Hướng dẫn sắp xếp chứng từ kế toán khoa học cho người mới bắt đầu.

HCM Uyên ACC

25 thg 2, 2026

Bạn còn nhớ ngày đầu tiên bước chân vào phòng kế toán không?
Thay vì những bảng tính Excel bóng bẩy hay những con số "nhảy múa" đầy quyền năng như trong tưởng tượng, thứ chào đón bạn lại là... những chồng hóa đơn cao ngất ngưởng, những tập phiếu chi lộn xộn và một chiếc tủ hồ sơ bám bụi.
Cảm giác lúc đó giống như lạc vào một mê cung mà không có bản đồ. Bạn loay hoay: "Cái hóa đơn xăng xe này kẹp vào đâu? Nếu bạn đang cảm thấy bế tắc giữa mớ giấy tờ hỗn độn, đừng lo! Bài viết này sẽ là "tấm bản đồ" giúp bạn làm chủ mọi loại chứng từ chỉ với 5 bước cực kỳ đơn giản. Hãy cùng bắt đầu nhé! Hãy cùng bắt đầu nhé!

I.Tại sao phải sắp xếp chứng từ khoa học

Sai lầm lớn nhất của các kế toán mới ra trường là cầm một tập hồ sơ hỗn hợp rồi cứ thế bấm lỗ, đóng vào bìa còng theo thứ tự thời gian từ đầu tháng đến cuối tháng. Cách làm này sẽ khiến bạn "phát điên" mỗi khi sếp hỏi: "Hợp đồng mua hàng của nhà cung cấp A đâu?" hay "Tờ hóa đơn xăng xe này đã có phiếu chi chưa?

Nhóm "Đầu ra" (Bán ra): Bao gồm hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho và biên bản nghiệm thu. Nhóm này cực kỳ quan trọng để đối soát doanh thu và thuế đầu ra.
Nhóm "Ngân hàng": Sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có và các lệnh chuyển tiền (Ủy nhiệm chi). Sai lầm thường gặp là vứt chung chúng với hóa đơn, nhưng thực tế, nhóm này nên được lưu riêng theo từng tài khoản ngân hàng để dễ dàng đối chiếu số dư cuối tháng.
Nhóm "Tiền lương & Nhân sự": Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, danh sách đóng BHXH và hồ sơ nhân viên. Đây là nhóm chứng từ nhạy cảm và cần sự bảo mật cao hơn.

Việc phân loại rõ ràng ngay từ đầu giống như việc bạn dọn dẹp tủ quần áo: áo sơ mi ra áo sơ mi, quần tây ra quần tây. Khi mọi thứ đã "vào form", việc kẹp chứng từ hay hạch toán vào phần mềm ở các bước sau sẽ trở nên cực kỳ trôi chảy và hiếm khi xảy ra sai sót.

II.Quy trình 5 bước sắp xếp chứng từ "chuẩn chuyên gia"

Bước 1: Sắp xếp theo trình tự thời gian: Ưu tiên từ cũ đến mới (hoặc ngược lại tùy quy định công ty).
Bước 2: Kẹp chứng từ đi kèm: Hóa đơn phải đi kèm Phiếu nhập kho/xuất kho + Hợp đồng + Phiếu chi/Ủy nhiệm chi.
Bước 3: Đánh chỉ mục (Index): Sử dụng các tấm ngăn có màu hoặc ghi chú bên ngoài bìa còng.
Bước 4: Lưu trữ file cứng và file mềm: Nhắc nhở việc scan chứng từ để lưu trên máy tính (đặt tên file theo quy tắc: Ngày_SốHóaĐơn_TênCty).
Bước 5: Đóng cuốn và lưu kho: Khi kết thúc tháng/quý, cần đóng thành cuốn và dán nhãn niêm phong.

III. Các vật dụng thần thánh không thể thiếu khi sắp xếp chứng từ.

- Bìa còng, bìa lá, kẹp bướm.
- Máy bấm lỗ, máy dập ghim.
- Giấy ghi chú (Sticky notes) để đánh dấu các chứng từ còn thiếu.

IV.Một số "Mẹo nhỏ" (Tips) chỉ người trong nghề mới biết

Nguyên tắc "Hóa đơn ở đâu, chứng từ ở đó": Đừng để hóa đơn một nơi, phiếu chi một nẻo. Hãy ghim chúng lại với nhau ngay khi phát sinh.
Xử lý hóa đơn nhiệt: Hóa đơn máy in nhiệt (như xăng xe, siêu thị) rất nhanh bay chữ. Hãy photo lại và kẹp bản photo cùng bản gốc.
Kiểm tra tính hợp lệ trước khi cất: Tiện tay sắp xếp thì hãy kiểm tra luôn chữ ký, dấu mộc. Đừng đợi đến cuối năm mới xem lại.

Đừng để chứng từ làm khó bạn, hãy làm chủ chúng!
Sắp xếp chứng từ khoa học không phải là một công việc "đao to búa lớn", nhưng nó chính là thước đo sự tỉ mỉ và tư duy quản trị của một kế toán viên chuyên nghiệp. Có thể những ngày đầu, bạn sẽ thấy việc phân loại, bấm lỗ hay dán nhãn thật tốn thời gian và có phần "vặt vãnh". Thế nhưng, hãy tin tôi đi, sự kiên trì đó sẽ được đền đáp xứng đáng vào những ngày cao điểm quyết toán thuế, khi bạn có thể mỉm cười tự tin và rút ngay đúng bộ hồ sơ cần thiết chỉ trong vòng 30 giây.