệp mới thành lập theo thông báo cơ quan thuế

Việc dùng sai loại hóa đơn dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, chi phí có thể bị loại khi quyết toán.

5. Hóa đơn sai nhưng không xử lý đúng cách

Hóa đơn sai phải xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, mà không được xóa, sửa trực tiếp, cũng không xử lý hoặc xử lý sai quy trình nếu không sẽ có nguy cơ bị xử phạt hành chính.

6. Không lưu trữ & không cung cấp hóa đơn khi bị kiểm tra

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ, cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

Nếu không cung cấp hoặc cung cấp chậm sẽ có nguy cơ bị phạt và bị đánh giá rủi ro cao khi thanh tra.

7. Checklist hóa đơn điện tử kế toán cần nhớ

- Lập hóa đơn đúng thời điểm

- Kiểm tra kỹ thông tin người mua

- Áp dụng thuế suất

- Dùng đúng loại hóa đơn (có mã/không mã)

- Xử lý hóa đơn sai đúng quy trình

- Lưu trữ đầy đủ dữ liệu